5.1.1 Definition Inhalt und Umfang

Übersicht (5.1.1.P1)

Die Festlegung von Projektumfang und Projektinhalt ist vielleicht der wichtigste Teil des Planungsprozess’. In der Tat haben wir kaum eine Chance, das Projekt erfolgreich durchzuführen, wenn wir die Lieferobjekte nicht genau kennen und daher den Projektinhalt und -umfang nicht exakt bestimmen können. Der Umgang mit Umfang und Inhalt ist eine der schwierigsten Aufgaben des Projektmanagements.

Die Definition des Inhalts und Umfangs soll sicherstellen, dass alle erforderlichen Arbeiten und Lieferobjekte für das Projekt bestimmt sind, um es erfolgreich zu beenden. Dabei geht es vorrangig um die Feststellung, was wirklich zum Projekt gehört und was nicht zum Projekt gehört. Je genauer diese Spezifikation ist, desto besser. Folgende Angaben können dabei hilfreich sein:

Die Festlegung von Projektumfang und Projektinhalt ist vielleicht der wichtigste Teil des Planungsprozess’. In der Tat haben wir kaum eine Chance, das Projekt erfolgreich durchzuführen, wenn wir die Lieferobjekte nicht genau kennen und daher den Projektinhalt und -umfang nicht exakt bestimmen können. Der Umgang mit Umfang und Inhalt ist eine der schwierigsten Aufgaben des Projektmanagements. Die Definition des Inhalts und Umfangs soll sicherstellen, dass alle erforderlichen Arbeiten und Lieferobjekte für das Projekt bestimmt sind, um es erfolgreich zu beenden. Dabei geht es vorrangig um die Feststellung, was wirklich zum Projekt gehört und was nicht zum Projekt gehört. Je genauer diese Spezifikation ist, desto besser. Folgende Angaben können dabei hilfreich sein:

• Festlegung der Lieferobjekte, welche zum Projekt gehören und welche nicht. Lieferobjekte müssen in jedem Fall im Projektumfang beschrieben werden. Trotzdem sollten Sie nur kundenorientierte und projektorientierte Lieferobjekte beschreiben. Beispielsweise werden die Aufnahme der Geschäftsanforderungen und die Ist-Aufnahme als projektorientierte Lieferobjekte aufgelistet. Interne Dokumente wie der Arbeitsplan, Technische Anforderungen oder Testfälle werden im Gegensatz nicht ausdrücklich erwähnt.
  
  
• Festlegung, welche Prozesszyklen zum Projektinhalt gehören (Analyse, Spezifikation, Test). Beispielsweise könnte Ihr Projekt nur die Analyse aber nicht den Design, die Entwicklung und den Test beinhalten.
  
  
• Zahlenmaterial und Datentypen (Finanzwerte, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten). Ihr Projekt benötigt vielleicht nur einen Teil des Zahlenmaterials und Datentypen.
  
  
• Datenquellen (oder Datenbanken), welche zum Projektumfang und -inhalt gehören (Fakturierung, Finanzbuchhaltung, Lohnsysteme).
  
  
• Organisationseinheiten, welche innerhalb bzw. außerhalb des Projektumfangs liegen. Beispielsweise konzentriert sich Ihr Projekt auf die Buchhaltung und das Personalwesen, aber nicht auf die Vertriebsabteilung.
  
  
• Die maßgeblichsten Funktionen, die innerhalb bzw. außerhalb des Projektumfangs liegen. Gewissermaßen könnte Ihr Projekt Management-Reports und Analysen beinhalten, aber nicht die tägliche Nachtverarbeitung.

Zielvorgaben auf hoher Ebene als Ausgangspunkt (5.1.1.P2)

Bevor das Projekt zur Finanzierung unterbreitet wird, sollten bereits eine Reihe von Zielen und Lieferobjekte festgelegt sein. Außerdem sollten der Projektumfang und Projektinhalt erkennbar sein. Reichen die Informationen nicht aus, um den Projektumfang und -inhalt festzulegen, müssen gemeinsam mit dem Auftraggeber weitere Daten gesammelt werden. Prinzipiell ist dies als Zweck und Ziel des Planungsprozess’ zu verstehen.

In vielen Fällen kann der Projektumfang am Einfachsten bestimmt werden, indem man sich an den Zielen orientiert. Generell benötigt es ein oder mehrere Lieferobjekte, um dieses Ziel zu erreichen. Nachdem Sie die maßgeblichsten Lieferobjekte bestimmt haben, untersuchen Sie nun weitere Aspekte, um den Umfang bestimmen zu können. Die Lieferobjekte bestimmen das Projektresultat. Daher können wir auch die betroffenen Organisationen und die notwendigen Informationen bestimmen, welche Features und Funktionen benötigt werden, etc..

Um den Umfang des Projekts so klar wie möglich zu umreißen sollte weiter differenziert werden, welche Lieferobjekte nicht zum Projekt gehören, welche Organisationen nicht betroffen sind und welche Features und Funktionen nicht beinhaltet sind, etc. Selbstverständlich gibt es eine unendliche Anzahl davon. Wir beschränken uns daher auf die für unser Projekt wertvollen und lenken zusätzlich die Aufmerksamkeit unserer Leser darauf. Dies trägt viel dazu bei, den Projektinhalt und Projektumfang zu verdeutlichen. Nehmen wir an, Sie beschaffen sich eine neue Finanzsoftware. In unserem Beispiel legen Sie fest, dass die Kreditorenbuchhaltung im Projektumfang liegt, jedoch nicht die Einkaufsapplikation. Dies macht dann Sinn, wenn die Prozesse der beiden Applikationen eng miteinander verknüpft sind. Sie fordern damit Fragen heraus, wie wenn die Einkaufsapplikation im Projektumfang beinhaltet wäre. Infolgedessen werden weitere Lieferobjekte wie beispielsweise Schnittstellen erkennbar. Zweifelsohne werden nicht alle Applikationen erwähnt, die nicht zum Projektinhalt und -umfang gehören. Dagegen macht die Auflistung von unmittelbar angrenzenden Gebieten durchaus Sinn.

Auch ist es überaus praktisch, festzulegen, welche Organisationen durch das Projekt betroffen sind und welche nicht. Die Leser können dann leicht ihren Einfluss und ihre Teilnahme im Projekt ableiten. Teilen Sie auch mit, welche Organisationen direkt im Projektteam mitarbeiten oder gar im Lenkungsausschuss sind.

Übereinstimmung von Ziel, Umfang und Inhalt (5.1.1.P3)

Nachdem Sie sowohl die Ziele, den Projektumfang und den Projektinhalt festgelegt haben, überprüfen Sie, ob alles zusammenpasst. Sie sollten keine Ziele haben, die zwar in Verbindung mit den Lieferobjekten, aber nicht mit dem Projektumfang stehen. Genauso ist es, wenn Sie im Projektumfang fehlen: dann tragen sie nicht dazu bei, die Projektziele zu erreichen. Sie müssen Ziele und Projektumfang in Übereinstimmung zu bringen.