5.2 Inhalts- und Umfangsmanagement / Techniken

Kleine Umfangsänderungs-Anträge unter Kontrolle behalten (5.2.P1)

Jeder sieht ein, dass bei größeren Änderungen im Projektumfang ein Prozess für Änderungsanträge in Kraft treten muss. Bei kleinen Anträgen stoßen Sie jedoch vielfach auf Widerstand gegen ein formales Änderungsmanagement. Der Kunde mag der Ansicht sein, dass dieser Aufwand bei so kleinen Entscheidungen unnötig ist. Es gibt drei Techniken, die Sie anwenden können und die bei kleinen Änderungen möglicherweise hilfreich sind. Beachten Sie, dass keine dieser Optionen bedeutet, dass Sie Umfangsänderungen nicht managen und mitverfolgen. Dies sind lediglich zusätzliche Techniken, die sie anwenden können. Steht keine der drei Optionen zur Verfügung, sollte der Projektmanager bei allen Änderungen normales Inhalts- und Umfangsmanagement betreiben.

Kleinere Anträge sammeln (5.2.P2)

Häufig macht es wenig Sinn, dem Auftraggeber sämtliche kleinere Änderungen einzeln vorzulegen. Zudem wird das Projektteam wohl kaum täglichen Kontakt zum Auftraggeber haben. Auch wird der Auftraggeber den Änderungsanträgen nicht die notwendige Aufmerksamkeit widmen, wenn Sie ihm jeden Antrag einzeln unterbreiten. Die Zeit ist besser genutzt, wenn Sie kleine Änderungen sammeln und mehrere Anträge gleichzeitig mit dem Sponsor besprechen. Prioritieren und verfolgen Sie die kleinen Umfangsänderungen nach ihrem geschäftlichen Nutzen und ihren Konsequenzen für das Projekt. Legen Sie dann alle dem Sponsor zur Genehmigung vor. Besprechen Sie und der Kunde die vorgeschlagenen Änderungen und holen Sie sich das Feedback des Sponsors, welche Änderungen vorgenommen werden sollen. Auch wenn es sich dabei um kleine Änderungen handelt, sollten sie dennoch den Prozess für Umfangs-Änderungsmanagement durchlaufen. Andernfalls ist Ihr Projekt anfällig für eine schleichende, allmähliche Wandlung des Projektumfangs. Dem Sponsor auch die kleinen Änderungen genehmigen zu lassen ist zudem nützlich, damit dieser auch das zusätzliche Budget und die zusätzliche Zeit genehmigen wird, die zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind.

Im Ermessen des Projektmanagers (5.2.P3)

Es gibt noch eine zweite Technik im Umgang mit kleinen Änderungsanträgen. Es ist zweckmäßig, den Projektmanager und den Kundenmanager kleinere Änderungsanforderungen selbständig entscheiden zu lassen. Der Sponsor genehmigt dafür in der Regel eine bestimmte obere Budget- oder Leistungsgrenze. Dies setzt allerdings voraus, dass das Projekt sich im Rahmen des Terminplans bewegt oder dem Plan voraus ist, und dass die Änderungen das Projekt nicht den vereinbarten Kosten-, Arbeits- und Zeitaufwand überschreiten lassen. Wenn die Gefahr besteht, dass das Projekt seine Verpflichtungen hinsichtlich der Kosten, des Arbeitsaufwands und der Dauer nicht einhalten wird, sollte man von dieser Befugnis keinen Gebrauch machen – nicht einmal für eine Stunde. In diesem Fall müssen sämtliche Änderungsanträge entweder einzeln oder gesammelt durch den Auftraggeber bewilligt werden. Wenn der Sponsor die Änderungen genehmigt, sollte das Projekt außerdem auch das entsprechende Budget und eine entsprechende Entlastung im Terminplan erhalten.

Sicherheitsbudget für Umfangsänderungen (5.2.P4)

In manchen Unternehmen ist es üblich, zur Bewältigung kleinerer Änderungen ein Sicherheitsbudget für Umfangsänderungen anzulegen. Normalerweise sind dann keine weiteren Rechtfertigungen mehr notwendig. Ihr Unternehmen erkennt damit an, dass immer irgendwelche Umfangsänderungen beantragt werden, und legt einen bestimmten Prozentsatz des gesamten Projektbudgets dafür an. Wenn Sie beispielsweise einen 5%igen Sicherheitszuschlag für Umfangsänderungen bei einem Budget von EUR 500.000 erhalten, beträgt der Spielraum EUR 25.000. In der Regel wird davon ausgegangen, dass dieses Sicherheitsbudget für sämtliche kleine Änderungsanträge genügt. Der Kunde muss das Budget managen um sicherzustellen, dass alle kleinen Umfangsänderungen untergebracht werden können. Wenn er das Budget schon frühzeitig mit kleinen Umfangsänderungen aufbraucht, bleibt für spätere Änderungsanträge nichts mehr übrig. Dies versetzt den Kunden in die Lage, bereits frühzeitig rationell mit Budget umzugehen und nur die wichtigsten Änderungen zu genehmigen. Dieses Sicherheitsbudget wird für kleine Änderungsanträge unterhalb einer gewissen Grenze an Kosten oder Arbeitsstunden verwendet. Größere Anträge durchlaufen den normalen Umfangs-Änderungsmanagement-Prozess und werden durch den Sponsor beurteilt.

Benutzen Sie den Sicherheitszuschlag nicht für Änderungen des Projektinhalts und -umfangs (5.2.P5)

Einer der Aktivitäten im Schätzungsprozess ist die Bestimmung von zusätzlicher Sicherheitsmarge, um damit Ungewissheiten mit der Schätzung abzufangen. (Beispielsweise setzten Sie für eine geschätzte Leistung 5000 Stunden ein, dann setzten Sie 500 Stunden zusätzlich für Sicherheiten ein, also 10%.) Nachdem dieser Sicherheitszuschlag genehmigt ist, gerät der Projektmanager vielfach unter Druck, diesen Sicherheitszuschlag für zusätzliche Änderungswünsche einzusetzen. Nach dem Motto: Warum sollen wir für diese 100stündige Änderung das Verfahren für Inhalts- und Umfangsänderungen einleiten, wenn Sie doch 500 Stunden Sicherheitszuschlag für das Projekt haben?

Widerstehen Sie dieser Verlockung und diesem Druck! Der Zweck dieses Sicherheitszuschlages soll Ungewissheiten bei Schätzungen auffangen. Es wird viele Möglichkeiten geben, den Sicherheitszuschlag noch auszunutzen, wenn Tätigkeiten länger als erwartet dauern. Verwenden Sie den Sicherheitszuschlag nicht, um zusätzliche Arbeit aufzunehmen. Wenn die Projektschätzungen annähernd genau waren, können Sie den Zuschlag mit Projektende dem Kunden zurückgeben. (Oder sie betrachten den Zuschlag als Gewinn, wenn es sich um einen Kunden von außerhalb handelt.)