3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

Toleranzen (3.2.P5) 

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan überarbeiten, dann werden Sie nicht auf die Minute oder auf den Euro genau sein. Sie werden auch nicht viel Aufhebens machen, wenn der Termin eines Vorgangs um einen Tag überschritten wurde. Ihr Kunde erwartet keinen derartigen Genauigkeitsgrad und sie wollen auch nicht den Projektfortschritt auf Stunden-Basis erfassen. Als Projektmanager sollten Sie für Ihr Projekt ein Gefühl für Toleranzgrenzen entwickeln. Müssen Sie es beispielsweise als Risiko ansehen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Budget um 1.000 Euro überzogen ist? Müssen Sie Ihren Kunden informieren? Das hängt von Ihrem Toleranzniveau ab. Bei einem Budget von 10.000 Euro sollten Sie vielleicht daran denken, weil jetzt die Budgetüberschreitung 10% ausmacht. Wenn Ihr Projekt-Budget eine Million Dollar beträgt, dann sind 10.000 Euro nicht übermäßig viel. (Sie wären jedoch ein Held, wenn Sie dieses Projekt mit einer Budgetüberschreitung von nur 1.000 Euro ablieferten.)

Nutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand und versuchen Sie, mit Ihrem Kunden vernünftige Toleranzgrenzen für Budget und Termine herauszufinden.

Earned Value - Methode (3.2.P5)

Projekte werden nie genau nach Plan abgewickelt werden können, vor allem große nicht. Einige Vorgänge werden früher fertig sein, andere später. Oftmals ist es für Sie nicht einfach, zu wissen, ob Sie im Zeitplan liegen oder nicht oder ob Sie über oder unter dem Budget liegen. Ein einfaches Beispiel: Sie haben ein sechsmonatiges Projekt und drei Monate sind abgelaufen. Ihr Arbeitsplan besagt, dass Sie 50% Ihres Budgets verbraucht haben sollen, in Wirklichkeit sind Sie bereits bei 65% angelangt. Sind hier Probleme vorhanden?

Das kann sein, muss aber nicht. Wenn Sie erst die Hälfte der Arbeit erledigt haben, könnten Sie ein Problem haben. Aber was ist, wenn Sie bereits dem Zeitplan voraus sind? Wenn Sie im Zeitplan voraus sind, was bedeuten dann die 65%? Wenn Sie bereits 90% der Aufgaben abgeschlossen haben, dann sind 65% eine ziemlich gute Leistung.

Hier setzt die Earned Value ? Methode an. Earned Value ist eine Methode zur Bestimmung des Fortschritts eines Projekts. Sie umfasst einen Satz Techniken, die in den 60er-Jahren vom amerikanischen Verteidigungsministerium entwickelt wurden, um den Stand eines Projekts objektiv auf Basis von Budget und Terminplan zu messen. Für weitere Informationen siehe ?3.2.2 Arbeitsplan und Budget managen / Earned Value?.

Widerstand gegen die Projektplanung (3.2.P6)

Die Definition eines Projekts und das Erstellen des Arbeitsplans ist eine Sache. Die andere ist das effektive Management des Projekts, nachdem die Definition und der Plan aufgestellt worden sind. Wenn Sie den Plan und die Arbeitsanweisungen einfach den Beteiligten übergeben könnten und jeder seine Aufgaben zeitgerecht erfüllen würde, dann wäre Ihr Leben als Projektmanager wesentlich einfacher. Die Prozesse der Teamführung und das Management des Arbeitsplans werden jedoch infolge menschlicher Einflüsse kompliziert. Um zu wissen, wie das Projekt voranschreitet und ob es im Plan liegt, sind Kontrollen erforderlich. Sie werden Ihre Leute befragen müssen, wo sie stehen. Sie werden Statusberichte von ihnen verlangen oder Statussitzungen mit ihnen abhalten müssen. Sie werden Statistiken über abgeschlossene Arbeitspakete, Vorgänge in Arbeit oder noch nicht gestartete Vorgänge im Nachhinein dokumentieren müssen. Diese Tätigkeiten gehören zum Projektmanagement-Prozess. Ihre Leute werden jedoch nicht immer positiv auf diese Prozesse reagieren, da sie bei ihnen eine Reihe von Vorstellungen auslösen können:

• Sie glauben, diese Prozesse seien hinderlich und würden sie von der Fertigstellung ihrer Lieferobjekte abhalten.
  
  
• Sie können das Gefühl haben, bestraft zu werden, wenn sie eine schlechte Nachricht bringen oder etwas falsch gemacht haben.
  
  
• Sie glauben vielleicht nicht daran, dass die Projektmanagement-Prozesse Erfolg versprechen.
  
  
• Sie haben vielleicht eine normale menschliche Abneigung gegen Prozesse, die nach Kontrolle aussehen.
  
  
• Die Prozesse sind vielleicht nicht vollständig oder nicht ganz sinnvoll.
  
  
• Sie können das Gefühl haben, der Projektmanager befolge die Prozeduren selber nicht.
  
  
• Sie sehen vielleicht, dass andere die Prozesse ohne Konsequenzen umgehen.
  

Wenn Sie diese normalen menschlichen Tendenzen erkennen, können Sie Projektmanagement- Prozesse entwickeln, die für Ihr Projekt angemessen sind. Wichtig ist jedoch, dass Sie über diese Prozesse wirksam kommunizieren, einschließlich des Gesamtnutzens für das Projekt. Nachdem Sie die Prozesse einmal mit Ihrem Team vereinbart haben, müssen Sie sie auch konsequent anwenden.