3.5 Arbeitsplan und Budget managemen / Personalmanagement

Personalmanagement in einer Matrixorganisation (3.5.P4) 

Zu den frustrierenden Aspekten des Projektmanagements gehört die Tatsache, dass das Managen eines Projekts schwierig sein kann, wenn Sie keine formale Managementgewalt über die Mitglieder Ihres Teams haben. Organisatorisch gesehen operieren Sie, wenn Ihre Mitarbeiter nicht Ihnen als Linienmanager unterstehen, wahrscheinlich in einer Art Matrixstruktur. Die Matrix ist sehr effizient im Nutzen von Personalressourcen, doch für Projektmanager kann sie auch sehr problematisch sein.

Wie sollen Sie ohne die entsprechende Autorität die Teammitglieder für ihre Termine zur Verantwortung ziehen?

Was das Personal betrifft, so sollten Sie seine Arbeit am Projekt in seine Leistungsevaluation mit einfließen lassen, selbst wenn Sie nicht der Linienmanager des Teams sind. Dann können Sie die Mitarbeiter zur Verantwortung ziehen, indem Sie ihnen klar machen, dass Sie zu ihrer Evaluation ein Feedback über ihre Leistung beisteuern werden. Dies sollte auch der Linienmanager wiederholen und bestätigen.

Wenn Teammitglieder ihre Termine überziehen, müssen Sie natürlich auch versuchen, die Ursache dafür zu ermitteln. Wenn es beispielsweise an einem Mangel an Kompetenzen liegt, sollten Sie dies mit Training oder Ersatzpersonal beheben. Wenn es daran liegt, dass sie sich über Ihre Erwartungen nicht ganz im Klaren sind, werden Sie unter Umständen auch an sich selbst einiges ändern müssen.

Was das Prozessmanagement betrifft, so gibt es gewisse Projektmanagement-Techniken und -Prozesse, die Sie anwenden sollten. Wenn die Verfügbarkeit und die Leistung des Teams zweifelhaft sind, sollten Sie dies frühzeitig als Projektrisiko erfassen. Im Rahmen des Risikomanagements müssen Sie einen aktiven Plan erstellen, damit man sich um dieses Risiko kümmert. Wenn Mitarbeiter ihre Termine überziehen und Ihr Termin in Gefahr ist, müssen Sie dies unter Umständen als Issue betrachten und Issue Management betreiben. Während des Issue Managements müssen Sie wiederum nach der Ursache des Problems suchen und versuchen, es zu lösen.

Sorgen Sie darüber hinaus dafür, dass Ihre Teammitglieder aktive Kommunikation mit Ihnen betreiben. In vielen Fällen sind Sie nicht wegen der Tatsache an sich, dass Mitarbeiter ihre Termine überziehen, frustriert, sondern wegen der Tatsache, dass das Teammitglied dies Ihnen nicht im Voraus mitgeteilt hat. Wenn der Mitarbeiter aktiv kommuniziert, können Sie das Problem schon im Voraus erkennen, während Sie noch etwas unternehmen können. Wenn er den Termin einfach nicht einhält und keine Kommunikation betreibt, dann managt er die Erwartungen nicht so, wie er es tun sollte. Umgekehrt muss auch der Projektmanager aktive Kommunikation betreiben. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team und sorgen Sie dafür, dass die Mitglieder über Termine und Erwartungen Bescheid wissen. Betreiben Sie außerdem aktive Kommunikation mit den Linienmanagern und sorgen Sie dafür, dass diese es erfahren, wenn es Issues hinsichtlich der Leistung des Personals gibt oder Issues hinsichtlich der Notwendigkeit, Personal untereinander zu teilen.

Matrixmanagement umfasst einen komplizierten und heiklen Balanceakt zwischen Projektmanagern und Personalmanagern. Der Projektmanager hat in solchen Situationen in der Regel nur begrenzte Personalmanagementgewalt. Dennoch hat er die Möglichkeit, seine Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Es gibt viele Projektmanagement-Prozesse und -Techniken, die dabei hilfreich sein können. Verwenden Sie diese dazu, bei Bedarf Risiken und Issues zu erfassen und vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie den Projektsponsor mit einbeziehen. Der Sponsor kann Ihnen dabei helfen, die Dringlichkeit hervorzuheben und für Konzentration zu sorgen, und er kann auch seinen Einfluss auf die Linienmanager ausüben, damit Ihnen das Personal zur Verfügung gestellt wird, dass Sie zu Ihrem Erfolg benötigen.