3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

Wer aktualisiert den Arbeitsplan? (3.2.P7)

In der Regel ist der Projektmanager für den Arbeitsplan verantwortlich und aktualisiert ihn auf wöchentlicher oder halbmonatlicher Basis. Oft ist er auch als Einziger dazu berechtigt, den Arbeitsplan im Nachhinein anzugleichen. Es gibt jedoch Alternativen, v.a. für größere Projekte.

In einigen Fällen überträgt der Projektmanager diese Aufgabe einem Teammitglied. In diesem Szenario melden ihm die Teammitarbeiter ihre abgeschlossenen Arbeitspakete. Bei offenen Vorgängen geben sie den Fertigstellungsgrad als Prozentsatz an oder passen den Endtermin entsprechend an. Sie können auch ihren bisherigen Stundenaufwand pro Tätigkeit eintragen. In den meisten Fällen dürfen sich jedoch Teammitglieder keine neuen Arbeitspakete zuweisen oder etwas am Arbeitsplan abändern. Nachdem alle ihren neusten Status dokumentiert haben, kann der Projektmanager den gesamten Projektstatus bewerten.

Bei sehr großen Projekten ist es üblich, dass eine oder mehrere Personen beauftragt werden, den Arbeitsplan im Namen des Projektmanagers zu verwalten. Sie sammeln die Informationen vom Projektteam ein und dokumentieren den aktuellen Status und die effektiven Arbeitsstunden. Sie erstellen für den Projektmanager Auswertungen und holen bei außergewöhnlichen Situationen zusätzliche Informationen bei den Teammitgliedern ein. Der Projektmanager verwendet all diese Daten für abschließende Analysen und Bewertungen. Das Wesentliche bei dieser Variante ist, dass die zusätzlichen Mitarbeiter in erster Linie Logistikarbeiten im Zusammenhang mit dem Projekt ausführen. Es bleibt weiterhin die Verantwortlichkeit des Projektmanagers, die Gesamtzusammenhänge zu überblicken und die richtigen Entscheidungen für einen erfolgreichen Projektabschluss zu treffen.

Seien Sie vorsichtig mit Fertigstellungsgraden (3.2.P8)

Die meisten Projektmanagement-Tools haben ein zusätzliches Feld, um einen Prozentsatz als Fertigstellungsgrad des jeweiligen Vorgangs zu erfassen. Zu Beginn steht er auf 0%, bei Abschluss der Tätigkeit beträgt er 100%. Bei den Zwischenstufen kann es jedoch kniffelig werden. Oberflächlich betrachtet würden Sie sagen, dass ein Vorgang mit geplanten 40 Stunden zu 50% fertig gestellt ist, wenn jemand bereits 20 Stunden dafür aufgewendet hat. Aber ist das so? Sie können nahe an der Fertigstellung sein oder genauso erst 10% der Lösung erreicht haben.

In vielen Fällen wird der Projektmanager auf seine Frage nach der Fertigstellung eine ungenaue Antwort erhalten. Wenn der Termin nicht eingehalten wurde, ist die übliche Antwort, dass die Arbeit zu 90% fertig sei. (In der ersten Woche ist der Vorgang zu 90% fertig, in der nächsten zu 95%, in der folgenden Woche 99%, dann .........).

Sie kommen besser an Ihre Informationen mit der Frage: ?Wann wird die Arbeit fertig??. Wenn eine Aktivität auf Freitag geplant ist und sie ist an diesem Tag nicht fertig, dann fragen Sie nicht nach dem Fertigstellungsgrad. Mit der Frage nach dem ?Wann?? bekommen Sie eine konkrete Aussage, die Sie in Ihren Arbeitsplan aufnehmen können und haben gleichzeitig die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter auf den neuen Termin zu verpflichten.

Fälligkeitsdatum (3.2.P9)

In vielen Organisationen basiert die Projektplanung auf Kosten, Aufwand und Dauer. Der tatsächliche Stundenaufwand pro Arbeitspaket wird jedoch selten erfasst. Wenn es für Ihre Organisation nicht wichtig ist, die effektiven Stunden zu verfolgen, sollte der Projektmanager besser sein Projekt auf Basis der Fertigstellungstermine überwachen. Nehmen Sie z.B. einen Vorgang, der mit 40 Stunden und einer Dauer von zwei Wochen eingeplant wurde. Wenn die Arbeit innerhalb der zwei Wochen abgeschlossen wurde, müssen Sie nicht unbedingt wissen, ob für die Arbeit effektiv 35 oder 50 Stunden aufgebracht wurden. Dies wäre nur wichtig, wenn ein Mehraufwand zu einer Terminüberschreitung bei einem anderen Vorgang geführt hätte. Der Stundenaufwand ist nur für die Arbeitsplanung wichtig, da er hilft, Fertigstellungstermine zu berechnen und die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen. Sobald jedoch die Arbeitspakete den Ressourcen zugewiesen wurden, ist der zeitgerechte Abschluss am wichtigsten.

Dabei gibt eine wichtige Ausnahme: Wenn eine Arbeit durch einen Mitarbeiter ausgeführt wird, den Sie auf Stundenbasis entschädigen, müssen Sie die geleisteten Stunden und das Fertigstellungsdatum überwachen. Jetzt interessiert es Sie, ob für die geplanten 40 Stunden z.B. 50 Stunden aufgewendet wurden, da dies mit Zusatzkosten für Ihr Projekt verbunden ist.