3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

3.2.P10 Meilensteine (3.2.P10)

Ein Meilenstein ist ein geplantes Ereignis, das die Fertigstellung eines größeren Lieferobjekts oder einen Satz zusammenhängender Lieferobjekte kennzeichnet. Ein Meilenstein hat per Definition keine Dauer und keinen Aufwand. Meilensteine sind für Projektmanager von Nutzen, weil mit ihnen überprüft werden kann, wo das Projekt steht und wie die weitere Zukunft aussieht. Im Einzelnen können Sie dabei folgendes unternehmen:

• Aktualisieren Sie den Arbeitsplan und überprüfen Sie, in welche Richtung das Gesamtbudget und die Termine tendieren.
  
  
• Überprüfen Sie die bisher geleistete Arbeit auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Der Kunde sollte jedes bisher abgegebene Lieferobjekt abgenommen haben.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass der Rest des Arbeitsplans alle noch offenen Vorgänge beinhaltet.
  
  
• Überprüfen Sie Aufwands-, Dauer- und Kostenschätzungen der noch offenen Vorgänge doppelt. Aufgrund der bisher geleisteten Arbeiten haben Sie ein besseres Gefühl, um eventuell noch Schätzungen für zukünftige Arbeitspakete zu korrigieren. Formulieren Sie ein Issue, wenn Ihr Budget oder der Abschlusstermin nicht eingehalten werden kann.
  
  
• Kommunizieren Sie über den Projektstatus gemäß Kommunikationsplan.
  
  
• Werten Sie die bereits im Risikoplan enthaltenen Risiken aus. Führen Sie eine neue Risikobeurteilung durch, um neue Risiken zu identifizieren.
  
  
• Führen Sie nachträglich alle weiteren Projektmanagement-Logbücher und Berichte auf.
  

Diese Tätigkeiten sollten Sie eigentlich regelmäßig ausführen, aber ein Meilensteindatum ist ein guter Zeitpunkt, um Unterlassenes nachzuholen, eine Standortbestimmung vorzunehmen und das weitere Vorgehen festzulegen.

Projekt-Audit (3.2.P11)

In vielen Fällen ist es sinnvoll, wenn unbeteiligte Experten von außen hinzugezogen werden, um die Projektmanagement-Prozesse und die bisherigen Ergebnisse zu überprüfen. Sowohl der Projektmanager wie auch der Linienmanager können ein Audit als Teil eines gesamten Qualitätsmanagement-Programms beantragen. In einigen Fällen, wie z.B. bei Regierungsprojekten, können wiederkehrende Audits Teil des Gesamtvertrages sein. Hier sollte ein externes Audit den Stakeholdern die Sicherheit geben, dass das Projekt effektiv durchgeführt wird. Das Audit stellt die Qualitätssicherung und die verwendeten Prozesse zur Herstellung der Lieferobjekte in den Mittelpunkt.

Wenn 'abgeschlossene' Tätigkeiten noch nicht wirklich abgeschlossen sind (3.2.P12)

 Vorgänge werden mitunter als abgeschlossen gemeldet, obwohl dies in Wirklichkeit noch nicht ganz der Fall ist.

Das kommt vor, wenn eine Tätigkeit gestern hätte fertig sein sollen und der Betreffende glaubt, dass ihm nur noch eine Stunde fehlt. Mitarbeiter sagen eher, etwas ist erledigt und beenden danach den Rest, als die Konsequenzen einer Verzugsmeldung auf sich zu nehmen.

Normalerweise ist das kein großes Thema. Es können daraus jedoch auch Probleme entstehen, wenn die nachfolgende Aufgabe nicht zeitgerecht begonnen werden kann, weil die 'abgeschlossene' Tätigkeit noch beendet werden muss.

Der gleiche Effekt kann entstehen, wenn ein Lieferobjekt zwar fertiggestellt ist, aber noch nicht abgenommen wurde und bei der Abnahme festgestellt wird, dass Nachbesserungen erforderlich sind.

Um hier Engpässe zu vermeiden, sehen Sie in Ihrem Arbeitsplan für die größeren Lieferobjekte Abnahmeprozesse vor und setzten Sie dafür entsprechende Zeiten ein. Danach kann das Lieferobjekt als abgeschlossen betrachtet werden, wobei es entweder abgenommen ist oder nicht. Wenn Ihre Teammitarbeiter den Begriff ?abgeschlossen? nicht sehr genau nehmen, sollten Sie diese dabei unterstützen und ihnen verständlich machen, warum sie den Stand ihrer Aufgabe genauer angeben müssen.