Obwohl einige Unternehmungen ihre Projekte effizient abzuwickeln, trifft dies leider für die Mehrheit der Firmen nicht zu.

Trifft eines der folgenden Merkmale auf ihre Organisation zu?

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  • Projekte werden verspätet abgeschlossen, übersteigen das Budget oder erfüllen die funktionalen Anforderungen des Kunden nicht.

  • Standardprozesse und Techniken werden vom Projektleiter nicht konsequent angewendet.

  • Das Projektmanagement reagiert nur und bringt keinen sichtbaren Nutzen.

  • Der Arbeitsaufwand für ein aktives Projektmanagement wird nicht in die Planung aufgenommen, weil es als zusätzlicher Unkostenfaktor und Overhead betrachtet wird.

  • Projekte sind trotz mangelnder Planung und ungenügendem Projektmanagement erfolgreich, obwohl Stress und Überstunden die gesamte Laufzeit des Projekts begleiten.

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Mit einer guten Projektmanagement-Methodik beseitigen Sie diese Mängel. Sie bewahrt Sie zwar nicht vor Problemen, Risiken und Überraschungen. Der Nutzen eines guten Projektmanagements liegt darin, dass Sie Standardprozesse und Verfahren zur Hand haben, um mit unvorhergesehenen Ereignissen fertig zu werden.
Projektmanagementprozesse und -techniken werden eingesetzt, um Ressourcen zu koordinieren und vorhersehbare Resultate zu erzielen. Projektmanagement ist keine reine Wissenschaft. An Projekten sind Menschen beteiligt, es gibt immer komplexe Zusammenhänge und Unsicherheiten, die nicht in vollem Umfang kontrolliert werden können.

So gesehen ist Projektmanagement einerseits eine Kunst, welche Flexibilität und Kreativität verlangt. Andererseits ist Projektmanagement auch eine Wissenschaft, weil es auf bewährten, wiederholbaren Prozessen und Techniken aufbaut. Folglich sind Sie als Projektmanager auf Führungserfahrung, gutes Urteilsvermögen, zwischenmenschliche Fähigkeiten und persönliche Intuition angewiesen. Eine gute Projektmanagement-Methodik liefert Ihnen die Rahmenbedingungen, Prozesse, Richtlinien und Techniken, die die Erfolgschancen für Ihr Projekt entscheidend erhöhen. Darin liegt der Nutzen für das Projekt und für Sie als Projektmanager.

Der Nutzen des Projektmanagements stellt sich nicht von selbst ein. Ein Projekt aktiv zu führen erfordert Zeit und Aufwand. Die Kosten dafür werden jedoch während der Projektdauer bei weitem ausgeglichen, da:


  • Projekte schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können. Der Einsatz einer gemeinsamen Methodik bringt vor allen Dingen den Vorteil mit sich, dass Prozesse, Vorgehensweisen und Vorlagen, die einmal erstellt worden sind, mit ein paar geringfügigen Änderungen künftig auf alle Projekte angewendet werden können. Dadurch reduziert sich die Vorlaufzeit des Projekts, verkürzt sich die Lernkurve der Projektteammitglieder und wird Zeit eingespart, da nicht mehr für jedes Projekt Prozesse und Vorlagen neu erfunden werden müssen.

  • Durch aktives Inhalts- und Umfangsmanagement Arbeits- und Kostenaufwand eingespart werden kann. Bei vielen Projekten kommt es aufgrund von Schwierigkeiten im Inhalts- und Umfangsmanagement zu zusätzlichem Arbeits- und Kostenaufwand. Bessere Projektmanagement-Prozesse werden es Ihnen ermöglichen, den Projektumfang effizienter zu managen.

  • Bei besserer Planung Lösungen gleich beim ersten Durchlauf besser funktionieren. Bei vielen Projekten führt eine Abweichung zwischen den Erwartungen des Kunden und dem Lieferobjekt des Projektteams zu Problemen. Durch den Einsatz einer Methodik verbessert sich die Projektplanung, sodass das Team und der Sponsor Gelegenheit haben, sicherzustellen, dass hinsichtlich der Hauptlieferobjekte des Projekts Einigkeit herrscht.

  • Probleme schneller gelöst werden. Manche Teams wenden zu viel Zeit und Energie dafür auf, sich mit Problemen zu befassen, weil sie von vorneherein nicht wissen, wie die Probleme zu lösen sind. Ein Prozess zum aktiven Lösen von Issues trägt dazu bei, dass Probleme so schnell wie möglich gelöst werden.

  • Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt und gelöst werden. Alle Projektmanagement-Methoden beinhalten Prozesse zum Identifizieren und Managen von Risiken. Durch Risikomanagement werden potenzielle Probleme noch vor ihrem Eintreten identifiziert und bewältigt.

  • Mit Kunden, Projektmitgliedern und Stakeholdern besser kommuniziert werden kann und deren Erwartungen besser erfüllt werden. Vielen Problemen in einem Projekt kann man durch aktive und vielfältige Kommunikation vorbeugen. Darüber hinaus entsteht ein Großteil der Konflikte in einem Projekt nicht aufgrund irgendeines speziellen Problems, sondern durch Überraschungen. Standardmethoden konzentrieren sich grundsätzlich auf formale und informelle Kommunikation, durch die es zu weniger Überraschungen kommt.

  • Bereits beim ersten Mal ein hochwertiges Produkt abgeliefert wird. Mit Hilfe von Qualitätsmanagement-Prozessen wird das Team die Bedürfnisse des Kunden hinsichtlich der Qualität zu verstehen lernen. Sobald diese Bedürfnisse definiert sind, kann das Team Techniken zur Qualitätskontrolle und Qualitätsgarantie einführen, um den Erwartungen des Kunden zu entsprechen.

  • Sich das Kostenmanagement verbessert. Dies liegt an der besseren Projektdefinition, den besseren Schätzungen, der formaleren Budgetierung und der besseren Kontrolle der Ist-Kosten des Projekts im Vergleich zum Budget. Aufgrund dieser Genauigkeit lassen sich die Kosten besser vorhersagen und steuern.

  • "Schlechte" Projekte schneller stoppen. Schlechte Projekte sind diejenigen, die nach der Kosten-Nutzen-Rechnung nicht mehr sinnvoll sind. Zu Beginn des Projekts waren seine Kosten vielleicht noch durch seinen Nutzen gerechtfertigt. Wenn Sie aber terminlich im Rückstand sind und das Budget überzogen haben, hat das Projekt unter Umständen eine Schwelle erreicht, ab der die Geschäftsanforderung nicht mehr stichhaltig ist. Durch effizientes Projektmanagement können Sie solche Situationen früher erkennen und somit besser entscheiden, ob Sie den Projektinhalt und -umfang neu bestimmen oder das Projekt abbrechen sollten.

  • Wir uns stärker auf die Metriken und auf faktenorientierte Entscheidungen konzentrieren. In diesem anspruchsvollen Thema gibt die Methode eine Orientierung, die das Einholen von Metriken (Messwerten) erleichtert. Metriken liefern Informationen, mit deren Hilfe wir bestimmen können, wie erfolgreich und effizient unser Team ist und auf welchem Qualitätsniveau sich unsere Lieferobjekte bewegen.

  • Das Arbeitsumfeld sich verbessert. Wenn Ihre Projekte erfolgreicher sind, werden Sie in Ihrem Projektteam zusätzliche Verbesserungen feststellen. Ihre Kunden werden besser betreut werden, Ihr Projektteam wird das Projekt besser in den Griff bekommen, die Stimmung wird steigen, und das Projektteam wird ein professionelleres und selbstbewussteres Verhalten an den Tag legen. Mitarbeiter bei problembelasteten Projekten fühlen sich dort oft nicht wohl, wohingegen Mitarbeiter bei erfolgreichen Projekten mit ihrer Arbeit und mit sich selbst tendenziell zufriedener sind.

 


 

Diejenigen, die sich darüber beklagen, dass Projektmanagement nur eine Menge Zusatzarbeit verursacht, vergessen einen entscheidenden Punkt. Ihr Projekt wird mit bestimmten Problemen konfrontiert. Möchten Sie diese aktiv angehen oder sie auf Sie zukommen lassen? Ihr Projekt wird potenziellen Risiken ausgesetzt sein. Werden Sie diese im Voraus beseitigen oder abwarten, bis sie zu Problemen werden? Wollen Sie aktiv kommunizieren oder sich lieber mit Konflikten herumschlagen, die durch fehlende Projektinformationen verursacht werden? Wollen Sie den Projektumfang unter Kontrolle halten oder soll der Projektumfang Sie unter Kontrolle halten? Werden Sie Qualitätsstandards anwenden oder wollen Sie Probleme erst später lösen, wenn sie nur noch kostspielig zu beheben sind?

Die Wesensmerkmale eines Projekts werden sich nicht ändern, gleichgültig ob Sie einen formalen Projektmanagement-Prozess verwenden oder nicht. Was sich ändern wird, ist die Art, wie Sie Vorkommnisse während der Projektabwicklung angehen werden. Wollen Sie planlos und passiv darauf reagieren oder diese aktiv in einem abgestimmten Prozess bearbeiten?

Im Allgemeinen geht man davon aus, dass Organisationen, die sich nach guten Prozessen richten, erfolgreicher sind als andere Organisationen, die dies nicht tun. Organisationen, die über gute Prozesse verfügen und diese auch befolgen, bezeichnet man manchmal als "prozessgesteuerte Organisationen". Solche Organisationen können mehr Arbeit bewältigen und leisten auch in der Regel hochwertigere Arbeit. Darüber hinaus verfügen sie über Organisationssysteme, mit deren Hilfe alle, einschließlich der Projektmanager, erfolgreicher werden. Wie konsequent Ihr Unternehmen Standardprozesse befolgt, lässt sich auf vielfältige Art und Weise überprüfen. Das vielleicht bekannteste Evaluationsmodell ist das Capability Maturity Model (CMM), das unter 0.0.1.1 Capability Maturity Model (CMM) näher erläutert wird.

Nachdem Sie diesen Abschnitt gelesen haben, werden Sie sich vielleicht fragen: Warum wendet nicht jeder Projektmanager gute Projektmanagement-Techniken an? Oder: Warum nutze ich selbst diese Methoden nicht? Es gibt eine Reihe von Gründen: