Überblick (8.0.P1)

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit der Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, sei es in elektronischer Form oder in Papierform. Je größer das Projekt wird, umso schwieriger wird die gemeinsame Nutzung der Dokumente durch die Mitarbeiter und Stakeholder. Generell handelt es sich beim Dokumentenmanagement um einen Teil des Wissensmanagements. Sollten Sie dafür im Voraus kein Konzept entwickeln, werden Sie nur auf Probleme und Frustration stoßen, wenn Sie später einmal Informationen über Lieferobjekte suchen. Denn eine nachträgliche Gestaltung bedeutet immer Extrakosten.

Die Grundidee des Dokumenten-Management ähnelt ist der Verwaltung von Computer-Quellprogrammen ähnlich. Das Quellprogramm sollte mit einem Änderungs- Management-Tool oder einer Datenbank verwaltet werden, das Eigentumsänderungen und Versionen nachträglich dokumentiert. Ohne derartige Tools ist es fast unmöglich, große Software-Projekte zu entwickeln und zu unterstützen.

Ein paar Beispiele sollen helfen, das Konzept zu erklären. Unterstellen wir, dass in Ihrem Projekt eine Vielzahl von Dokumenten entsteht, die alle gespeichert und gemeinsam genutzt werden sollen, wie z.B. die Projektdefinition, das Issue Log, Geschäftsanforderungen, Testpläne, etc. Wo sollen die Dokumente gespeichert werden? Wollen Sie sie in Aktenordnern, in einer Dokumentmanagement-Software oder in einer Groupware-Datenbank ablegen? Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Wie sehen die Namenskonventionen aus? Andere Fragen stellen sich, wenn die Projektdefinition nachträglich angepasst werden soll: Soll das neue Dokument einen anderen Namen haben als das erste? Soll es z.B. Version 2 heißen? Diese Fragen sind alle ein Teil der Dokumentmanagement-Prozeduren.

Ein anderes Beispiel ist der Statusbericht. Welche Namenskonventionen wollen Sie verwenden für die Statusberichte, die jeder Projektmitarbeiter an den Projektmanager schickt? Soll der Report das Format ?Datum / Name / Status? oder das Format ?Name / Status / Datum? haben?

Denken Sie auch an komplexe Dokumente, die einen Review-Prozess durchlaufen: Sollen die Lieferobjekte in einen Prozess wie ?Entwürfe / Warten auf Abnahme / Abgenommen? einbezogen werden? Wie soll jeder wissen, ob ein Dokument abgenommen oder ein erster Entwurf ist?

All diese Überlegungen sind Teil des Dokumentmanagement-Prozesses. Sie sind trivial für kleine Projekte. Je größer jedoch ein Projekt wird, umso mehr müssen diese Prozesse im Voraus geplant werden, anderenfalls entstehen Verwirrung, Unsicherheit und Zusatzarbeit während des Projektablaufs.

8.0.P2 Strukturierte und unstrukturierte Daten

Strukturierte DatenUnstrukturierte Daten
Felder, Datensätze, Dateien, TabellenDokumente, Fotos, Graphiken, Text, Video, Chat
Programme, Modelle, SkriptSchwierig Werkzeuge zu finden, obschon mehr und mehr davon auf den Markt gebracht werden
Stützen sich auf Tools, DatenbankenDokumentmanagement Tools
Schwierig ohne Tools zu verwaltenKann ohne Tools verwaltet werden

Allgemein unterscheidet man strukturierte und unstrukturierte Daten. Strukturierte Daten beinhalten Informationen, welche in mehrfachen und strukturierten Formen gespeichert werden. Diese Art der Sammlung von Daten wird für Dateien, Tabellen, Datenbanken, Data Warehouses, etc. verwendet. Sie lassen sich relativ einfach maschinell weiterverarbeiten.

Im Gegensatz dazu können Menschen mit unstrukturierten Daten leichter umgehen. Unstrukturierte Daten sind Dokumente, Bilder, Graphiken, Video, Audio, etc.. Sie lassen sich nur schwer bzw. ungenau maschinell weiterverarbeiten.

Dieser Abschnitt befasst sich mit den TenStep Prozess Dokument Management. Obgleich in Projekten der vorwiegende Anteil der Informationsträger Dokumente sind, werden andere unstrukturierte Datentypen vorkommen. Die hier beschriebenen Techniken der Namensvergebung, Indexierung und Speicherung, etc. können dennoch angewandt.

8.1 Dokumentenmanagement / Prozess
8.2 Dokumentenmanagement / Techniken
8.3 Dokumentenmanagement / Lieferobjekte
8.4 Dokumentenmanagement / Zusätzliche Arbeitsplan-Aktivitäten