3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

Managen Sie die Arbeit grob und detailliert je nach Situation (3.2.P15)

Allen Managern gemeinsam sind die Pflichten des Personalmanagements und des Managens der Arbeit. (Wenn Sie keines von beiden tun, sind Sie nicht im eigentlichen Sinne ein Manager.) Alle Manager brauchen zeitgemäße, relevante und präzise Informationen, damit sie ihr Personal und die Arbeit effektiv managen können. Das Kunststück ist zu wissen, welche Informationen Sie benötigen, und wie detailliert diese sein müssen.

Manche Manager gehen nicht gerne ins Detail. Sie können vielleicht angeben, ob die Arbeit generell im Rahmen des Terminplans liegt, wissen aber in der Regel nicht, woran gerade gearbeitet wird. Das kann funktionieren. Gerne wirkt man jedoch schnell als distanziert und realitätsfern. In bestimmten Situationen müsste sich der Manager mit den Details eines Projekts befassen. Einerseits um zu erkennen, was vor sich geht und andererseits um Entscheidungen treffen zu können. Die einen können nicht und die anderen wollen nicht. Sie bleiben lieber beim ?großen Rahmen?, obwohl die Details ein einziges Chaos sind.

Man kann natürlich auch den Mitarbeitern ständig auf die Pelle rücken, sie fragen, wie es läuft, ihnen bei der Lösung kleinerer Probleme helfen und einen Teil ihrer Arbeit jemand anderem übertragen, wenn es danach aussieht, dass sie ein wenig im Rückstand sind. Auch diese Sorte Manager dürfte Ihnen wohlbekannt sein. Es handelt sich um die ?Mikromanager?. Tatsächlich verwenden sie so viel Zeit auf die Details, dass sie für alles doppelt so lange brauchen. Außerdem verursachen sie Frustrationen bei den Mitarbeitern, weil es scheint als würden sie ihnen nichts zutrauen.

Wegen dieser negativen Konnotationen fürchten viele Manager das Etikett "Mikromanager". In gewissen Situationen muss man jedoch tatsächlich sehr häufig Arbeit zuteilen und Feedback einholen. Dies trifft in der Regel dann zu, wenn Sie kurzfristig ?harte Brocken? zu erledigen haben, und es ist insbesondere dann wichtig, wenn Ihr Team Ihnen nicht das kurzfristige Feedback gibt, dass Sie benötigen, um zu wissen, wo genau das Projekt steht.

Ein guter Ansatz zum Managen des Arbeitspensums ist ein "Situationsmanager" zu sein. Das beinhaltet die Gesamtführung zu übernehmen und weder ein lockerer noch ein pedantischer Teamcoach zu sein, der jederzeit bereit ist Stolpersteine mit aus dem Weg zu räumen. Wenn das Projekt jedoch in Verzug oder an einen Punkt gerät, wo schnell gehandelt werden muss, müssen Sie rasch ins Detail gehen.

Ein Projektteam ohne festen Abgabetermin wird unfokussiert arbeiten und wird letztendlich mehr Zeit als nötig zur Ablieferung brauchen. Der Projektmanager sollte mit dem Team zusammen einen vernünftigen Abgabetermin festlegen und dann jeden für dieses Datum verantwortlich machen. Das erlaubt dem Team mit Sinn und Ziel zu arbeiten. Es garantiert auch, dass das Projekt nicht unendlich lange dauert. Auch wenn der Kunde keinerlei Sinn für Eile in Bezug auf das Projektende sieht, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Team diese Einstellung nicht teilt.

Projekte mit unrealistischen Abgabeterminen managen (3.2.P16)

Wenn Sie als Projektmanager mit einem Projekt betraut sind, das einen unrealistischen Abgabetermin mit sich bringt, sollten Sie zuallererst mit Ihrem Sponsor besprechen, welche Faktoren den Abgabetermin derart vorantreiben. Vielleicht wird der Termin von irgendeinem geschäftlichen Aspekt bestimmt. Vielleicht steht irgendein Ereignis bevor, das dieses Projekt unterstützen muss. Andererseits legen Manager manchmal auch willkürliche Endtermine fest, nur um ein, wie sie meinen, anzustrebendes Ziel zu setzen oder dem Dehnungsfaktor vorzubeugen. Das Wissen um den Grund für die Eile macht die Herausforderung für Sie zwar nicht einfacher, es könnte jedoch einfacher und motivierender für Sie und Ihr Team sein, wenn Sie den Grund für den eiligen Abgabetermin kennen.

Sobald Sie die Ursache für den Abgabetermin kennen, können Sie auch bestimmte Projektmanagement-Techniken anwenden, welche die Erfolgschancen erhöhen und zeigen, wie man mit Erwartungen umgehen kann.

• Versuchen Sie die Ressourcen zu erhöhen. Jedes Projekt erfordert einen gewissen Zeit- und Kostenaufwand, um die im Projektumfang vereinbarten Lieferobjekte zu schaffen. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Zeitaufwand nicht in Übereinstimmung mit Kosten und Umfang sind, sollten Sie mit Ihrem Sponsor über eine Erhöhung des Personals sprechen. Zwar wird eine Personalerhöhung auch die Kosten erhöhen, Sie werden damit jedoch den Abgabetermin einhalten können.
  
  
• Reduzieren Sie den Projektumfang. Sprechen Sie mit Ihrem Sponsor über eine Reduzierung des Projektumfangs. Sehen Sie sich um, ob es irgendwelche Merkmale oder Funktionen gibt, auf die dieser fürs Erste verzichten kann, so dass Sie das Projekt im Rahmen der festgelegten Abgabetermine abliefern können.
  
  
• Identifizieren und managen Sie den Abgabetermin wie ein Projektrisiko. Die Anwendung des Risikomanagements wird Ihnen helfen, schon früh im Projekt mit Erwartungen besser umzugehen und kann Möglichkeiten eröffnen Input und Ideen zu finden, wie man den Abgabetermin doch noch einhalten kann.
  
  
• Den Projektumfang mit Null Toleranz managen. Bei vielen Projekten wird mit einem knappen Abgabetermin begonnen und dann verschärft sich die Situation noch mehr, weil der Projektmanager den Projektumfang nicht effektiv managt. Ein diszipliniertes Management des Projektumfangs stellt sicher, dass nur das abgeliefert werden muss, was anfänglich zugesagt wurde und dass jegliche Änderungszusagen mit einer Erhöhung des Budgets und des Zeitaufwands einhergehen.
  
  
• Managen Sie den Arbeitsplan sorgfältig. In vielen Projekten geraten Sie zwar etwas in Verzug, sind jedoch zuversichtlich, dass Sie die Zeit später wieder aufholen werden. Wenn jedoch der Abgabetermin Ihres Projekts schon von Anfang an ein Risiko ist, müssen Sie den Arbeitsplan sehr sorgfältig managen. Sie haben keinen Spielraum für Fehler. Bei der Überprüfung des Arbeitsplans sollten Sie nicht eingehaltene Abgabetermine wie Issues behandeln und den Grund für den Zeitverzug herausfinden.
  
  
• Achten Sie auf Chancen, Ihre Prozesse zu verbessern. Zuletzt müssen Sie Ihren Arbeitsplan und Ihren Ansatz zur Projektdurchführung ehrlich begutachten. Besprechen Sie mit Ihrem Team, den Kunden und Ihrem Chef mögliche Wege, wie man das Projekt beschleunigen könnte. Das wird jedem das Gefühl geben an der Lösung beteiligt zu sein. Sie könnten etwa ?Joint Application Development (JAD)?-Sitzungen benutzen, um nötige Erfordernisse schneller zusammenzubekommen als es mit traditionellen Interviewtechniken möglich ist.
  

Auch wenn es Ihnen so erscheint als würden Sie für Ereignisse und Umstände verantwortlich gemacht, über die sie gar keine Kontrolle haben, haben Sie jedoch die Kontrolle über die Prozesse, die Sie einsetzen, um das Projekt zu managen. Zuerst sollten Sei den frühen Abgabetermin auszugleichen versuchen, indem Sie das Personal erhöhen oder den Projektumfang einschränken. An zweiter Stelle sollten Sie Risiko, Umfang und Arbeitsplan aktiv managen. Drittens sollten Sie zusammen mit Ihrem Chef, den Kunden und dem Projektteam Ideen und Techniken erarbeiten, die es Ihnen erlauben das Projekt früher abzuliefern als anfangs für möglich gehalten.