3.5 Arbeitsplan und Budget managemen / Personalmanagement

Dieser Abschnitt enthält detaillierte Richtlinien zu Personalmanagementtechniken als Hilfe beim Projektplanmanagement. Hier konzentrieren wir uns auf personalbezogene Angelegenheiten, die sich negativ auf den Terminplan und das Budget auswirken können.

Greifen Sie ein Stimmungsproblem im Team an vielen Fronten an (3.5.P1)

Stimmungsprobleme treten nicht über Nacht auf, und können auch nicht über Nacht gelöst werden. Die Gesamtheit der Ursachen und Lösungen entziehen sich in der Regel zwar Ihrer Kontrolle, doch manche Dinge können Sie als Projektmanager durchaus kontrollieren. Unabhängig davon, wie viel Sie unternehmen können, wird sich die Gruppe schon besser fühlen, wenn sie wahrnimmt, dass Sie sich bemühen, zu helfen.

Um die Ursachen von Stimmungsproblemen zu ermitteln, sind Sie auf Feedback von der Gruppe angewiesen. Wenn Sie die Ursache einmal kennen, gibt es in der Regel vielerlei Möglichkeiten, Abhilfe zu schaffen. Im Folgenden sind einige Beispiele aufgeführt.

• Seien Sie ein guter Zuhörer. Sie werden feststellen, dass der simple Akt des Zuhörens die Stimmung der Mitarbeiter verbessern wird. Teilnahme und Empathie sind wichtige Resonanzen seitens des Projektmanagers, da sie zeigen, dass er zumindest die Probleme erkennt und sich dafür interessiert.
  
  
• Sagen Sie "Danke". Dies ist ganz ähnlich wie der Punkt "gut zuhören". Wenn Teammitglieder das Gefühl haben, dass der Projektmanager ihre Beiträge anerkennt, wird dies sehr dazu beitragen, dass sie zufriedener mit ihrer Situation sind.
  
  
• Verteilen Sie anspruchsvollere Aufgaben. Dies ist schwierig, da in den meisten Fällen Ihre Arbeit nun einmal feststeht und Sie deren Grundmerkmale nicht ändern können. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie tun können, um neue Herausforderungen einzubringen. Sie können beispielsweise die Mitarbeiter rotierend neue Funktionen übernehmen lassen. Wenn zwei Mitarbeiter schon längere Zeit dieselbe Aufgabe erledigen, lassen Sie sie miteinander tauschen. Dadurch erhält jeder die Gelegenheit, neue Kompetenzen zu erlernen und Expertise in neuen Bereichen zu erwerben, während Sie gleichzeitig mehr Reserve gewinnen. Sie können auch den Mitarbeitern mehr Verantwortung übertragen und beispielsweise neue Mitarbeiter das Budget für das Team managen lassen, Mitarbeitern die Leitung von Subteams anvertrauen, und neue Mitarbeiter die Arbeit von Auftragsnehmern managen lassen.
  
  
• Bieten Sie Gelegenheiten, neue Technologien zu erlernen. Sie können Mitarbeiter rotierend in neuen Technologien einsetzen, Mitarbeiter in ihren Funktionen rotieren lassen, damit sie neue Kompetenzen erlernen können, und Gelegenheit zu Training bieten.
  
  
• Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Sie sollten sicherstellen, dass die Mitarbeiter die mit ihren Aufgaben verbundenen Pflichten kennen und dass sie wissen, welche Tätigkeiten sie im Augenblick verrichten sollen und inwiefern ihre Beiträge dem gesamten Projekt zum Erfolg verhelfen.
  
  
• Bieten Sie mehr Flexibilität. Wenn Sie den Mitarbeitern mehr Selbstbestimmung über ihre Arbeit und ihr Leben zugestehen, kann dies die Stimmung verbessern. Zum Beispiel: 
  
  Bieten Sie den Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten, wie etwa vier Zehn-Stunden-Tage oder die Möglichkeit, je nach persönlicher Vorliebe früh oder spät zu arbeiten.
  
  Versuchen Sie, irgendeine Form von Telearbeit anzubieten. Fangen Sie mit ein bis zwei Tagen pro Woche an, vielleicht nur mit einer Auswahl an Testpersonen.
  
  
• Besorgen Sie die richtige Ausrüstung. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter die richtige Hardware und Software haben, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Es ist ganz besonders frustrierend, mit langsamen Geräten zu arbeiten, da Hardware doch so wenig kostet.
  
  
• Suchen Sie Gelegenheiten, sich zu amüsieren. Suchen Sie nach Gelegenheiten für gesellige Treffen, Pizzaessen, Geburtstagskuchen, etc..
  
  
• Fragen Sie die Angestellten nach ihren Meinungen und Ideen. Der Projektmanager sollte die Teammitglieder dazu ermutigen, sich zu engagieren und ihr Wissen über Arbeitsaufträge darzulegen. Wenn Teammitglieder das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen wertvoll sind, werden sie mit ihrer Situation zufriedener sein.

Schlechte Stimmung kann vielerlei Ursachen haben, und je nach Ursache kann die Stimmung auch auf vielerlei Art und Weise verbessert werden. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass das Team bei schlechter Stimmung schlechtere Leistungen erbringen wird. Daher sollten Projektmanager nach Stimmungsproblemen Ausschau halten und sich darum bemühen, eine gute Stimmung zu bewahren. Ungeachtet der Beschränkungen Ihrer Funktion gibt es immer irgendwelche Dinge, die Sie in der Hand haben, wie etwa zuzuhören und sich zu bedanken. Und vielleicht haben Sie auch noch weitere Möglichkeiten.