9.2.3 Qualitätsmanagement / Qualitätssicherung

Qualitätssicherung heißt, die Prozesse zur Erstellung von Lieferobjekten auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies ist ein besonders hilfreicher Prozess für Manager und Sponsoren. Sie haben vielleicht nicht die Zeit oder die Expertise zu überprüfen, ob Lieferungen komplett, korrekt oder von hoher Qualität sind. Dennoch können sie die Prozesse diskutieren, die zur Erstellung von Lieferungen verwendet werden, um dann zu entscheiden, ob diese Prozesse solide und vernünftig klingen.

Wie sieht nun eine gute Frage zur Qualitätssicherung aus? Wie wäre es damit:

• Wie läuft´s? (nein)
  
  
• Glauben Sie, dass Sie rechtzeitig fertig werden? (nein)
  
  
• Irgendwelche ungewöhnlichen Vorfälle? (nein)
  
  
• Alles auf dem rechten Weg? (nein)
  
  
• Also ist wohl alles in Ordnung? (nein)
  
  
• Sagen Sie Bescheid, wenn es irgendwelche Probleme gibt. (nein)
  
  
• Wenn ich nichts von Ihnen höre, darf ich davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist? (nein)
  
• Ich muss mich auf Sie verlassen. Ich selbst kann nicht beurteilen, ob Sie auf dem rechten Weg sind. (nein)

Das sind keine guten Fragen zur Qualitätssicherung. Diese sind nicht präzise und die Antworten darauf würden Ihnen nicht bei der allgemeinen Statusbestimmung des Projekts helfen. Vielmehr sind das Beispiele der Art „Stell eine dumme Frage und erhalte eine dumme Antwort“. Die Fragen zur Qualitätssicherung müssen spezifischer und im Hinblick auf den aktuellen Projektstatus formuliert sein.

Darüber hinaus sollten Sie sich die aktuellen Prozesse anschauen und dabei immer die Grundregel beachten, dass man bei einem Qualitätssicherungs-Prüfung immer bedenken sollte, was schief gehen könnte. Sie könnten z.B. fragen, wie ein Dokument erstellt und abgenommen wurde, und werden eine aussagekräftige Antwort bekommen. Der Prüfer sollte auch in der Lage sein zu bestimmen, ob Prozesse plausibel genug sind. Die Diskussion sollte sich darum drehen, was schief gehen könnte und wie wahrscheinlich das ist. Die Prüfung sollte also eine Diskussion darüber enthalten, inwieweit das Projekt bei Fehlprozessen beeinträchtigt würde.

An dieser Stelle kommen Perspektive und Flexibilität ins Spiel. Normalerweise möchten Sie nicht Zeit und Mühe dafür aufwenden, perfekte Prozesse zu gestalten. Es gibt natürlich immer die Möglichkeit, dass etwas mit jedem Prozess schief gehen könnte. Trotz allem ist die Beeinträchtigung durch das Problem nicht so groß, dass zusätzliche oder redundante Prozesse nötig sind. Wenn die Konsequenzen fatal sind, möchten Sie natürlich einen strafferen und redundanten Prozess. Wenn aber die Konsequenzen unbedeutend sind, ist ein 80/20-Prozess völlig ausreichend.

Qualitätssicherungs-Audit (9.2.3.P3)

In vielen Fällen ist es hilfreich eine Drittperson hinzuzuziehen, damit die eingesetzten Projektprozesse geprüft werden, um den Projektfortschritt zu gewährleisten. Der Projektmanager oder Abteilungsleiter kann das Audit als Teil des gesamten Qualitätsmanagement-Programms einsetzen. In manchen Fällen wie etwa bei Regierungsprojekten sind regelmäßige Audits ein Teil des gesamten Vertrages.

Die das Audit durchführende Person könnte ein Abteilungsleiter, der Sponsor, ein Spezialist in diesem Gebiet oder irgendeine interne oder externe Person sein, welche die richtigen Fragen zu stellen weiß und die Antworten richtig einschätzen kann. Das Audit fokussiert sich auf die Effizienz der verwendeten Projektmanagement-Prozesse und ob alles planmäßig verläuft. Das Audit könnte nach folgendem Prozess ablaufen.

1. Benachrichtigung der Beteiligten. Der Revisor benachrichtigt den Projektmanager von der bevorstehenden Revision und vereinbart einen geeigneten Termin und Treffpunkt. Weitere wichtige Stakeholder sollten ebenfalls von der Revision benachrichtigt werden.
   
   
2. Vorbereitung auf die Revision. Der Revisor möchte vielleicht bestimmte Informationen vorab haben. Er erwartet eventuell auch, dass der Projektmanager gut vorbereitet ist, damit bestimmte Projektaspekte diskutiert werden können. All das trägt dazu bei, dass das eigentliche Treffen so produktiv wie möglich.
   
   
3. Das erste Meeting. Während des ersten Meetings stellt der Revisor mit Hilfe geeigneter Fragen fest, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Wenn dem nicht so ist, wird der Revisor die entsprechenden Schwachstellen erfassen.
   
   
4. Weitere Analyse (wahlweise). Bei vielen Projekten kann das Audit schon im Vortreffen kulminieren. Wenn das Projekt groß und komplex ist, muss der Revisor eventuell im Vorhinein Analysen durchführen. Das beinhaltet Treffen mit anderen Teammitgliedern und Kunden und die Überprüfung weiterer Dokumentationen.
   
   
5. Dokumentation des Resultats. Der Revisor dokumentiert den Stand und die im Projekt verwendeten Prozesse mit den optimalen Verfahren. Wenn die Organisation Standards und Grundsätze für das Projektmanagement vorschreibt, untersucht der Revisor, ob diese auch eingehalten werden. Der Revisor sollte außerdem Empfehlungen geben, wie das Projekt effizienter und aktiver gemanagt werden.
   
   
6. Prüfung des Entwurfs des Revisionsberichts. Revisor und Projektmanager sollten sich treffen, um die ersten Ergebnisse gemeinsam durchzugehen. Der Revisor beschreibt hier jede Schwäche des Projektmanagements und macht Verbesserungsvorschläge. Der Projektmanager hat ebenso die Möglichkeit gegebenenfalls Einspruch einzulegen. Oft werden die ersten Ergebnisse des Auditors aufgrund eines klaren Feedbacks des Projektmanager modifiziert.
   
   
7. Den Bericht veröffentlichen. Der Revisor veröffentlicht den Bericht mit Ergebnissen und Verbesserungsvorschlägen. Der Projektmanager kann ebenso eine Antwort auf die Revision geben, und darin einzelne Punkte aufgreifen und Pläne zu ihrer Umsetzung. Ebenso kann er Kritik an bestimmten Revisionspunkten üben und seinen Standpunkt dazu darlegen. In solchen Fällen entscheiden der Projektsponsor oder der Projektdirektor (Vorgesetzter des Projektmanagers), ob der Projektmanager die Vorschläge soll oder nicht.

Qualitätssicherungs-Fragen (9.2.3.P3)

Die folgenden Fragen können durch eine Diskussion zur Qualitätssicherung führen, immer davon abhängig in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet.