8.2 Dokumentenmanagement / Techniken

Technologie (8.2.P1)

Viele Inhalte dieses Abschnitts werden durch die im Projekt eingesetzte Technologie beeinflusst. Eine Dokumentmanagement-Software hat z.B. eine eigene logische Struktur. Sie müssen deren Begriffe mit Ihren eigenen abgleichen und die Software in Betrieb nehmen. Die Software wird auch die Form der Versionsführung, der Update-Berechtigungen, etc. vorgeben und einige andere Informationen analysieren. Gehen Sie jedoch lieber von Abschnitt 8.1. aus und legen Sie Ihre Dokumentmanagement-Prozesse, unabhängig von der Software, im Voraus fest, auch wenn ein Großteil von der Software ausgeführt wird.

Projekt und Projektmanagement-Dokumente (8.2.P2)

Es ist offensichtlich, dass das Dokument-Repository alle Lieferobjekte des Projektes beinhaltet, sowohl in Bezug auf das Projekt wie auch auf das Projektmanagement. So wird z.B. das Repository sowohl das technische Design wie den Testplan als projekt-bezogene Lieferobjekte und die Projektdefinition und den Arbeitsplan als projektmanagementbezogene Lieferobjekte enthalten.

Nach dem Projekt (8.2.P3)

Nach Abschluss des Projektes wird es Dokumente geben, die archiviert werden und solche, die auf unbestimmte Zeit weiter verwendet und nachträglich angepasst werden. Die Projekt-Statusberichte können z.B. archiviert oder gelöscht werden, da sie nach dem Projekt kaum noch einen Nutzen haben. Es muss auch ein Benutzerhandbuch hergestellt werden. Solche Handbücher können bei Änderungen weiter abgewandelt werden, sofern Änderungen oder Erweiterungen nicht als separate Lieferobjekte dokumentiert und gespeichert werden.

Viele Unternehmen führen ein zentrales Repository mit Lieferobjekten, die bei zukünftigen Projekten wieder verwendet werden können. Das Dokument mit den Geschäftsanforderungen kann z.B. künftig für ein Projekt in einem ähnlichen Geschäftsbereich verwendet werden ebenso wie eine Teststrategie in einem Projekt mit ähnlichen Testanforderungen. Aus diesem Grund sollten Sie nach Projektabschluss Ihre Lieferobjekte auf Wiederverwendbarkeit überprüfen und gegebenenfalls an ein unternehmensweites Repository übermitteln.

8.2.P4 Arbeitsbereich

Üblicherweise sind Dokumente, die gerade in Bearbeitung sind, nicht im Dokument-Repository abgelegt. (Das hängt auch davon ab, welche Dokumentmanagement-Software benutzt wird.) Jedes Teammitglied sollte einen Arbeitsbereich haben, wo er Versionen der Dokumente ablegen kann, die gerade in Bearbeitung und noch nicht in die Zirkulation gegeben sind. Dieser Bereich kann in einer Verzeichnis-Struktur oder einem Ordner angelegt sein, zu dem jedes Teammitglied jederzeit Zugang hat. Jeder Mitarbeiter kann seinen Arbeitsbereich so strukturieren, wie es für ihn am praktischsten ist.

Entwurfskopien (8.2.P5)

Entwurfskopien sind Dokumente, die vom Autor in der ersten Fassung erstellt wurden, aber aus der Perspektive des Projekts noch nicht als abgeschlossen angesehen werden können. In den meisten Fällen ist das so, weil sich das Dokument noch in einem Review-Prozess befindet. Vielfach bleiben Entwurfskopien im Arbeitsbereich des Autors gespeichert. Bei großen Projekten oder bei solchen, bei denen ein striktes Dokumentmanagement notwendig ist, ist es vorteilhafter, für Entwurfskopien eine eigene Library oder einen eigenen Ordner einzurichten. In einem solchen Fall ergäbe sich folgender Prozess:

1. Ein Dokument wird im Arbeitsbereich des Autors erstellt und editiert.
   
   
2. Nach Abschluss des ersten Entwurfs wird das Dokument vom Arbeitsbereich in die Entwurfs-Library übertragen. Hier bleibt es, bis Änderungen nachgetragen werden müssen oder es im Repository abgelegt werden kann.
   
   
3. Solange das Dokument in der Entwurf-Library ist, kann es zur Begutachtung zirkulieren.
   
   
4. Für Änderungen wird das Dokument wieder in den Arbeitsbereich übernommen. Eine Kopie bleibt in der Entwurfs-Library.
   
   
5. Der Prozess wird wiederholt, bis es keine Änderungen mehr gibt. Danach kann das Dokument von der Entwurfs-Library in die Library für abgeschlossene Lieferobjekte übernommen werden.

Der Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass das Projektteam nur einen und immer nur einen offiziellen Entwurf hat, ebenso immer nur eine abgenommene Version eines jeden Dokumentes.

P6 Garbage in - Garbage out (8.2.P6)

Unsinnige Eingabe – unsinnige Ausgabe Dieses klassische Problem existiert im Bereich des Dokumentenmanagements nach wie vor, ganz gleich, wie ausgefeilt Ihre Prozesse werden. Das Managen von Dokumenten hilft Ihnen dabei, Informationen, die im Projekt bereits vorhanden sind zu speichern und wieder zu finden. Daher müssen Sie von Anfang an einen guten Satz von Stichworten festlegen, andernfalls werden andere Mitarbeiter später trotz allem nicht in der Lage sein, ein Dokument wieder zu finden. Selbst wenn Sie das Dokument finden, kann sein Inhalt hilfreich sein, oder eben auch nicht. Die Team-Mitglieder müssen wissen, dass ihre Dokumente gut abgefasst sein müssen, damit andere sie auch lesen und ihren Inhalt verstehen können. Bei manchen großen Projekten suchen Team-Mitglieder nach Dokumenten, finden sie auch, stellen dann jedoch fest, dass ihr Inhalt unbrauchbar ist. Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse können in diesen Situationen hilfreich sein, indem sie andere, einschließlich des Repository-Mangagers, in die Aufgabe mit einbeziehen, die Dokumente zu überprüfen, bevor sie in die Ablage eingegeben werden. Wenn Sie es jedoch zulassen, dass schlecht abgefasste Dokumente in die Ablage aufgenommen werden, werden Sie unter Umständen feststellen, dass die Mitarbeiter die Ablage eher selten benutzen werden, da sie nicht das Gefühl haben, dass ihnen die Dokumente nützlich sind.