5.1 Inhalts- und Umfangsmanagement / Prozess

Übersicht (5.1.P1)

Dieses Kapitel befasst sich mit den notwendigen Schritten und Prozessen, wenn Änderung des Projektumfangs bzw. des Projektrahmens auftreten sollten. Falls notwendig, passen Sie die nachfolgende Prozessbeschreibung an die Gegebenheiten Ihres Projekts an und beschreiben Sie diese im Dokument Projektmanagement-Verfahren (Schritt 1 ‚Definition Arbeitsplan’).

Kleine Projekte (5.1.P2) 

In der Regel treten in kleinen Projekten keine Änderungen des Projektumfangs auf, und wenn dann nur mit geringfügigem Einfluss. Die folgenden Schritte sollten daher einfach und schnell zu bewältigen sein.

1. Inhalts- und Umfangsänderungen können durch jedes Projektmitglied festgestellt werden. Der Projektmanager sollte über jede Änderung informiert werden. Dabei genügt ein schriftliches Dokument oder ein E-Mail. Es ist kein formeller Prozessablauf notwendig.
   
   
2. Der Projektmanager prüft daraufhin, ob es sich tatsächlich um eine Änderung des Projektinhalts und –umfangs handelt. Falls ja werden die nachfolgenden Schritte durchlaufen.
   
   
3. Der Projektmanager wägt den Einfluss der Änderung auf die Kosten, die Dauer und die Leistungen ab. Brauchbare Alternativen sollten dabei miteinbezogen werden.
   
   
4. Sollte die Änderung keinen Einfluss auf Kosten, Leistungen und Dauer des Projekts haben, so sollte der Projektmanager in eigener Verantwortung über den Antrag entscheiden. Dem Rahmen und der Höhe (meist Kosten oder Leistungsstunden) der Entscheidungsbefugnisse muss der Auftraggeber vorläufig zugestimmt haben.
   
   
5. Zweckdienliche Analysen, Auswirkungen und Alternativen des Änderungsantrags werden dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt (sofern nicht der Projektmanager gemäß Punkt 4 selbstständig entschieden hat). Genehmigt der Auftraggeber den Änderungsantrag nicht, wird das Änderungsmanagement nicht mehr fortgesetzt.
   
   
6. Wurde der Änderungsantrag genehmigt, werden die notwendigen Aktivitäten im Arbeitsplan aufgenommen.
   
   
7. Status und Lösung des Änderungsantrags werden im Projekt-Statusbericht dokumentiert.

Mittlere Projekte (5.1.P3)

Inhalts- und Umfangsänderungen können durch jeden Stakeholder, jedes Projektmitglied, Kunden, Sponsor, etc. festgestellt werden. Der Projektmanager sollte über jede Änderung informiert werden. Dabei genügt ein schriftliches Dokument (kurze Änderungsanforderung) oder eine E-Mail.

1. Führen Sie die Änderungen für Kontrollzwecke in einem Änderungs-Logbuch auf.
   
   
2. Der Antragsteller soll den Nutzen für das Projekt aufzeigen. Diese Information dient dem Sponsor für seine Entscheidung.
   
   
3. Teilen Sie die Änderungsanforderung einem Projektmitglied zur Untersuchung zu. Das Projektmitglied soll vorerst festlegen, wie viel Zeit die Untersuchung bzw. die Analyse und Schätzung des Antrags beansprucht. Sollte die dazu benötigte Zeit zu Engpässen führen, muss auch die Untersuchung durch den Sponsor zuvor genehmigt werden. Die Auswirkungen verschiedener Optionen auf das Budget und den Zeitplan sollen untersucht werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor genehmigt, muss sowohl der Arbeitsplan als auch das Budget entsprechend angepasst werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor nicht genehmigt, wird der Änderungsantrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
4. Optional: Wenn die Auswirkung auf Projektkosten, -aufwand und –dauer unter einen gewissen Schwellenwert fällt (beispielsweise weniger als 20 Stunden) und das Projekt immer noch im vereinbarten Rahmen der Kosten, des Aufwands und der Dauer fertig gestellt wird, kann auch der Projektmanager über den Änderungsantrag in eigener Verantwortung entscheiden. Dieses Limit soll im Voraus bestimmt und genehmigt werden. Der Zweck ist, dass nicht sämtliche kleineren Änderungen dem Sponsor vorgelegt werden müssen. Diese Delegation der Verantwortung muss der Sponsor genehmigen, die üblicherweise mit einer Betrags- oder Leistungsobergrenze verbunden ist.
   
   
5. Zweckdienliche Analysen, Auswirkungen und Alternativen des Änderungsantrags werden dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt (sofern nicht der Projektmanager gemäß Punkt 4 selbstständig entschieden hat).
   
   
6. Dokumentieren Sie die Lösung oder den Lösungsweg im Änderungslogbuch. Genehmigt der Auftraggeber den Änderungsantrag nicht, wird der Antrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
7. Wurde dem Änderungsantrag zugestimmt, passen Sie den Arbeitsplan und gegebenenfalls das Projektbudget an.
   
   
8. Handelt es sich bei der Änderung um eine substantielle Anpassung des Projektrahmens und -inhaltes, dann soll die Projektdefinition entsprechend angepasst werden.
   
   
9. Teilen Sie allen Projektmitgliedern und Stakeholdern den Status und die Lösung anhand der vereinbarten Projektmanagement-Verfahren (Projektstatusbericht) mit.

Große Projekte (5.1.P4) 

1. Inhalts- und Umfangsänderungen können durch jedes Projektmitglied festgestellt werden. Der Projektmanager sollte über jede Änderung informiert werden. Dazu wird das Formular Änderungsanforderung verwendet.
   
   
2. Inhalts- und Umfangsänderungen können verbal oder schriftlich sein, werden aber zwingend im Formular Änderungsanforderung dokumentiert.
   
   
3. Dokumentieren Sie Änderungen zu Kontrollzwecken in einem Änderungs-Logbuch.
   
   
4. Teilen Sie die Änderungsanforderung einem Projektmitglied zur Untersuchung zu. Das Projektmitglied soll vorläufig festlegen, wie viel Zeit die Untersuchung bzw. die Analyse und Schätzung des Antrags beansprucht. Sollte die dazu benötigte Zeit zu Engpässen führen, muss auch die Untersuchung durch den Sponsor zuvor genehmigt werden. Es sollen die Auswirkungen verschiedener Optionen auf das Budget und den Zeitplan untersucht werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor genehmigt, muss sowohl der Arbeitsplan als auch das Budget entsprechend angeglichen werden. Wird die Untersuchung durch den Sponsor nicht genehmigt, wird der Änderungsantrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
5. Optional: Wenn die Auswirkung auf Projektkosten, -aufwand und –dauer unter einen gewissen Schwellenwert fällt (beispielsweise weniger als 20 Stunden) und das Projekt immer noch im vereinbarten Rahmen der Kosten, des Aufwands und der Dauer fertig gestellt wird, kann auch der Projektmanager über den Änderungsantrag in eigener Verantwortung entscheiden. Dieses Limit soll im Voraus bestimmt und genehmigt werden. Der Zweck ist, dass nicht sämtliche kleineren Änderungen dem Sponsor vorgelegt werden müssen. Diese Delegation der Verantwortung muss der Sponsor genehmigen, die üblicherweise mit einer Betrags- oder Leistungsobergrenze verbunden ist.
   
   
6. Zweckdienliche Analysen, Auswirkungen und Alternativen des Änderungsantrags werden dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt (sofern nicht der Projektmanager gemäß Punkt 4 selbstständig entschieden hat).
   
   
7. Dokumentieren Sie die Lösung im Formular Änderungsantrag.
   
   
8. Dokumentieren Sie kurz die Lösung oder den Lösungsweg im Änderungslogbuch. Genehmigt der Auftraggeber den Änderungsantrag nicht, wird der Antrag mit dem Vermerk „nicht genehmigt“ geschlossen.
   
   
9. Wurde dem Änderungsantrag zugestimmt, passen Sie den Arbeitsplan und gegebenenfalls das Projektbudget an. Schließen Sie den Änderungsantrag.
   
   
10. Handelt es sich bei der Änderung um eine substantielle Anpassung des Projektrahmens und -inhaltes, dann soll die Projektdefinition entsprechend angepasst werden.
    
    
11. Teilen Sie allen Projektmitgliedern und Stakeholdern den Status und die Lösung anhand der vereinbarten Projektmanagement-Verfahren (Projektstatusbericht) mit.