Überblick (5.0.P1)

Unter Projektinhalt und -umfang (engl. Scope) versteht man die logischen Grenzen des Projekts. Mit der Beschreibung von Projektinhalt und -umfang wird festgelegt, was zum Projekt gehört und was nicht. Bei großen Projekten umfasst die Beschreibung auch betroffene Organisationen, Transaktionen, Datentypen, etc.

Misserfolge in Projekten haben meistens zwei Ursachen. Entweder hat das Team das Projekt zu wenig genau definiert oder das Management des Projektinhalts und -umfangs war unzureichend. Selbst bei guter Definition des Projektumfangs hat der Projektmanager die schwierige Aufgabe, den Projektrahmen stabil zu halten.

boxOhne eine gute Darstellung des Projektumfangs und Projektinhalts in der Projektdefinition wird es sehr schwierig werden, das Projekt unter Kontrolle zu halten. Zudem ist auch ein striktes Inhalts- und Umfangsänderungs-Management notwendig, damit Sie mit geforderten Änderungen des Projektrahmens umgehen können. Falls Sie sich nicht daran halten laufen Sie Gefahr, dass alle Änderungen innerhalb des Projektrahmens realisiert werden müssen. 

Das Management von Inhalts- und Umfangsänderungen hat den Zweck, begründete Änderungen an der vereinbarten Projektdefinition in geordneten Bahnen auszuführen. Zu Projektbeginn mussten bestimmte Mutmaßungen bezüglich der Projektresultate (Lieferobjekte) getroffen werden. Der vereinbarte Rahmen wurde im Abschnitt Projektinhalt und -umfang der Projektdefinition festgehalten. Ändern sich während des Projektverlaufs die Lieferobjekte (gewöhnlich wünscht der Kunde zusätzliche Elemente oder Leistungen), dann verlieren die vorherigen Kostenvoranschläge, Aufwandsschätzungen und Termine ihre Gültigkeit. Stimmt der Projektsponsor den Änderungen zu, berechtigt dies den Projektmanager, Kostenvoranschläge, Aufwandschätzungen und die Dauer entsprechend anzupassen. Diese Kostenvoranschläge, Aufwendungen und Dauer werden zum vereinbarten neuen Ziel.

Vielleicht meinen Sie, dass das Änderungsmanagement von Projektinhalt und -umfang gleichbedeutend ist mit ?Sage immer Nein?. Dies ist unbequem und macht nervös.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass ein wirkungsvolles Änderungsmanagement den Sponsor veranlassen wird, ?Nein? zu sagen.

Diese Feststellung ist äußerst wichtig. Bei sehr wenigen Projekten können sämtliche Anforderungen während der Analysephase im Voraus bestimmt werden. Daher ist es völlig normal, dass Änderungen während der Projektphase auftauchen werden. Diese Änderungen wiederum können für das Projekt und deren Lösung äußerst notwendig sein. Sowohl der Projektmanager wie auch das Projektteam müssen solche Änderungen identifizieren können und die vordefinierten Verfahren für das Änderungsmanagement einleiten. Das Verfahren sieht vor, dem Projektsponsor die Änderungen zur Entscheidung vorzulegen. Deshalb entscheidet der Sponsor, ob die Änderungen bezüglich des zu erwartenden Nutzens und ihrem Einfluss auf Kosten und Termine genehmigt werden.