3.2.4 Arbeitsplan und Budget managen / Budgetprobleme lösen

Übersicht (3.2.4.P1)

Projektmanager müssen bei ihrem Projekt den Terminplan und die Kosten managen. Der Sponsor hat sich bereiterklärt, für eine bestimmte Lösung einen bestimmten Betrag zu bezahlen. Wenn die Lösung am Ende mehr kostet als vorhergesehen, kann die Lösung nach geschäftlichen Gesichtspunkten nach wie vor sinnvoll sein. Sie kann ihren Sinn aber auch verloren haben.

Das Budgetmanagement unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen erheblich. In manchen Unternehmen ist das Projektbudget früh festgelegt, so dass die Projektmanager weniger flexibel sind, wenn es um Änderungen des Budgets geht. Nachdem das Budget festgelegt ist, ist eine spätere Erhöhung wegen mehr Arbeit und höherer Kosten sehr arbeitsintensiv. In ebenso vielen Unternehmen oder vielleicht auch mehr hat das Budget für den Projektmanager keinerlei Bedeutung. In diesen Unternehmen werden üblicherweise interne Ressourcen für das Projekt verwendet, so dass das Managen der Projektkosten nicht organisiert ist. Diese Projektmanager versuchen den Zeitplan einzuhalten, um den Abgabetermin zu erfüllen, die Einschätzung oder das Management der Projektkosten liegt jedoch nicht in ihrer Verantwortung

Wenn Sie die Kosten regelmäßig kontrollieren, sollten Sie sehr schnell erkennen, ob Sie dabei sind, Ihr Budget zu überziehen. Dieser Kontrollprozess ist etwas schwieriger als das Managen des Terminplans, da es eine Vielzahl an Gründen dafür geben kann, dass Ihre Informationen über die Finanzen nicht sonderlich gut oder exakt sind. Im Umgang mit dem Terminplan erkennen Sie sofort, ob Sie einen Termin überzogen haben. Beim Budget erkennen Sie es unter Umständen nicht immer. Erstens geben Sie das Geld nur selten in konstantem Rhythmus aus. Daher müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Ausgaben Sie für einen bestimmten Zeitraum eingeplant haben, sowie welche Ausgaben tatsächlich angefallen sind. In den meisten Unternehmen gehen darüber hinaus Informationen über die Finanzen mit einer zeitlichen Verzögerung ein. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie den finanziellen Stand Ihres Projekts in einem bestimmten Monat erst in der zweiten Woche des Folgemonats erfahren, wenn die Budgetberichte veröffentlicht werden.

Ein weiteres Problem ist das Timing. Sie müssen wissen, welchem Zeitpunkt Sie Ausgaben zurechnen. Sie können eine Ausgabe ab dem Erhalt einer Rechnung ansetzen, oder vielleicht erst ab dem Zeitpunkt, da Sie eine Rechnung bezahlen, was unter Umständen viel später erfolgt. Wenn Ihr Unternehmen mit einer Bestellabwicklung arbeitet, kann Ihr Projekt sogar bei der Aufgabe der Bestellungen mit einer Projekt-Gebühr belastet werden, selbst wenn die eigentliche Rechnung erst Wochen später bezahlt wird. Dies kann, je nach Beschaffenheit Ihres Budgets, dazu führen, dass Ausgaben vorzeitig anfallen. So wird leicht der Eindruck erweckt, dass Sie im Begriff sind Ihr Budget zu überziehen, obwohl dies gar nicht der Fall ist. Die Ausgaben fallen in Ihrem Budget lediglich früher als geplant an.

Ein weiteres potentielles Budgetproblem ist, dass Kosten aus Versehen dem falschen Projekt zugerechnet werden. Sobald dem Projektmanager die neuesten Budgetzahlen vorliegen, sollte seine erste Aufgabe sein, die Details auf Richtigkeit zu überprüfen. Dazu muss der Projektmanager (oder ein Vertreter) jeden Einzelposten überprüfen. In Abhängigkeit davon, wer ihre Finanzen führt, gibt es viele Möglichkeiten Ihrem Projekt falsche Kosten zuzuordnen. Sie können eine unübertreffliche Abrechnungs-Software haben, wenn jemand einen falschen Projektcode eingibt, bezahlen sie die Ausgaben für das Projekt eines anderen. Diese Aufräumarbeiten sind normalerweise nicht sehr zeitaufwändig, wenn Sie diese jeden Monat durchführen. In den meisten Unternehmen kann der Projektmanager die Korrektur einem Buchhaltungsangestellten übergeben. Der Projektmanager muss sich dann nur noch vergewissern, dass die Kosten im nächsten Monat entsprechend gutgeschrieben sind.

Natürlich kann es auch vorkommen, dass Ihre Projektausgaben bei einem anderen Projekt landen. Wenn Sie also wissen, dass bei Ihnen bestimmte Ausgaben fehlen, die Sie in Ihrem Projekt erwarten, ist es wichtig, dass die Buchhaltung auch diesem Fall nachgeht. Wenn Sie einfach annehmen, dass diese Kosten in Ihrem Projekt nicht fällig werden, steht Ihnen unter Umständen zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt eine Überraschung bevor, wenn der andere Projektmanager entdeckt, dass die Kostenpunkte nicht zu seinem Projekt gehören.

Nachdem Sie dies das Budget geprüft haben und Sie trotzdem das Gefühl haben, dass Ihr Projekt dabei ist, das Budget zu überziehen, müssen Sie zuerst die Ursache finden. Danach werden Sie eine viel bessere Vorstellung davon haben, welche Alternativen Ihnen offen stehen um wieder auf den richtigen Weg zu gelangen. Es gibt eine Reihe von Techniken, die sie anwenden können, um die Ausgaben einzuschränken, damit Sie sich wieder im Rahmen Ihres Budgets bewegen.

Unbezahlte Überstunden (3.2.4.P2) 

Diese Option macht sich die Situation zunutze, dass den Mitarbeitern Überstunden nicht bezahlt werden. Darauf wird gewöhnlich als erstes zurückgegriffen, und ein Team kann sich unter Umständen zu Überstunden aufraffen, um ein Projekt kurzfristig wieder in Einklang mit dem Budget zu bringen. Die Logik dahinter ist die, dass Sie zum selben Preis mehr Arbeit erledigt bekommen, da Sie Ihre internen Arbeitskräfte für die Überstunden nicht bezahlen müssen. Wenn es auf das Ende des Projekts zugeht, können Sie nach dessen Abschluss unter Umständen bezahlte Freizeit gewähren. Auf die Dauer ist dies jedoch gewöhnlich keine gute Lösung.

Arbeitskräfte austauschen (3.2.4.P3) 

Falls Sie Gefahr laufen Ihre Termine zu überziehen, ist es unter Umständen in Ihrem Interesse, Arbeitskräfte durch andere zu ersetzen, um Ihr Projekt wieder mit dem Terminplan in Einklang zu bringen. In diesem Fall ist es normalerweise hilfreich, unerfahrene und weniger produktive Arbeitskräfte durch andere zu ersetzen, die produktiver sind und mehr Erfahrung haben. Wenn es in Ihrer Situation jedoch um eine Budget-Überziehung geht, ist Ihr Interesse anders gelagert. Sie müssen unter Umständen zusehen, ob es kostengünstigere Arbeitskräfte gibt, die anstelle der besser bezahlten in den Vorgängen eingesetzt werden können. Wenn die Eindämmung von Kosten Priorität vor den Terminen hat, können Sie es sogar in Kauf nehmen, dass die Arbeit länger dauert, wenn sie dadurch letztendlich erfolgreich und kostengünstiger abgeschlossen werden kann. Diese Technik können Sie unter Umständen auch einsetzen, um teurere externe Arbeitskräfte durch günstigeres internes Personal zu ersetzen.

Nicht-personale Kosten eliminieren oder ersetzen (3.2.4.P4) 

Ebenso wie für die Mitarbeiter gilt auch für die Materialien, die Zulieferungen oder Dienstleistungen, dass Sie die Möglichkeit haben, günstigere Alternativen zu wählen als ursprünglich im Budget vorgesehen. So können Sie beispielsweise Geschäftsreisende auffordern, in günstigen Hotelketten abzusteigen anstatt in teureren Unterkünften. Sie können zusehen, ob Ihre Team-Mitglieder nicht eine bereits vorhandene, qualitativ verbesserte Hardware statt neuer Maschinen benutzen können. Sie können formale Schulungen durch günstigere computergestützte Schulungsprogramme oder Teambetreuung ersetzen. Sie werden unter Umständen nur eine Person statt der eigentlich vorgesehenen zwei Personen auf eine Geschäftsreise schicken können. In jedem dieser Fälle bemühen Sie sich, die ursprünglichen Bedürfnisse zu befriedigen, wobei Sie jedoch auf eine kostengünstigere Alternative zurückgreifen.

»Null Toleranz« bei Umfangsänderungen (3.2.4.P5) 

Diese Technik kann angewendet werden, um ein Projekt zu sanieren, das seine Termine überschritten oder sein Budget überzogen hat. Viele Projekte beginnen, ihr Budget zu überziehen, weil sie mehr leisten als nur die Arbeit, zu der sie sich ursprünglich verpflichtet haben. Das kann das Ergebnis eines mangelhaften Änderungsmanagements sein, oder es könnte daran liegen, dass kleine Änderungen sozusagen »am Radar vorbei« eingefügt werden. Wenn jedoch das Risiko besteht, dass Sie Ihren Termin überschreiten, muss der Projektmanager gemeinsam mit dem Kunden und den Team-Mitgliedern gewährleisten, dass absolut keine nicht eingeplante Arbeit verlangt oder erledigt wird ? selbst wenn es nur um eine einzige Stunde geht. Die gesamte Energie sollte darauf verwendet werden, die Kosten zu reduzieren und nur die Kernarbeit zu erledigen, auf die man sich geeinigt hat.

Vom Sicherheits-Budget Gebrauch machen (falls vorhanden) (3.2.4.P6) 

Wenn Sie Glück haben, beinhaltet Ihr ursprüngliches Budget einen Betrag für unvorhergesehene Fälle, um die Ungewissheit und die Risiken auszugleichen, die mit Ihrer Schätzung verbunden sind. Es ist beispielsweise nicht ungewöhnlich, dass ein Projekt einen Sicherheitsbetrag von 10 % beinhaltet. Dieser Betrag existiert separat neben dem eigentlichen Budget des Projekts. Wenn es Ihnen gelingt, ihr Projekt im Rahmen seines ursprünglichen Budgets abzuschließen, sollte dem Unternehmen der gesamte Sicherheitsbetrag zurückgezahlt werden. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Budget-Überziehung an Aufgaben liegt, die teurer sind als ursprünglich veranschlagt, können Sie das Sicherheits-Budget in Anspruch nehmen. Vergewissern Sie sich in diesem Fall, dass Ihre Sponsoren und Stakeholder darüber informiert sind. So können Sie die Erwartungen hinsichtlich der verbleibenden Summe, die für unvorhergesehene Fälle eingeplant war, aktiv managen.

Prozesse verbessern (3.2.4.P7) 

Es können Kostenüberschreitungen auftreten, die durch unzulängliche interne Prozesse verursacht werden. Holen Sie das Feedback der Team-Mitglieder ein und suchen Sie nach Mitteln zur Rationalisierung der Prozesse, die intern in der Macht Ihres Teams liegen. Wenn externe Prozesse mit kostenmäßigen Implikationen verbunden sind, versuchen Sie Änderungen an den Prozessen auszuhandeln, die in dem Maße wie Sie fortschreiten oder aber zumindest vorläufig vorgenommen werden.

Mitarbeiter zur Budgeteinhaltung verpflichten (3.2.4.P8) 

Arbeiten Sie gemeinsam mit den Team-Mitgliedern an einer Auswertung der künftigen Arbeit, überprüfen Sie nochmals die Schätzungen und gewinnen Sie das Engagement des Teams, die Arbeit im Rahmen des Budgets zu erledigen.

Externe Verträge neu ausschreiben oder verhandeln (3.2.4.P9)

In früheren Techniken (oben) haben Sie Möglichkeiten begutachtet, Personal zu ersetzen und Rechnungsposten, die keine Arbeitskosten darstellen, zu eliminieren oder auszutauschen. Externes Personal muss jedoch unter Umständen gar nicht ausgetauscht oder ersetzt werden. Vielleicht besteht die Möglichkeit, den Prozess und die Bedingungen neu auszuhandeln. Wenn Sie Personal unter Vertrag haben, können Sie vielleicht ein niedrigeres Honorar aushandeln. Vielleicht gibt sich Ihr Software-Zulieferer auch mit weniger Geld für sein Produkt zufrieden. Sie sollten Ihre gesamten externen Kosten dahingehend prüfen, wo Sie Einsparungen vornehmen könnten. In vielen Fällen wird der Zulieferer bereit sein, für niedrigere Preise mit Ihnen zusammenzuarbeiten ? insbesondere dann, wenn die Alternative die ist, dass Sie auf seine Produkte oder Dienstleistungen gänzlich verzichten. In manchen Fällen jedoch ist der Zulieferer bereit, für den einen Vorteil auf einen anderen Vorteil zu verzichten. Vielleicht wird beispielsweise ein Auftragnehmer im Austausch für mehr Arbeitsstunden seinen Tarif herabsetzen, oder ein Zulieferer nimmt weniger Geld im Austausch für einen früheren Zahlungstermin. Je höher der Wert Ihrer externer Verträge ist, desto mehr Flexibilität besitzen Sie beim Aushandeln unterschiedlicher Bedingungen. Unter Umständen gelingt es Ihnen nicht, bessere Bedingungen auszuhandeln. Wenn Sie jedoch dabei sind, dass Budget zu überziehen, insbesondere in einem großen Projekt, sollten Sie alle Zulieferer auf potentielle Kosteneinsparungen hin prüfen.

Arbeitsumfang reduzieren (3.2.4.P10) 

Vielfach besteht auch die Option, dass nach einer Begutachtung der noch zu erledigenden Arbeit mit dem Kunden darüber verhandelt werden kann, dass ein Teil davon aus dem Projekt ausgeklammert werden soll. Falls die gesamte verbleibende Arbeit wesentlich für die Lösung ist, wird man dies als letzten Ausweg möglicherweise dennoch erörtern müssen. Vielleicht besteht eine Möglichkeit, das Projekt im Rahmen des Budgets, allerdings mit weniger als 100 %iger Funktionalität, abzuschließen und dann ein Folgeprojekt durchzuführen, um den Rest der angeforderten Arbeit zu beendigen.