3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

Projektmanager müssen Termine setzen, auch wenn der Kunde dies nicht tut (3.2.P17)

Viele Projekte haben feste Abgabetermine die auf geschäftliche Zwänge, dem Wirtschaftsjahr oder der Beziehung mit anderen Projekten beruhen. Es gibt aber auch einige Projekte die keine von außen festgelegten Abgabetermine haben. Tatsache ist, dass der Sponsor das Projekt so früh wie möglich fertig gestellt haben möchte, ihm jedoch Gründe oder Argumente fehlen, warum er das eine Datum dem anderen vorzieht.

Jedes Projekt braucht per Definition einen Abgabetermin. Wenn Sie ein Projekt ohne festen Abgabetermin managen, ist es wichtig mit gemeinsam mit dem Projektteam einen Termin festzulegen. In diesen Fällen erstellen Sie immer noch eine Projektdefinition und einen Arbeitsplan, die auf einer guten Schätzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und dem benötigten Arbeitsaufwand beruhen. Beziehen Sie außerdem das Team in den Planungsprozess mit ein, damit jeder weiß, wofür Sie sich ins Zeug legen. Sobald das Team mit dem Zeitplan einverstanden ist, ist somit auch der Abgabetermin festgelegt, den Sie so eisern managen sollten als wäre Termindruck dahinter.

Ohne feste Termine wird ein Projektteam unfokussiert sein und die Arbeit wird letztlich viel länger als nötig dauern. Der Projektmanager sollte sich mit dem Projektteam auf einen vernünftigen Termin einigen und dann alle für die Einhaltung dieses Datums zur Verantwortung ziehen. Das erlaubt dem Team mit Sinn und Ziel zu arbeiten. Es garantiert auch, dass das Projekt nicht unendlich lange dauert. Selbst wenn für den Kunden die Fertigstellung des Projekts nicht dringend ist, sollten Sie dafür sorgen, dass das Projektteam diese Einstellung nicht teilt.