5.1 Inhalts- und Umfangsmanagement / Prozess

Große Projekte (5.1.P4) 

1. Inhalts- und Umfangsänderungen können durch jedes Projektmitglied festgestellt werden. Der Projektmanager sollte über jede Änderung informiert werden. Dazu wird das Formular Änderungsanforderung verwendet.
   
   
2. Inhalts- und Umfangsänderungen können verbal oder schriftlich sein, werden aber zwingend im Formular Änderungsanforderung dokumentiert.
   
   
3. Dokumentieren Sie Änderungen zu Kontrollzwecken in einem Änderungs-Logbuch.
   
   
4. Teilen Sie die Änderungsanforderung einem Projektmitglied zur Untersuchung zu. Das Projektmitglied soll vorläufig festlegen, wie viel Zeit die Untersuchung bzw. die Analyse und Schätzung des Antrags beansprucht. Sollte die dazu benötigte Zeit zu Engpässen führen, muss auch die Untersuchung durch den Sponsor zuvor genehmigt werden. Es sollen die Auswirkungen verschiedener Optionen auf das Budget und den Zeitplan untersucht werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor genehmigt, muss sowohl der Arbeitsplan als auch das Budget entsprechend angeglichen werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor nicht genehmigt, wird der Änderungsantrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
5. Optional: Wenn die Auswirkung auf Projektkosten, -aufwand und –dauer unter einen gewissen Schwellenwert fällt (beispielsweise weniger als 20 Stunden) und das Projekt immer noch im vereinbarten Rahmen der Kosten, des Aufwands und der Dauer fertig gestellt wird, kann auch der Projektmanager über den Änderungsantrag in eigener Verantwortung entscheiden. Dieses Limit soll im Voraus bestimmt und genehmigt werden. Der Zweck ist, dass nicht sämtliche kleineren Änderungen dem Sponsor vorgelegt werden müssen. Diese Delegation der Verantwortung muss der Sponsor genehmigen, die üblicherweise mit einer Betrags- oder Leistungsobergrenze verbunden ist.
   
   
6. Zweckdienliche Analysen, Auswirkungen und Alternativen des Änderungsantrags werden dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt (sofern nicht der Projektmanager gemäß Punkt 4 selbstständig entschieden hat).
   
   
7. Dokumentieren Sie die Lösung im Formular Änderungsantrag.
   
   
8. Dokumentieren Sie kurz die Lösung oder den Lösungsweg im Änderungslogbuch. Genehmigt der Auftraggeber den Änderungsantrag nicht, wird der Antrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
9. Wurde dem Änderungsantrag zugestimmt, passen Sie den Arbeitsplan und gegebenenfalls das Projektbudget an. Schließen Sie den Änderungsantrag.
   
   
10. Handelt es sich bei der Änderung um eine substantielle Anpassung des Projektrahmens und -inhaltes, dann soll die Projektdefinition entsprechend angepasst werden.
    
    
11. Teilen Sie allen Projektmitgliedern und Stakeholdern den Status und die Lösung anhand der vereinbarten Projektmanagement-Verfahren (Projektstatusbericht) mit.