5.5 Inhalts- und Umfangsmanagement / Personalmanagement

Übernehmen Sie die Führung bei der Implementierung wichtiger Änderungsanträge (5.5.P1)

Änderungen sind nicht von Natur aus schlecht oder gut. Das Team kann jedoch je nach Zustand des Projekts positiv und negativ auf Änderungen reagieren. Eine typische Reaktion der meisten Projektteams ist die, einfach hinzugehen und die Änderungen vorzunehmen. Es gibt jedoch noch eine weitere Reaktion, die problematischer sein kann. Unter Umständen will das Team keine weiteren Änderungen vornehmen. Diese Situation entsteht üblicherweise in Projekten, in denen Probleme aufgetreten sind, und es kann eine ganze Reihe von Gründen dafür geben.

• Vielleicht handelt es sich um ein langes Projekt, in dem Überstunden gemacht werden mussten, und die Mitarbeiter wollen einfach nur, dass das Projekt zu einem Ende kommt.
  
  
• Die vorgeschlagenen Änderungen werden eine Menge Arbeit machen, und die Termine bleiben dabei konstant. Auch hier wird das Team unter Umständen Überstunden machen müssen.
  
  
• Die Beziehung zwischen den Mitgliedern des Projektteams und dem Kunden ist während des Projekts nicht ganz reibungslos verlaufen. Vielleicht gibt es Teammitglieder, die dem Kunden nicht weiter behilflich sein wollen.
  
  
• Die Änderungen erfordern eine Menge mühsame Nacharbeit am Design, was wiederum Änderungen an der Konstruktion und neue Tests der gesamten Lösung nach sich ziehen wird.

All diese Situationen (und noch mehr) führen zu einem Szenario, in dem das Projektteam nicht motiviert ist, Umfangsänderungen zu unterstützen. Dies bringt den Projektmanager in eine schwierige Lage, in der er zusehen muss, dass er den Rest des Teams für einen letzten Ruck mit an Bord zieht.

Offen gesagt – es ist ein hartes Geschäft. Das Team ist müde und unmotiviert, vielleicht herrscht sogar schlechte Stimmung. Und dennoch muss der Projektmanager genau in dieser Situation Führungsqualitäten zeigen. Da die Probleme im Team aller Wahrscheinlichkeit nach komplexe Ursachen haben, sollte auch die Lösung vielerlei Facetten besitzen. Der Projektmanager sollte folgende Punkte erwägen.

• Erklären Sie zuallererst die Fakten. Beginnen Sie nicht gleich mit einer engagierten Rede. Treffen Sie sich zuerst mit dem Team und erklären Sie den Hintergrund und die näheren Umstände. Dann gehen Sie die erforderlichen Änderungen durch und machen deutlich, wieso sie aus geschäftlicher Sicht wichtig sind.
  
  
• Räumen Sie ein, dass es beschwerlich ist.Der Projektmanager muss die Probleme einräumen. Machen Sie dem Team klar, dass Sie verstehen können, dass es die Änderungen nicht vornehmen möchte und dass die Stimmung schlecht ist. Reiten Sie nicht darauf herum – aber räumen Sie es ein.
  
  
• Seien Sie motivierend. Jetzt ist es an der Zeit, das Team zu motivieren. Appellieren Sie an den Teamgeist der Mitglieder, um diese Notlage durch gemeinsame Zusammenarbeit zu überstehen. Teilen Sie ihnen mit, welchen Nutzen sie dem Unternehmen dadurch erbringen.
  
  
• Sprechen Sie mit jedem unter vier Augen. Zusätzlich zur Teamsitzung sollten Sie mit jedem Teammitglied unter vier Augen sprechen, um die Einstellung jedes einzelnen kennen zu lernen. Hören Sie sich ihre Sorgen an und sichern Sie sich ihr persönliches Engagement, mit Fleiß bei der Arbeit zu bleiben.
  
  
• Beziehen Sie das Management und den Sponsor mit ein.Jetzt ist es ebenfalls an der Zeit, Ihren Manager und Ihren Sponsor zu bitten, mit dem Team zu sprechen, den Mitgliedern für ihre bisherige Arbeit zu danken und sie um ihre weitere Hilfe bei der Durchführung der Änderungen bitten.
  
  
• Suchen Sie nach Muntermachern. Kleine Muntermacher können einem Team dabei helfen, Probleme hinsichtlich Motivation und Stimmung zu bewältigen. Dies kann etwas ganz Einfaches sein, wie etwa Croissants am Morgen und Pizza für diejenigen, die noch bis spät Überstunden machen müssen.
  
  
• Vergewissern Sie sich, dass die Kunden mit im Boot sitzen. Wenn das Projektteam zusätzliche Arbeit leistet, tragen die Kunden diese Belastung normalerweise mit. Der Projektmanager sollte sich allerdings vergewissern, dass sie es auch tun.
  
  
• Betreiben Sie aktive Kommunikation. Halten Sie alle über den aktuellen Stand des Projekts und den verbleibenden Zeit- und Arbeitsaufwand auf dem Laufenden . Wenn der Projektmanager verschlossen und geheimniskrämerisch mit Informationen umgeht, verursacht dies viele weitere Stimmungsprobleme.
  
  
• Feiern Sie Erfolge. Der Projektmanager muss nicht bis zum Ende des Projekts warten, um einen Erfolg zu verzeichnen. Nutzen Sie Meilensteine, oder Mini-Meilensteine, als Gelegenheiten, einen Sieg zu feiern und die Teammitglieder zu loben.

Die Managementkompetenzen und Führungsqualitäten eines Projektmanagers dürfen sich nicht darauf beschränken, dass er die Mitarbeiter einfach anweist, "ihre Arbeit zu tun". Dies ist eine schwierige Situation, und es erfordert gute Personalmanagement-Fähigkeiten, sie erfolgreich zu bewältigen. Der Erfolg ist niemals garantiert, doch der Einsatz ein paar dieser Tipps kann Ihnen dabei helfen.