3.2.1 Arbeitsplan und Budget managen / Aktivitätspunkte

Übersicht (3.2.1.P1)

Aktivitätspunkte sind Arbeiten, die ad hoc, beispielsweise während Sitzungen oder als Nebenprodukt während der Arbeit entstehen. Sie können von Natur aus kaum im Voraus geplant werden. Sie werden einem Projektmitarbeiter zur späteren Erledigung zugeordnet, da im Moment das erforderliche Know-how oder die Zeit fehlt.

Aktivitätspunkte haben oft administrativen Charakter, können aber auch in einer anderen Form erheblichen Arbeitaufwand verursachen. Sie haben jedoch nicht die Bedeutung, dass wegen ihnen die Projektdefinition abgeändert werden muss. Sie müssen jedoch bis zu ihrem Abschluss überwacht werden. Dazu gehören z.B. der Versand spezieller Dokumentationen, die Einberufung einer Sitzung oder die Planung einer neuen Aufgabe.

Manchmal wird ein Aktivitätspunkt eröffnet, um einen Bereich zu untersuchen, in dem ein Problem vermutet wird. Aus dieser Sicht heraus können sich Aktivitätspunkte mit Issues vermischen. Dies sollten Sie jedoch nicht zulassen. Ein Issue ist ein Problem, das eine schädliche Wirkung auf das Projekt hat, wenn es ungelöst bleibt. Ein Aktivitätspunkt kann zur Aufdeckung eines Issues oder eines Risikos (ein mögliches Issue in der Zukunft) führen, aber der Aktivitätspunkt selbst ist noch kein Issue.

Es gibt zwei Vorgehensweisen, um Aktivitätspunkte zu behandeln. Am besten dokumentiert man sie im Arbeitsplan als Arbeitspaket und teilt ihnen einen Verantwortlichen und einen Endtermin zu. Damit kommen sie ?in einen gemeinsamen Topf? und werden danach vom Projektmanager wie jede andere Tätigkeit auch behandelt.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Aktivitätspunkte in einem eigenen Logbuch aufzuführen. Bei diesem Vorgehen können die Aktivitätspunkte identifiziert, dokumentiert, einer Person zugeordnet und wie folgt abgehandelt werden:

1. Aktivitätspunkte können von jedem im Projektteam eingebracht werden. Sie entstehen häufig aus der Interaktion zwischen Teammitgliedern heraus, v.a. bei Statussitzungen.
   
   
2. Der Projektmanager oder die beauftragte Person dokumentiert den Aktivitätspunkt im Logbuch. Damit behält er die Aufmerksamkeit und wird auch sicher erledigt.
   
   
3. Der Projektmanager oder die beauftragte Person weist den Aktivitätspunkt einem Projektmitarbeiter zu, der die Verantwortlichkeit für die Durchführung übernimmt. Seine Aufwandsschätzung wird im Logbuch dokumentiert.
   
   
4. Ein Fertigstellungstermin sollte ebenfalls im Logbuch aufgeführt werden.
   
   
5. Wenn die Durchführung eines Aktivitätspunktes mehr Arbeit als geplant verlangt, muss der Projektmanager darüber informiert werden.
   
   
6. Das Logbuch sollte regelmäßig in den Teamsitzungen überprüft werden, um die erledigten Punkte erfolgreich abzuschließen.
   

Ein eigenes Logbuch macht nur Sinn, wenn die Arbeitsaktivitäten einen Aufwand von ein oder zwei Stunden haben. Wenn der Arbeitsaufwand also alles andere als trivial (ein oder zwei Stunden) ist, sollte der Projektmanager die Aktivitäten im Projektplan aufführen und nicht in einem eigenen Logbuch. Denken Sie daran, dass auch die Mitarbeiter voll beschäftigt sind (sein sollten). Wenn Mitarbeitern Aktivitätspunkte zugeteilt werden, die mehr als zwei Stunden in Anspruch nehmen, kann dies eine negative Auswirkung auf ihnen vorher zugewiesene Arbeit haben. Mit der Aufnahme des Aktivitätspunkts im Arbeitsplan, kann der Projektmanager sehen, ob sich diese zusätzliche Arbeit nachteilig auswirkt.

Aktivitätspunkte sind normalerweise zeitempfindlich. Der Projektmanager (oder die beauftragte Person) müssen daher jedem Aktivitätspunkt nachgehen, um seine Erledigung sicherzustellen. Wenn ein Aktivitätspunkt nicht innerhalb einer vernünftigen Zeit abgeschlossen wird, sollte er wieder gestrichen werden.

Ein Logbuch für Aktivitätspunkte finden Sie in den Vorlagen