8.1.1 Dokumentmanagement / Mittlere Projekte

Mittlere Projekte (8.1.1.P1)

Je größer das Projekt ist, umso strikter und strukturierter muss das Dokumentenmanagement ablaufen. Wenn Sie nicht im Voraus Ihr Dokumentenmanagement gut planen, werden Sie am Ende vor einem Berg von Unterlagen stehen. Ein Dokument schnell zu finden ist dann aussichtslos. Die im Folgenden aufgeführten Disziplinen sollten als Bestandteil eines gesamten Dokumentenmanagementplans in Betracht gezogen werden. Diese spiegeln an sich nicht einen Prozess wider, da viele der Punkte in jeder beliebigen Reihenfolge berücksichtigt und eingeführt werden können.

1. Bestimmen Sie, wo die Dokumente abgelegt werden.. Das Projektteam sollte über einen gemeinsamen Bereich, bzw. Ablageort verfügen, wo die im Projektverlauf entstehenden Dokumente gesammelt werden. Das kann in einem Datenverzeichnis, einer Dokumentenmanagement-Software, Groupware, einem Aktenschrank, etc. geschehen. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass die Dokumente nicht je nach Vorliebe jedes Team-Mitglieds einfach überall abgelegt werden. Ansonsten wird das Team es schwer haben, wichtige Dokumente schnell wieder zu finden – besonders, wenn unter den Mitgliedern des Teams eine gewisse Fluktuation stattfindet.
   Das Team muss darüber hinaus auch bestimmen, welche Art von Dokumenten es in die Dokumentenablage übergibt. Eine Möglichkeit ist, dass die Ablage jedes Dokument in jedem Stadium enthält, einschließlich der Entwürfe und der Dokumente jedes einzelnen Team-Mitglieds. Üblich ist allerdings, dass jedes Team-Mitglied einen Arbeitsbereich für seine eigenen Dokumente erhält, und dass die Dokumentenablage nur die endgültigen, abgenommenen Lieferobjekte enthält.
   
   
2. Definieren Sie eine logische und physische Organisationsstruktur für die Dokumente. Wenn Sie erst einmal wissen, wo Sie die Dokumente ablegen werden, sollten Sie außerdem die Struktur des Verzeichnisses, oder Ordners festlegen. Dies wird die Team-Mitglieder anweisen, wo die Dokumente abzulegen sind, und es dem Team erleichtern, die Dokumente wieder zu finden, wenn sie benötigt werden. Der erste Schritt ist die Definition einer logischen Sicht hinsichtlich der Frage, wie die Dokumente organisiert werden sollten. Logische Sicht bedeutet lediglich, dass Sie einen Entwurf erstellen, um ein Feedback Ihrer Team-Mitglieder dazu einzuholen. Wenn Sie sich geeignet haben, werden die spezifischen Verzeichnisse eröffnet oder im Softwaretool definiert. Diese Struktur sollte leicht verständlich und einfach anzuwenden sein, denn es geht darum, relevante Informationen schnell wieder zu finden. Nachdem Sie diese logische Sicht erst einmal in einer Reihe von Projekten angewendet haben, werden Sie gewisse Ähnlichkeiten erkennen, und Sie halten es unter Umständen für nützlich, eine Standardorganisationsstruktur für sämtliche Projekte zu schaffen. Ein Muster für eine logische Ablagestruktur können Sie in 8.3 Dokumentenmanagement / Lieferobjekte einsehen.
   
   
3. Namenskonventionen. Selbst wenn Sie über eine gute Organisationsstruktur verfügen, kann das Auffinden von Dokumenten schwierig sein. Eine einheitliche Benennung von Dokumenten wird das Auffinden von Informationen erleichtern. Hier ein Beispiel für Namenskonventionen bei Statusberichten: er könnte etwa "20040615 Hans Schmid Statusbericht" lauten. Danach würden sämtliche Statusberichte zeitlich zusammengestellt. Mit "Hans Schmid Statusbericht 20040615", andererseits, würden die Berichte nach Mitarbeiter gruppiert. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass alle nach demselben Benennungsschema vorgehen. Diese Aufgabe mag zwar lästig erscheinen, doch die Verwendung eines einheitlichen Benennungsstandards für verwandte Dokumente wird sich als äußerst wertvoll erweisen, wenn Ihr Projekt-Team im Laufe der Zeit hunderte von Dokumenten erstellt.
   
   
4. Bestimmen Sie, ob bei einigen Dokumenten eine Versionsführung erforderlich ist. Der Projektmanager sollte bestimmt, ob mehrere oder lediglich die aktuellste Version eines Dokuments aufbewahrt wird. Bei einigen Dokumenten, wie etwa der Projekt-Definition, sollten sämtliche abgenommenen Versionen gespeichert werden. Bei diesen Dokumenten wird eine Versionsnummer irgendeiner Art erforderlich sein. So könnte beispielsweise das Originaldokument als "ABC Projektdefinition V1" bezeichnet werden. Wenn das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt nochmals überarbeitet wird, würde sein Name in "ABC Projekt-Definition V2" umgeändert werden. Die Mitarbeiter können dann bei Bedarf immer noch auf die früheren Versionen Bezug nehmen. Bei Dokumenten wie dem Issue Log, andererseits, werden sämtliche aktuellen und früheren Issues im Dokument gespeichert. Das aktuelle Issue Log ersetzt immer das frühere, und es besteht kein Grund, separate Versionen zu führen.
   
   
5. Bestimmen Sie, ob (und wie) sie den Abnahmestatus der Dokumente verfolgen werden. Wenn Dokumente abgenommen werden müssen, und ganz besonders dann, wenn der Abnahmeprozess lang wird, ist es wichtig, den Abnahmestatus des Dokuments anzuzeigen. Es ist wichtig zu wissen, ob Sie das abgenommene Dokument oder einen Entwurf lesen. Dies kann man erreichen, indem man separate Verzeichnisse für Dokumente führt. Typische Verzeichnisse wären etwa "Entwurf", "in Bearbeitung" und "abgenommen". Wenn ein Dokument erstellt wird, befindet es sich im Verzeichnis "Entwurf". Wenn das Dokument zur Abnahme zirkuliert, kommt es in das Verzeichnis "in Bearbeitung" und wenn es abgenommen ist, wird es in das Verzeichnis "abgenommen" verschoben.
   
   
6. Definieren Sie Standardformate für die Dokumente. A uf die Dauer können Dokumente einfacher erstellt und gelesen werden, wenn sie auf standardisierten Formaten und Schemata aufbauen. Standardisiert werden sollten z. B. die Schriftart, die Schriftgröße, Kopf- und Fußzeilen, Deckblätter oder Inhaltsverzeichnis. Dadurch erhalten die Dokumente ein einheitliches Aussehen und Wirkung.
   
   
7. Verwenden Sie dieselben Dokumentationswerkzeuge für die Dokumente. Dies ist normalerweise kein Problem, wenn das Team aus derselben Unternehmung und Gegend stammt. Ein Mangel an einheitlichen Tools kann allerdings ein Problem darstellen, wenn Ihr Projektteam Mitarbeiter aus unterschiedlichen Organisationen, unterschiedlichen Ländern oder unterschiedlichen Unternehmen umfasst. Dann kann es schon vorkommen, dass die einen MS Office, die anderen OpenOffice oder andere Dokumentationswerkzeuge einsetzten. Sobald die einheitliche Software bestimmt worden ist, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass das gesamte Team dieselbe Version verwendet bzw. sicherstellen, dass es nicht zu Konflikten wegen unterschiedlichen Versionsständen kommt.