8.1.3 Dokumentmanagement / Lebenszyklus eines Dokuments

Übersicht (8.1.3.P1)

Es ist wichtig für den Projektmanager die Schritte zu kennen, die ein Dokument von seiner Erstellung bis zur Abnahme durchlaufen muss. Mit diesem Wissen kann er zu jeder Zeit den gesamten Dokumentenstatus überblicken und sorgt so dafür, dass im Arbeitsplan für die Fertigstellung des Dokuments die dafür erforderliche Zeit festgeschrieben ist. Wenn beispielsweise ein Teammitglied sagt, dass das Dokument in zwei Wochen fertig sei, heißt das dann, dass das Dokument soweit ist, dass es zirkulieren kann, oder heißt das, dass das Dokument in zwei Wochen fertig und abgenommen auf dem Tisch liegt? Nicht jedes Dokument muss alle Schritte der Erstellung und Abnahme durchlaufen. Je nach Dokument werden jedoch einer oder mehrere dieser Schritte erforderlich sein.

Einige dieser Überprüfungs-Schritte sind auch Teil des Qualitätskontroll-Prozesses für Dokumente.

Der Lebenszyklus eines Dokuments (8.1.3.P2)

1. Vorbereitung. Manchmal geht’s einfach von der Hand und Sie legen mit dem Schreiben Ihres Dokuments einfach los. Manchmal harzt es beim Einstieg. Dann braucht es mehr Vorbereitung und Planung. Dies trifft vor allem bei umfangreichen und komplexen Dokumenten zu. Vielfach können Sie nicht beginnen, weil Sie Ihr Vorhaben gedanklich noch nicht genügend strukturiert haben. Sie bereiten sich vor, indem Sie den Inhalt skizzieren und strukturieren. Dies hilft über die ersten Hürden hinweg.
   
   
2. Ersterstellung des Dokuments: In diesem Schritt wird das Dokument angefertigt. Wenn weitere Überprüfungen keinen Nutzen bringen würden, ist damit das endgültige Lieferobjekt fertiggestellt. Der größte Teil der Stunden, die für ein Dokument anfallen, liegt in dieser Phase. Die nachfolgenden Schritte mögen über einen langen Zeitraum hinweg stattfinden, aber sie benötigen keinen großen Aufwand.
   
   
3. Feedback und Modifikation (Iterativ): Diese Schritte umfassen die Zirkulation des Dokumentes zur Überprüfung und den Feedback. Danach werden Kommentare in das Dokument eingebaut. Ein Dokument kann ein erstes Review durchlaufen und danach von Stakeholders und abschließend vom Management überprüft werden. Nach jedem dieser Reviews wird das Dokument entsprechend modifiziert und an die nächste Stufe weitergeleitet.
   
   
4. Abnahme: Nach dem letzten Review ist das Dokument fertig zur Schlussabnahme. Bei einigen Dokumenten wird eine schriftliche Abnahme nützlich sein. Andere können einfach nach der letzten Feedback-Runde als abgenommen erklärt werden.

Wie bei allen fertiggestellten Lieferobjekten können nachträgliche Korrekturen anfallen, die wieder denselben Zyklus durchlaufen sollten.