3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken

Techniken, um ein Projekt wieder in den Zeitplan zu bringen (3.2.P1)

Die Tatsache, dass Sie ein Projekt regelmäßig überwachen, bedeutet nicht, dass nicht auch einmal Termine überschritten werden. Das Management von Arbeitsplänen bringt den Vorteil, dass Sie es sehr schnell wissen, wenn Sie sich über den Endtermin hinausbewegen. Dies gibt Ihnen die Gelegenheit, aktive Maßnahmen zu ergreifen, um wieder in den Zeitplan zu kommen. Das ist keine einfache Aufgabe. Es gibt jedoch einige Techniken, die dafür angewendet werden können. Siehe unter 3.2.3 für Techniken, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Techniken um ein Projekt wieder ins Budget zu bringen (3.2.P2)

Mit Planungsschwierigkeiten treten vielfach auch Budgetprobleme auf. Wenn Sie Ihre Kosten regelmäßig überwachen, sollten Sie negative Trends sehr rasch erkennen können. Dieser Kontrollprozess ist etwas schwieriger als die Überwachung des Zeitplans, weil finanzielle Informationen aus einer Vielzahl von Gründen weniger erfolgversprechend aussehen können. Bei der Terminplanung wissen Sie sofort, wenn ein Endtermin überschritten wird. Beim Budget ist das nicht so. Ein Grund dafür ist, dass Sie Ihr Geld selten in gleichbleibenden Beträgen ausgeben. Siehe unter 3.2.4 für Techniken, um das Budget wieder in den Griff zu kriegen.

Stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgabe genau kennt (3.2.P3)

Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagers ist das Erteilen von Arbeitsaufträgen an das Team. Dabei können bei den Betroffenen Unklarheiten entstehen, was genau zu tun ist und wer welche Verantwortlichkeiten hat. Dies führt zu Unsicherheiten im Team und kann der Auslöser für Verspätungen sein. Mit einer solchen Situation können auch Sie schon konfrontiert worden sein, z.B. wenn Sie einen Mitarbeiter nach dem Status eines Arbeitspakets gefragt haben und er Ihnen geantwortet hat, er habe gar nicht realisiert, dass er einen Arbeitsauftrag erhalten hat. Um zu überprüfen, ob Ihre Aufträge klar angekommen sind, können Sie z.B. Ihre Mitarbeiter nach den Arbeitspaketen fragen, für die sie in den nächsten zwei Wochen verantwortlich sind. Dies bedeutet nicht, dass Sie das jede Woche mit jedermann tun müssen. Es kann jedoch nützlich sein, wenn Sie zwischendurch oder vor Fälligkeit eines kritischen Vorgangs eine solche Frage stellen. Wenn Sie unerwartete Antworten erhalten, dann sollten Sie an sich arbeiten, um in Zukunft klarer und präziser zu formulieren.

Wenn Teammitglieder ihre Arbeit genau kennen, sie jedoch nicht termingerecht erledigen, liegt das Problem vielleicht in der Leistungsfähigkeit. Wenn sie Ihnen die falsche Arbeit rechtzeitig abliefern, haben Sie ebenfalls ein Problem. Nur: wenn Teammitglieder sich nicht darüber im Klaren sind, welche Arbeit ihnen aufgetragen worden ist, und zu welchem Datum sie fällig ist, dann hat möglicherweise der Projektmanager ein Kommunikationsproblem. Wenn Sie Teammitgliedern Arbeit zuweisen, müssen Sie in aller Deutlichkeit folgende Angaben machen:

• Name des Arbeitspakt (Aktivität), vom Arbeitsplan
  
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• Eine Erklärung, wenn nötig, eine Erklärung was die Arbeit beinhaltet.
  
  
• Anfangs- und Endtermin. Der Projektmanager muss deutlich sagen, wann der Vorgang beginnen kann (wahrscheinlich unverzüglich), und wann er abgeschlossen sein muss. Wenn ein Teammitglied den Termin nicht einhalten kann, muss er oder sie den Projektmanager umgehend davon in Kenntnis setzen.
  
  
• Geschätzter Stundenaufwand (optional). Der Projektmanager sollte den geschätzten Stundenaufwand zur Fertigstellung der Aktivität kommunizieren. Das ist gewöhnlich zweitrangig im Vergleich zur Wichtigkeit des Abgabetermins. Wenn der Mitarbeiter die Aktivitäten nicht innerhalb des geschätzten Stundenaufwands erledigen kann, muss er den Projektmanager schnellstmöglich darüber informieren. Bei den meisten Projekten ist es allerdings nicht so wichtig, ob die Arbeit mehr oder weniger die eigentlichen Stunden eingenommen hat, solange die Aktivität innerhalb des Zeitplans fertig gestellt wurde.
  
  
• Geschätzte Kosten (optional). Wenn ein Mitarbeiter bei seiner Arbeit nicht innerhalb der Kostenschätzung bleiben kann, muss er den Projektmanager auch davon schnellstmöglich in Kenntnis setzen. Wenn die Aktivität lediglich Personalkosten beinhaltet, führt das unmittelbar zu einem Plus an Personalstunden. Wenn nun Sachkosten oder externe Beraterkosten in der Aktivität mit eingesetzt sind, wird das Budget wahrscheinlich überschritten.
  
  
• Lieferobjekt. Die Teammitglieder müssen wissen, welche Lieferobjekte oder Arbeitskomponenten (ein Bestandteil eines größeren Lieferobjekts) von ihnen erwartet werden. Wenn es Qualitätskriterien zu erfüllen gilt, sollten sich die Teammitglieder über diese Qualitätsanforderungen im Klaren sein.
  
  
• Abhängigkeiten. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter seine Beziehung zu anderen Aktivitäten kennt ? diejenigen, die darauf warten, dass seine fertig sind oder diejenigen, die fertig sein müssen, damit seine beginnen könne
  
  
• Weitere Arbeitskräfte. Wenn eine Vielzahl von Personen an der gleichen Aktivität arbeitet, müssen alle wissen, wer ihre Teammitglieder sind und wer die Gesamtverantwortung für die Aktivität trägt.