3.1 Arbeitsplan und Budget managen / Prozess

(3.1.P1)

Beim Erstellen des Arbeitsplans müssen Sie gute Arbeit leisten, damit sie sichergehen können, dass sie einen klaren Weg hin zum Abschluss des Projekts vor sich haben. Wenn Sie den Arbeitsplan erst einmal erstellt haben, besteht Ihre Herausforderung darin, den Plan zu managen, damit er die derzeitige Realität im Projekt widerspiegelt und damit er weiterhin einen klaren Weg hin zum Projekt-Ende aufzeigt. Der Projektmanager sollte zum Managen des Arbeitsplans einen der folgenden allgemeinen Prozesse verwenden.

Kleine Projekte (3.1.P2) 

1. Überprüfen Sie den Arbeitsplan in wöchentlichen Abständen.
   
   
2. Identifizieren Sie die Vorgänge, die während der vorigen Woche abgeschlossen worden sind und aktualisieren Sie den Arbeitsplan, um anzuzeigen, dass sie abgeschlossen sind.
   
   
3. Bestimmen Sie, ob es irgendwelche weiteren Vorgänge gibt, die eigentlich abgeschlossen sein sollten, es aber nicht sind. Wenn ein Vorgang terminlich im Rückstand ist, müssen Sie analysieren, was hier vor sich geht. Arbeiten Sie daran, gemeinsam mit den einzelnen Mitarbeitern, die damit beauftragt sind. Es könnte Probleme geben, die gelöst werden müssen, oder vielleicht wurde die zur Beendigung des Vorgangs benötigte Zeit zu niedrig veranschlagt. Bestimmen Sie, wie viel zusätzlicher Aufwand und zusätzliche Zeit notwendig sind, um die Arbeit abzuschließen, und aktualisieren Sie den Arbeitsplan dementsprechend.
   
4. Evaluieren Sie die verbleibende Arbeit um zu sehen, ob das Projekt im Rahmen des ursprünglichen Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwands abgeschlossen werden wird. Sie werden möglicherweise feststellen, dass zwar einige Vorgänge später als geplant abgeschlossen werden, dafür jedoch werden andere Vorgänge vielleicht früher beendet .
   
   
5. Stellen Sie den Arbeitsplan so ein, dass er die noch zu erledigende Arbeit widerspiegelt. Die erste Priorität sollte die sein, das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Veranschlagungen hinsichtlich Arbeitsaufwand, Dauer und Kosten zum Abschluss zu bringen. Wenn Sie terminlich im Rückstand sind oder im Begriff, das Budget zu überziehen, gibt es viele Techniken die Sie einsetzen können um wieder auf den richtigen Weg zu kommen (vgl. ?3.2 Arbeitsplan und Budget managen / Techniken?.)
   
   
6. Wenn das ursprüngliche Budget oder die ursprünglichen Termine nicht eingehalten werden können, müssen neue Schätzungen getroffen und Management und Sponsor davon in Kenntnis gesetzt werden. Der Projektmanager muss dann einen neuen Arbeitsplan und ein neues Budget aushandeln. Es besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass der Sponsor keine Verschiebung der Endtermine genehmigen kann, wodurch das Team unter Umständen gezwungen wäre, Überstunden zu machen. Dieses Szenario kann auch die Kunden dazu zwingen, Kompromisse hinsichtlich gewisser Anforderungen einzugehen, damit die Arbeit rechtzeitig erledigt werden kann. Wenn das ursprüngliche Budget oder die ursprünglichen Termine geändert werden, weil das Team die ursprünglichen Schätzungen nicht einhalten kann, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die neuen Zahlen realistisch sind und das Team sich an die neuen Zahlen hält.
   
   
   Da dies der Prozess für ein kleines Projekt ist, wäre es ungewöhnlich, wenn es mit dem Arbeitsplan oder dem Budget größere Probleme gäbe. Wenn das Budget einmal vergrößert oder die Termine einmal verschoben werden müssen, muss das Team die neuen Zahlen unbedingt einhalten.