6.1.1 Kommunikations-Management / Kommunikationsplan

Übersicht (6.1.1.P1)

Die folgenden Kommunikationsformen können Gegenstand eines Kommunikationsplans für ein Projekt sein:

Obligatorisch: Dieses Wesensmerkmal haben:

• Statusberichte
  
  
• Regelmäßige Voicemail-Updates
  
  
• Status-Meetings
  
  
• Meetings mit dem Lenkungsausschuss
  
  
• Regelmäßige Telefon- oder Video-Konferenzen mit Stakeholdern an entfernten Standorten
  
  
• Vorgeschriebene Berichte an Stakeholders oder Ihren Aufsichtsrat
  
  
• Berichte an Behörden
  
  
• Berichte über die finanzielle Situation mit Budget- und Ist-Daten oder anderen gewünschten Auswertungen.

Informativ:

In diese Kategorie gehören alle Informationen, die einzelne Personen wünschen bzw. für ihre unmittelbare Arbeit benötigen. Sie werden auf Ihren Wunsch aufbereitet und kommuniziert. Beispiele hierfür sind:

• Periodische Informationsveranstaltungen
  
  
• Projektberichte und -informationen, die in allgemein zugängigen Verzeichnissen abgespeichert werden
  
  
• Häufig gestellte Fragen
  
  
• Projektinformationen auf Websites

Marketing:

 Diese Kommunikationsaktivitäten haben einen proaktiven Charakter und sollen im Unternehmen eine positive Einstellung gegenüber dem Projekt hervorrufen. Beispiele hierfür sind:

• Projekt-Newsletter mit einem positivem Marketing-Effekt
  
  
• Persönliche Meetings mit den wichtigsten Stakeholdern
  
  
• Roadshows in den Niederlassungen des Unternehmens, um den Betroffenen das Projekt und dessen Vorteile erklären
  
  
• Referenzen von ähnlichen Projekten, die erfolgreich eingeführt wurden
  
  
• Wettbewerbe mit Preisen
  
  
• Projekt-Akronyme / Projekt-Name
  
  
• Projekt-Countdown bis zum Einführungstermin
  
  
• Pflege informeller Kontakte mit den Projektmitgliedern, Anwendern und Stakeholdern
  
  
• Feiern von erfolgreichem Erreichen von Meilensteinen
  
  
• Erinnerungsstücke an das Projekt
  
  
• Bekanntmachung von Fertigstellungen

Diese Beispiele sollen Ihnen aufzeigen, dass die Projekt-Kommunikation verschiedene Formen annehmen kann. Vor allem bei großen Projekten wird einige Kreativität verlangt, um festzulegen, was, wie, an wen, wo und wie oft kommuniziert werden soll. Wenn das Projekt umstritten ist, es kulturelle Änderungen mit sich bringt oder hochpolitisch ist, gewinnen die positiven Aspekte der Marketing-Kommunikation eine immer wichtigere Bedeutung. In solchen Fällen können Sie auch einen zusätzlichen Plan für ein Projekt-Branding aufstellen.
(siehe 6.1.2 Kommunikations-Management / Projekt-Branding)