3.5 Arbeitsplan und Budget managemen / Personalmanagement

Managen von leistungsschwachen Mitarbeitern (3.5.P5)

Ein Problem, bei dem viele Projektmanager sich ewig unwohl fühlen, ist der Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern. Dies trifft besonders dann zu, wenn diese zwar den Erwartungen nicht entsprechen, aber doch nicht so stark davon abweichen, dass man sie entlassen sollte. Dennoch stehen Sie vor der Herausforderung, Ihr Team managen und Ihr Projekt erfolgreich abschließen zu müssen. Sie sollten folgende mögliche Ursachen für schwache Leistungen begutachten.

• Hat der Mitarbeiter die richtige Qualifikation und Erfahrung? Manchmal erbringen Mitarbeiter deswegen keine erwartungsgemäße Leistung, weil sie nicht die richtige Qualifikation für ihre Aufgabe besitzen. Sie beauftragen beispielsweise einen Mitarbeiter mit der Analyse für einen neuen Satz von Berichten, doch der Betreffende weiß nicht genau, wie man die richtigen Fragen stellt oder wie man ein Gespräch mit den Kunden gestaltet. Wenn jemand in diese Kategorie fällt, müssen Sie entscheiden, ob er die Aufgabe mit dem passenden Training bewältigen könnte, oder ob er ausgetauscht werden sollte.
  
  
• Kennt er Ihre Erwartungen? Wenn ein Mitarbeiter die richtigen Qualifikationen besitzt, müssen Sie sich fragen, ob er sich wirklich über die Erwartungen im Klaren ist. Wenn beispielsweise Teammitglieder eine Deadline überziehen, kommen sie hinterher manchmal zu Ihnen und sagen, sie seien nicht davon ausgegangen, dass die Arbeit zu dem Zeitpunkt fällig war. Wenn Unklarheit hinsichtlich der Erwartungen besteht, können Sie sich von den Mitarbeitern schriftlich bestätigen lassen, wie sie die Erwartungen für Lieferobjekte und Termine auffassen.
  
  
• Gibt es mildernde Umstände? Des Weiteren müssen Sie berücksichtigen, ob es irgendwelche beruflichen oder persönlichen Faktoren gibt, die die Leistung eines Mitarbeiters erklären können. Ein Mitglied Ihres Teams wird beispielsweise wohl kaum sehr motiviert für seine Arbeit sein, wenn sein Ehepartner schwer krank ist. Für diese Situationen mag es unter Umständen keine Lösungen geben, doch Sie sind schließlich dabei, die Gründe zu erforschen, weshalb bestimmte Mitarbeiter keine erwartungsgemäßen Leistungen erbringen. Wenn Sie eine Ursache finden, können Sie vielleicht darauf reagieren, oder sie zumindest zur Kenntnis nehmen.

Wenn die Mitarbeiter die richtigen Qualifikationen besitzen und die richtigen Erwartungen voraussetzen, sind die Alternativen des Projektmanagers eingeschränkt, und er gerät in den Bereich des Leistungsmanagements. Es ist durchaus möglich, dass manche Teammitglieder nie in der Lage sein werden, erwartungsgemäße Leistungen zu erbringen. Vielleicht wollen sie die Aufgabe gar nicht erfüllen, oder vielleicht sind sie ungeachtet des Trainings und der Unterstützung, die Sie ihnen bieten, nicht fähig, die Arbeit zu bewältigen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie an diesem Punkt angelangt sind, müssen Sie den zuständigen Linienmanager hinzuziehen, und in der Regel auch die Personalabteilung. Beide werden Ihnen eine Orientierung geben, welche Lösungsansätze verfügbar und im Rahmen Ihres Unternehmens akzeptabel sind.

Selbst wenn das Personal bei Ihnen ein Issue ist, können Sie Erfahrung aus Prozessen einsetzen, um die Probleme, auf die Sie stoßen, abzumildern. Wenn beispielsweise Mitarbeiter wichtige Liefertermine verpassen, laufen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach Gefahr, dass der Terminplan sich verzögert. Wenn Termine nicht eingehalten werden können, weil Teammitglieder mit anderweitiger Arbeit überlastet sind, ist dies ein Issue. Wenn die Mitarbeiter Termine überziehen, weil sie mehr Arbeit zu erledigen haben, als ihnen zugewiesen worden ist, funktioniert vielleicht einer Ihrer Prozesse zum Inhalts- und Umfangsmanagement nicht richtig. Wenn die Mitarbeiter Arbeit von ungenügendem Qualitätsniveau abliefern, müssen Sie unter Umständen Qualitätsmanagement betreiben, um Richtlinien vorzugeben, wie Lieferobjekte auszusehen haben und welches Qualitätsniveau erwünscht wird.

Es ist schwierig und frustrierend, mit Leuten zusammenzuarbeiten und sich auf Leute zu stützen, die die erwartete Leistung nicht erbringen. Nachdem Sie die Probleme begutachtet und versucht haben, die Ursache zu ermitteln, können Sie vielleicht entscheiden, ob es etwas gibt, was Sie als Projektmanager tun können, oder ob es ein Leistungsproblem gibt, auf das der Linienmanager aufmerksam gemacht werden muss.