3.1 Arbeitsplan und Budget managen / Prozess

(3.1.P1)

Beim Erstellen des Arbeitsplans müssen Sie gute Arbeit leisten, damit sie sichergehen können, dass sie einen klaren Weg hin zum Abschluss des Projekts vor sich haben. Wenn Sie den Arbeitsplan erst einmal erstellt haben, besteht Ihre Herausforderung darin, den Plan zu managen, damit er die derzeitige Realität im Projekt widerspiegelt und damit er weiterhin einen klaren Weg hin zum Projekt-Ende aufzeigt. Der Projektmanager sollte zum Managen des Arbeitsplans einen der folgenden allgemeinen Prozesse verwenden.

Kleine Projekte (3.1.P2) 

1. Überprüfen Sie den Arbeitsplan in wöchentlichen Abständen.
   
   
2. Identifizieren Sie die Vorgänge, die während der vorigen Woche abgeschlossen worden sind und aktualisieren Sie den Arbeitsplan, um anzuzeigen, dass sie abgeschlossen sind.
   
   
3. Bestimmen Sie, ob es irgendwelche weiteren Vorgänge gibt, die eigentlich abgeschlossen sein sollten, es aber nicht sind. Wenn ein Vorgang terminlich im Rückstand ist, müssen Sie analysieren, was hier vor sich geht. Arbeiten Sie daran, gemeinsam mit den einzelnen Mitarbeitern, die damit beauftragt sind. Es könnte Probleme geben, die gelöst werden müssen, oder vielleicht wurde die zur Beendigung des Vorgangs benötigte Zeit zu niedrig veranschlagt. Bestimmen Sie, wie viel zusätzlicher Aufwand und zusätzliche Zeit notwendig sind, um die Arbeit abzuschließen, und aktualisieren Sie den Arbeitsplan dementsprechend.
   
4. Evaluieren Sie die verbleibende Arbeit um zu sehen, ob das Projekt im Rahmen des ursprünglichen Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwands abgeschlossen werden wird. Sie werden möglicherweise feststellen, dass zwar einige Vorgänge später als geplant abgeschlossen werden, dafür jedoch werden andere Vorgänge vielleicht früher beendet .
   
   
5. Stellen Sie den Arbeitsplan so ein, dass er die noch zu erledigende Arbeit widerspiegelt. Die erste Priorität sollte die sein, das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Veranschlagungen hinsichtlich Arbeitsaufwand, Dauer und Kosten zum Abschluss zu bringen. Wenn Sie terminlich im Rückstand sind oder im Begriff, das Budget zu überziehen, gibt es viele Techniken die Sie einsetzen können um wieder auf den richtigen Weg zu kommen (vgl. ?3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken?.)
   
   
6. Wenn das ursprüngliche Budget oder die ursprünglichen Termine nicht eingehalten werden können, müssen neue Schätzungen getroffen und Management und Sponsor davon in Kenntnis gesetzt werden. Der Projektmanager muss dann einen neuen Arbeitsplan und ein neues Budget aushandeln. Es besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass der Sponsor keine Verschiebung der Endtermine genehmigen kann, wodurch das Team unter Umständen gezwungen wäre, Überstunden zu machen. Dieses Szenario kann auch die Kunden dazu zwingen, Kompromisse hinsichtlich gewisser Anforderungen einzugehen, damit die Arbeit rechtzeitig erledigt werden kann. Wenn das ursprüngliche Budget oder die ursprünglichen Termine geändert werden, weil das Team die ursprünglichen Schätzungen nicht einhalten kann, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die neuen Zahlen realistisch sind und das Team sich an die neuen Zahlen hält.
   
   
   Da dies der Prozess für ein kleines Projekt ist, wäre es ungewöhnlich, wenn es mit dem Arbeitsplan oder dem Budget größere Probleme gäbe. Wenn das Budget einmal vergrößert oder die Termine einmal verschoben werden müssen, muss das Team die neuen Zahlen unbedingt einhalten.

Mittlere und große Projekte (3.1.P2) 

Sehen Sie sich noch einmal den Prozess für kleine Projekte an. Auch wenn ein kleines Projekt vielleicht zwanzig Tätigkeiten und ein großes 5.000 umfassen kann, werden für beide Projekte ähnliche Prozesse verwendet werden müssen. Sie werden jedoch umso rigoroser zu handhaben sein, je größer die Projekte werden. Bei Großprojekten kann sogar eine oder mehrere Personen beauftragt werden, die Daten im Arbeitsplan zu aktualisieren und Auswertungen und Analysen für den Projektmanager aufzubereiten.

1. Überprüfen Sie den Arbeitsplan regelmäßig. Für ein mittleres Projekt ist dies vermutlich noch ein wöchentlicher Prozess. Bei größeren Projekten kann die Frequenz alle zwei Wochen sein, jedoch nicht weniger häufig als alle zwei Wochen. Der Projektmanager erhält in der Lagebesprechung die Statusreports der Teammitglieder. Die Informationen trägt er im Arbeitsplan nach, um die erledigten Arbeiten der letzen Periode abzuhaken.
   
   
2. Erfassen und Nachführen der Ist-Stunden. Wenn für das Projekt die effektiven Stunden und Kosten erfasst werden, müssen diese Daten im Arbeitsplan nachträglich dokumentiert werden. Kennzeichnen Sie die Arbeitspakete, die in der abgelaufenen Periode abgeschlossen wurden. Stundenaufwand und Status können von den Teammitgliedern mittels Statusberichten oder auf Statussitzungen gemeldet werden (Kommunikations-Management). Bei einigen Projektmanagement-Tools können die Mitarbeiter ihre Stunden und Fertigstellungsmeldungen direkt im Arbeitsplan erfassen.
   
   
3. Überprüfen Sie die Termine. Überprüfen Sie, ob weitere Vorgänge abgeschlossen sein sollten, dies jedoch noch nicht sind. Diese Informationen können mit einer entsprechenden Auswertung des Projektmanagement-Tools verfügbar gemacht werden. Besprechen sie diese Fälle mit den betroffenen Mitarbeitern.
   
   
4. Neuterminierung. Nachdem der Arbeitsplan mit den neuesten Daten aktualisiert worden ist, kann das Projekt neu durchgerechnet werden, um zu sehen, ob es entsprechend den ursprünglichen Aufwänden, Kosten und Terminen fertig gestellt werden kann. Es kann sich daneben um Verspätungen handeln, die nicht auf dem kritischen Pfad liegen und daher noch keine Einfluss auf den Endtermin des Projekts haben.
   
   
5. Zusätzliche Berichte. Erstellen Sie zusätzliche Auswertungen, um den Fortschritt des Projekts zu verifizieren. Nehmen wir z.B. die Ressourcen-Zuteilung. Das Projekt mag zur geplanten Zeit abgeschlossen werden, weil einige der Mitarbeiter mit 80 Stunden pro Woche eingeplant wurden. Wenn Sie eine Basisversion des Arbeitsplans gespeichert haben, können Sie Auswertungen laufen lassen, um den gegenwärtigen Arbeitsplan mit der Basisversion zu vergleichen. Hunderte von verschiedenen Berichten stehen Ihnen zur Verfügung. Am besten entscheiden sich für ein paar wenige Berichte, die Ihnen dienen, den Arbeitsplan einfach zu managen.
   
   
6. Überprüfen Sie Ihr Budget. (Je nachdem, wie Ihre finanzielle Berichterstattung gestaltet ist, können Sie das Budget auf monatlicher Basis verwalten, selbst wenn Sie den Arbeitsplan wöchentlich oder halbmonatlich aktualisieren), Wenn Sie alle Ihre Ausgaben, z.B. für zusätzliche Arbeitsleistungen, Equipment oder Material, in Ihrem Projektmanagement-Tool erfassen, können Sie mit einer Auswertung einfach die angefallenen Ausgaben mit den geplanten vergleichen. Unter Budget sind das gesamte Projektbudget zu verstehen oder die zu diesem Zeitpunkt aktiven Kostenarten. Bei diesem Budgetvergleich ist eine Reihe von Punkten zu beachten:
   
   
   - Einige Ausgaben können zwar budgetiert sein, aber für eine andere Periode. Dann liegen Sie zwar technisch gesehen über Budget, aber das gleicht sich im Lauf der Zeit wieder aus.
   
   
   - Dem Zeitplan voraus zu sein, zieht nicht ausnahmslos eine Budgetüberschreitung nach sich. Liegen Sie jedoch im Zeitplan und haben dennoch das Budget überschritten, werden Sie wahrscheinlich mit Problemen konfrontiert werden. Wenn Sie also mit Ihren Arbeitspaketen dem Zeitplan voraus sind, werden Sie möglicherweise auch Ihr Budget stärker beansprucht haben. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Sie für Überstunden Zusatzausgaben gemacht und dadurch die Fertigstellung von Vorgängen beschleunigt haben. Schätzen Sie in diesem Fall den noch verbleibenden Restaufwand und beurteilen Sie, ob sich das Projekt noch innerhalb des Budgets befindet.
   
   
   Die folgenden Aufzählungen zeigen Situationen von Budgetüberschreitungen auf, sodass das Projekt wirklich in Gefahr gerät. Falls Ihr Projekt ähnliche Tendenzen zeigt, sind korrigierende Maßnahmen unerlässlich.
   
   
   - Das Projekt kann im Zeitplan, aber über Budget liegen, weil einige der Arbeitspakete mehr Aufwand benötigten als geplant. Wenn sich in einem solchen Fall der Trend fortsetzt, kann das Budget in Gefahr geraten. Diese Situation muss als Budgetrisiko deklariert werden.
   
   
   - Es kann sein, dass bei den ursprünglichen Schätzungen bestimmte Arbeitspakete nicht berücksichtigt wurden, die mit Arbeitsaufwand oder Ausgaben verbunden sind. In solchen Fällen werden Sie nicht in der Lage sein, dies über das Inhalts- und Änderungsverfahren abzuwickeln. Sie werden vielmehr ein Budgetrisiko anmelden müssen.
   
   
   - Sind Sie über Budget, weil Tätigkeiten ausgeführt werden, die nicht zur Projektdefinition oder zu den Geschäftsanforderungen gehören? Diese müssen Sie stoppen, bis eine Änderung des Projektinhalts und -umfangs mit revidiertem Budget und Zeitplanung genehmigt wurde.
   
   
7. Überprüfen Sie das Projekt, ob es andere Zeichen dafür gibt, dass Probleme auftauchen könnten. Solche Zeichen können sein:
   
   - Aufgaben, die bereits im frühen Projektverlauf die Tendenz zeigen, über dem Budget bzw. hinter dem Plan zu liegen. Vielfach herrscht dabei die Meinung vor, dass solche Abweichungen wieder ausgeglichen werden können. In der Regel werden die Probleme jedoch immer größer.
   
   
   - Kleine Abweichungen werden immer größer, vor allem zu Beginn des Projekts.
   
   
   - Sie entdecken Tätigkeiten, an denen weiterhin gearbeitet wird, obwohl sie bereits als abgeschlossen gemeldet wurden.
   
   
   - Es werden ungeplante Überstunden notwendig, um Abschlusstermine einzuhalten.
   
   
   - Die Motivation des Teams beginnt zu sinken.
   
   
   - Die Qualität von Lieferobjekten oder Leistungen beginnt sich zu verschlechtern.
   
   
   - Man beginnt, geplante Zeiten für Qualitätskontrolle, Testaktivitäten oder Projektmanagement zu kürzen.
   
   
   Wenn solche Situationen aufzutreten beginnen, müssen Sie diese mittels Risiko-Management sichtbar machen. Kreieren Sie ein Issue, wenn die Probleme weiter bestehen bleiben. (Siehe Abschnitt ?Techniken?).
   
   
8. Aktualisieren Sie den Arbeitsplan und fügen Sie weitere Details über künftige Arbeit hinzu. Passen Sie den Arbeitsplan an und fügen Sie mehr Details für zukünftige Arbeiten hinzu. Aktualisieren Sie den Arbeitsplan, damit eindeutig daraus hervorgeht, wie die übrige Arbeit fertig gestellt werden soll. Oberste Priorität sollte natürlich die Fertigstellung des Projekts innerhalb der vorgegebenen Schätzungen für Aufwand, Dauer und Kosten haben. Sie sollten monatlich zukünftige Arbeiten anpassen, damit jede Ihnen bekannte Zusatzinformation abgebildet ist. So wurden bei der Erstellung des Arbeitsplans viele spätere Aktivitäten nur vage eingeschätzt und somit nur einer Grobeinschätzung unterzogen. Diese Arbeiten müssen deshalb monatlich genauer definiert werden. Sie sollten sicherstellen, dass Arbeiten für die nächsten drei Monate nur mit Aktivitäten belegt werden, die nicht mehr als 80 Stunden einnehmen (wenn möglich, sogar nicht mehr als 40 Stunden). Unterteilen Sie unbedingt Tätigkeiten, die in diesem drei Monate Fenster aus der Planungsphase noch 80 Arbeitsstunden übersteigen. Beachten Sie, dass dieser Schritt sich auf Tätigkeiten bezieht, die bereits früher erkannt worden sind und zu denen nur noch genauere Informationen benötigt werden. Dies ist nicht der richtige Ort, um neue Arbeit hinzuzufügen. Dazu ist Schritt da.
   
   
9. Berechnen Sie den kritischen Pfad des Projekts. Diese Funktion ist heute in jeder Projektmanagement-Software enthalten. Der kritische Pfad ist die Sequenz der Tätigkeiten, die zum vorgegebenen Termin abgeschlossen werden müssen, damit das Gesamtprojekt termingerecht fertig gestellt werden kann. (Siehe dazu Abschnitt ?3.1.1 Management des Arbeitsplans / kritischer Pfad?). Wenn sich der Endtermin hinaus schiebt, geschieht dies wegen mindestens einem Vorgang auf dem kritischen Pfad, der nicht rechtzeitig abgeschlossen wurde. Es ist wichtig, die Sequenz des kritischen Pfads zu verstehen, damit verspätete Vorgänge, die einen direkten Einfluss auf den Endtermin des Projekts haben, beschleunigt werden können. Der Einsatz von zusätzlichen Ressourcen auf nicht-kritische Tätigkeiten führt zu keiner Beschleunigung des Projektabschluss?. Dabei gilt es auch zu beachten, dass sich der kritische Pfad eines Projekts im Laufe der Zeit ändern kann.
   
   
10. Aktualisieren Sie Ihre Prognose. Nach Ihrer Aktualisierung des Arbeitsplans mit den Angaben zur noch verbleibenden Arbeit sollten Sie auch eine Schätzung der Kosten dieser restlichen Arbeit vornehmen. Dies bezeichnet man für gewöhnlich als "Prognose", und mit diesem Prozess überblicken Sie die aktuellen Kosten, die laufenden Kosten und die geschätzten Kosten bis zum Abschluss der restlichen Arbeit. Diese drei Kostentypen sollten mit dem Projektbudget verglichen werden, um sicherzugehen, dass Sie das Projekt innerhalb der Erwartungen fertig stellen. Wenn Ihre Prognose jedoch anzeigt, dass Sie über dem Budget liegen, sollten Sie aktive Maßnahmen ergreifen, um bei Ihrem Budget zu bleiben.
    
    
11. Passen Sie den Arbeitsplan so an, dass er die noch offenen Vorgänge mit ihren Aufwänden reflektiert. Die erste Priorität sollte sein, das Projekt mit den vereinbarten Aufwands-, Termin- und Kostenschätzungen abzuschließen.
    
    
12. Teilen Sie alle Termin- und Budgetrisiken mit. Wenn irgendwelche ursprünglichen Planungen nicht eingehalten werden können, müssen Sie neue Schätzungen machen und diese Ihrem Management und den Kunden mitteilen.
    
    
13. Nachführen zukünftiger Arbeiten. Konkretisieren Sie in monatlichem Zyklus diejenigen Vorgänge, die sie erst in allgemeiner Form in den Arbeitsplan aufgenommen haben. Bei der ersten Planung eines Projekts kann es immer wieder vorkommen, dass für spätere Tätigkeiten nur vage Kenntnisse vorhanden sind. Diese müssen detailliert eingeplant werden, sobald genauere Informationen zur Verfügung stehen. Beachten Sie, dass sich dieser Schritt auf ursprünglich definierte Vorgänge bezieht. Neue Anforderungen durchlaufen Schritt 5 .