4.5 Issue-Management Personalmanagement
Dieser Abschnitt enthält weitere Richtlinien zu Problemen im Bereich des Personalmanagements, die zu einem Issue eskalieren könnten. Bedenken Sie, dass Issues im Bereich des Personalmanagements Probleme umfassen, die das Projektteam nicht gänzlich unter Kontrolle hat.
Wie man Abgabetermine einhält, wenn der Kunde seine nicht einhält (4.5.P1)
Viele Projektmanager sind mit der Situation konfrontiert, feste Daten einhalten zu müssen bei geringem, wenn nicht sogar keinem Puffer für Aufschübe. Es ist schwierig genug, die Termine innerhalb des eigenen Teams zu managen, aber manchmal stellen Ihre Kunden die größte Herausforderung dar, indem diese ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Sie sind beispielsweise nicht verfügbar, wenn Sie sie brauchen, oder sie verweigern die Abnahme wichtiger Lieferobjekte, obwohl sie die Abnahme versprochen hatten. Dies kann zu weiteren Verzögerungen im Projekt führen.
Aus der Projektmanagement-Perspektive gibt es eine gute Lösung für das Problem, es heißt jedoch nicht, dass sie nicht einige Anstrengungen dafür anstellen müssen. Der Schlüssel liegt darin, das Risikomanagement, das Issue-Management, das Inhalts- und Umfangsmanagement und aktive Kommunikation verstärkt zu Ihrem Vorteil einzusetzen.
Managen Sie die Termine des Kunden als ein Risiko. Wenn Sie die die Termine des Kunden als ein Risiko definieren, können Sie Ihre Besorgnis mitteilen und sich durch das gesamte Projekt hindurch weiter auf das Risiko konzentrieren. Außerdem ermöglicht dies es Ihnen, zusätzliche Aktivitäten zu entdecken, die beim Managen des Risikos hilfreich sein werden
Managen Sie die Kommunikation und die Erwartungen. Durch aktive Kommunikation können Sie dafür sorgen, dass Ihre Kunden wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Konsequenzen es haben wird, wenn sie ihre Deadline überziehen.
Managen Sie verpasste Termine als ein Issue. Wenn die Kunden trotz Ihrer Risikomanagement-Pläne ihre Termine letztlich nicht einhalten, haben Sie ein Issue, um das Sie sich kümmern müssen. Sie müssen Issue Management (Identifizieren und Lösen von Problemen) betreiben. Sie verfügen über keine direkte Autorität gegenüber Ihrem Kunden. Schauen Sie, dass Sie mehr Unterstützung vom Management bekommen, um das Problem zu lösen.
Es mag zwar den Anschein haben, dass man Sie für Verhaltensweisen des Kunden verantwortlich macht, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, doch Sie haben sehr wohl die Kontrolle über die Prozesse, die Sie zum Managen des Projekts einsetzen. Sie müssen die Risiken, die Kommunikation und die Issues aktiv managen und Ihren Manager sowie Ihren Sponsor dafür sorgen lassen, dass alle sich darauf konzentrieren, die Termine einzuhalten
Managen Sie politische Probleme als Issues (4.5.P2)
Der Begriff Politik bezieht sich ganz allgemein gesprochen auf den Umgang mit Menschen und wie man sie dazu bewegt, Dinge zu erledigen. Dies kann gut, schlecht oder neutral sein, je nachdem, welche Taktik man einsetzt. Firmenpolitik kann je nach Verhalten der Menschen gut oder schlecht sein. Betrachten wir einige Beispiele dafür, wie der Einsatz von politischem Geschick gut, aber auch schlecht sein kann.
Sie sind in der Lage Ihre Ideen im Unternehmen vorwärts zu bringen und die Leute danach handeln zu lassen indem Sie sich einschmeicheln, andere konkurrierenden Ideen unterdrücken und sich das Verdienst für Ideen Ihrer Mitarbeiter anrechnen lassen.
Sie besitzen die Fähigkeit, in komplizierten Angelegenheiten einen Konsens mit einer Reihe unterschiedlicher Stakeholder zu erreichen indem Sie heimlich mit den Leuten in den entsprechenden Machtpositionen zusammenarbeiten, Absprachen treffen und Leute, die nicht mitziehen, schlecht machen.
Sie ereichen die Finanzierung von Projekten, die für Sie und Ihre Organisation wichtig sind indem Sie die Kosten und Mehrwerte falsch dargestellten und die bestehenden Finanzierungsprozesse umgehen.
Sie erarbeiten sich einen Ruf als jemand, der etwas zustande kriegt indem Sie legitime und illegitime Taktiken anwenden und indem Sie jeden überrennen, der sich Ihnen in den Weg.
Diese Beipiele sollen zeigen, dass es in der Bürokratie eines Unternehmens gut ist, wenn man Leute beeinflusst und etwas zustande kriegt, und dass der Begriff "Firmenpolitik" gute oder schlechte Konnotationen haben kann. Der typische Gebrauch des Begriffes ist jedoch der, dass man damit die fragwürdigen Methoden beschreibt, die in der Bürokratie des Unternehmens verwendet werden, um etwas zustande zu kriegen.
Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, dass ein Projektteam von Firmenpolitik beeinflusst wird. Dies kann dann der Fall sein, wenn es unterschiedliche Meinungen bezüglich der Lieferobjekte des Projekts, der Anforderungen, der Umfangsänderungsanträge, der Wahrnehmung von Risiken, etc., gibt. Ist Firmenpolitik die Ursache für unterschiedliche Meinungen, oder handelt es sich dabei bloß um legitime und berechtigte Meinungsverschiedenheiten zwischen Personen, von denen alle der Ansicht sind, dass sie die Interessen des Unternehmens vertreten?
Firmenpolitik ist kein Standard Projektmanagement-Prozess. Wenn die Politik jedoch beginnt, sich schädlich auf das Projekt auszuwirken, sollte diese Situation als ein Issue identifiziert werden, da die Lösung sich der Kontrolle des Projektteams entzieht. Sie können politische Probleme nicht mit einer Checkliste lösen. Politische Probleme sind menschen- und situationsbezogen. Was bei einem Mitarbeiter in einer Situation funktioniert, funktioniert bei einem anderen Mitarbeiter in derselben Situation nicht, weil Menschen und ihre Reaktionen verschieden sind. Wenn Sie das Problem als Issue deklarieren, bringt das Klarheit in die Situation und bezieht hoffentlich auch die richtigen Leute mit in die Lösung ein.
Projektmanager müssen im Allgemeinen gute Fähigkeiten im Identifizieren und Lösen von politischen Situationen entwickeln. Es gilt an drei Bereichen zu arbeiten.
Versuchen Sie, Situationen und Ereignisse zu erkennen, in denen Politik mit größter Wahrscheinlichkeit eine Rolle spielen wird. Dies kann Entscheidungspunkte, Wettstreit um Budgets und Ressourcen sowie die Festlegung der Projektleitung und der Prioritäten umfassen.
Seien Sie ganz allgemein offen und ehrlich im Umgang mit Menschen. Bringen Sie, wenn Sie eine Meinung oder eine Empfehlung äußern, Vor- und Nachteile zur Sprache, um anderen ein ausgewogenes Bild zu vermitteln. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Fakten von Ihren Ansichten trennen, so dass der andere den Unterschied erkennen kann. Sie sollten sich jederzeit um aktive Kommunikation mit allen Stakeholdern bemühen.
Wenn Sie ein ungutes Gefühl bei dem haben, was man von Ihnen verlangt, sollten Sie Ihren Sponsor oder Ihren Linienmanager hinzuziehen. Diese kennen sich in politischen Fragen oft besser aus und haben Positionen mit mehr Autorität, daher dürften sie in der Lage sein, Ihnen Ratschläge und Rückendeckung zu geben.
Wenn Sie sich mit deren Unterstützung wohl fühlen, wie Sie beeinflussen und wie die Dinge laufen, dann handhaben Sie die Firmenpolitik wahrscheinlich richtig. Wenn Sie sich schuldig fühlen, wie Sie die Leute behandeln, und wenn Sie über die Richtigkeit Ihrer Methoden grübeln müssen, dann üben Sie wohl die Schattenseite der Firmenpolitik aus.
