8.1.2 Dokumentmanagement / Große Projekte

Große Projekte (8.1.P4)

Bei großen Projekten sollten Sie zunächst den Prozess für mittelgroße Projekte beachten, da all diese Punkte nach wie vor gültig sind. Ja, die Regeln bezüglich der Verzeichnisstrukturen und Namenskonventionen sind bei großen Projekten noch wichtiger. Zusätzlich zu den Punkten für mittelgroße Projekte sollten bei großen Projekten noch folgende Bereiche überprüft werden

1. Ernennen Sie einen Repository - Manager. Sobald Sie eine Dokumentenablage für ein großes Projekt aufbauen, werden Sie jemanden brauchen, der die Verantwortung für die Verwaltung dieser Ablage übernimmt. Bei einem Projekt von kleiner bis mittlerer Größenordnung ist dies keine schwierige Aufgabe. Wenn in Ihrem Projekt jedoch jede Menge Dokumente erstellt werden, könnte sie sehr zeitaufwändig sein – vielleicht ist sogar eine Vollzeitstelle. Bestimmen Sie zudem eine Aushilfe, falls der Repository Manager außer Haus ist. Das Amt des Repository - Managers kann eine Rolle sein, die einem oder mehreren Team-Mitgliedern zugewiesen wird. Für Projekten, bei denen eine Vollzeitstelle erfordern ist, kann diese Funktion allerdings auch von einer Bürokraft ausgefüllt werden. Die Aufgaben des Repository - Managers sind folgende:
   
   
   Die Aktivitäten rund um die Dokumentenablage (Repository) koordinieren.
   
   ◊ Die Standards des Repositories festlegen, aufrechterhalten und in Kraft setzen, und sie auf ihre Einhaltung hin überwachen.
   
   ◊ Die Probleme im Repository identifizieren und lösen.
   
   ◊ Den Zugang und die Updates überwachen und kontrollieren.
   
   ◊ Entscheiden, wann es notwendig ist, alte Dokumente zu archivieren, und die Funktionen des Archivierens und Entrümpelns ausführen.
   
   
2. Definieren Sie die Zugriffsregeln und Zugriffsberechtigungen. Diese Regeln bestimmen, wer Dokumente überprüfen und wer sie aktualisieren darf. Die meisten Dokumente sollten dem gesamten Team zum Lesen zugänglich sein. Manche Dokumente erfordern unter Umständen mehr Schutz. Sie sollten darüber hinaus jedoch auch klar festlegen, an welchen Dokumenten Team-Mitglieder Änderungen vornehmen dürfen. Im Allgemeinen geht man nach der Regel vor, dass der Mitarbeiter (einer oder mehrere), der die Dokumente erstellt hat, der einzige sein sollte, der sie aktualisieren kann.
   
   
   Wenn Sie ein Dokumentenmanagement-Tool verwenden, können diese Zugriffsberechtigungen einfach definiert und in Kraft gesetzt werden. Selbst wenn Sie mit gewöhnlichen Verzeichnisstrukturen arbeiten können Sie dennoch klare Regeln aufstellen. Sie können beispielsweise ein Verzeichnis für endgültige, abgenommene Dokumente anlegen und bestimmen, dass niemand diese verändern darf. Darüber hinaus können Sie Arbeitsordner für jedes Team-Mitglied anlegen, in denen diese ihre gesamten persönlichen Dokumente ablegen können, sowie Projekt-Lieferobjekte, die in Bearbeitung sind.
   
   
3. Schaffen Sie ein Stichwort- und Verzeichnissche. Je nach Stand der Technologie Ihres Repository werden Sie darin nach Dokumenten suchen können. Die Suche kann für gewöhnlich nach dem Namen des Dokuments (wodurch Benennungsstandards umso wichtiger werden) und/oder nach einem Stichwort durchgeführt werden. Stichworte sind Worte mit beschreibendem Charakter, die mit dem Dokument assoziiert werden, so dass man es später durch eine Stichwortsuche wieder finden kann, wenn man den Namen oder den Ablageort nicht kennt. Diese Stichworte stellen die Metadaten des Dokuments dar, d.h., sie bieten ein Mittel, das Dokument an sich zu beschreiben. Die Stichwortstruktur sollte im Vorfeld definiert werden. Beispiele für ein einfaches Dokumentenverzeichnisschema wären etwa die Überschrift des Dokuments, das Thema, der Verfasser oder eine Kontaktperson, das Abgabedatum und eine Stichwortliste. Dann könnte man das Dokument jederzeit wieder finden, indem man eine Suche mit irgendeinem der Worte startet, die zu diesem Stichwortschema gehören.
   
   
4. Periodische Überprüfung des Repository. Definieren Sie Verfahren zur Aktualisierung der Ablage. Alle Team-Mitglieder werden uneingeschränkten Zugang zu allen ihren Dokumenten haben müssen, die gerade in Bearbeitung sind. Das Projektteam muss allerdings entscheiden, ob darüber hinaus auch jeder von ihnen Änderungen an den Dokumenten anderer Team-Mitglieder vornehmen darf. Weiter mag es zweckdienlich sein, dass alle Team-Mitglieder in das Verzeichnis der abgenommenen Lieferobjekte Dokumente hinzufügen. Andererseits möchten Sie vielleicht, dass der Zugang zu diesen Bereichen ausschließlich dem Repository - Manager vorbehalten ist. Dies ist ein Aspekt der Verwaltung, die das Team früh festlegen muss.
   
   
   Die allgemeine Qualität der Ablage wird tendenziell sinken, wenn jeder die Möglichkeit hat, überall Dokumente einzufügen, zu löschen und abzuändern. Stattdessen sollte der Zugang zu vielen der Bibliotheken dem Repository-Manager vorbehalten sein. Die Team-Mitglieder werden die Dokumente dem Bibliothekar zuschicken, der sie dann der Ablage hinzufügen wird. Ein Verfahren, die diese Vorgehensweise unterstützt, ist:
   
   
   Die Team-Mitglieder händigen dem Repository - Manager die Dokumente nach ihrer Abnahme oder am Ende jeder Phase und am Projektende aus. Das Team-Mitglied füllt dafür ein Formular aus, auf dem das Lieferobjekt, die Stichworte, das Datum der Abnahme, der Speicherordner, etc. beschrieben werden.
   
   Der Repository - Manager gewährleistet, dass das Dokument für die Ablage geeignet ist, und dass es den Standards des Projekts entspricht. Wenn es nicht geeignet ist, oder den Standards nicht entspricht, geht das Dokument zur Korrektur an das Team-Mitglied zurück.
   
   Wenn das Dokument wichtig ist und es den Standards entspricht, gibt der Repository - Manager es in den passenden Ordner der Ablage ein und aktualisiert sämtliche weiteren erforderlichen Stichwortinformationen. Der Repository - Manager verwendet das Dokumentenformular dazu, die passenden Metadaten über das Dokument hinzuzufügen, einschließlich der Stichworte, des Abnahmedatums, der Beschreibung, etc.
   
   
5. Bestimmen Sie, in welchem Zeitraum Dokumente gespeichert und gelöscht werden. Das Löschen alter Dokumente gewährleistet, dass die in der Ablage enthaltenen Informationen auch relevant sind. So werden beispielsweise wöchentliche individuelle Statusberichte nach drei Monaten vielleicht nicht mehr benötigt. Andererseits sollte Ihnen die Projektdefinition auch noch nach 12 Monaten zur Verfügung stehen. Wichtig ist daher, dass der Repository-Manager periodisch die Inhalte überprüft, nicht mehr benötigte Dokumente archiviert und aus dem Repository löscht.
   
   
6. Bestimmen Sie Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren. Wenn nicht automatisch Sicherheitskopien der Dokumentenablage gemacht werden, muss der Projektmanager Vorgänge in den Arbeitsplan einfügen, um sicherzustellen, dass dieser Schritt auch durchgeführt wird. Wenn das Unternehmen bereits über systematische Prozesse verfügt, in denen Sicherheitskopien der Ablage hergestellt werden, sollten Sie sich vergewissern, dass Sicherheitskopien oft genug gemacht werden, um eine möglichst aktuelle Wiederherstellung der Dokumente zu ermöglichen. Der Projektmanager muss wissen, wo sich die Sicherheitskopie befindet und wie lange sie aufbewahrt wird. Mindestens eine Kopie sollte für den Fall einer Katastrophe außer Haus aufbewahrt werden.
   
   
7. Überprüfen Sie Ihre Ablage regelmäßig. Wenn Ihr Projekt groß ist, und die Dokumentenablage sehr kompliziert ist, ist es sinnvoll, regelmäßige Prüfungen der Ablage und der gesamten Dokumentenmanagement-Prozesse durchzuführen. Die Koordination dieser Prüfungen fällt in die Zuständigkeit des Repository-Managers. Bei der Prüfung können folgende Punkte geprüft werden.
   
   Es werden ordentliche Sicherheitskopien der Ablage hergestellt, und sie wird ordentlich verwaltet.
   
   
   ◊ Die Dokumentation wird am richtigen Ort abgelegt.
   
   
   ◊ Die Dokumente werden ordentlich in ein Verzeichnis eingetragen und kategorisiert, so dass sie bei Bedarf zugänglich sind.
   
   
   ◊ Die Dokumente werden laufend eingegeben, oder zumindest am Ende jeder größeren Phase.