3.0 Arbeitsplan und Budget

Überblick (3.0.P1)

Falls Sie nach Schritt 1 und 2 vorgegangen sind, haben Sie nun eine Projektdefinition und einen Arbeitsplan erstellt. Nun müssen Sie jedoch den Arbeitsplan managen und gewährleisten, dass er den aktuellen Stand des Projekts widerspiegelt. Was ebenso wichtig ist: Der Arbeitsplan sollte stets eine gute Vorstellung davon vermitteln, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist.

Sie werden kein erfolgreicher Projektmanager sein, wenn Sie den Arbeitsplan nicht immer auf dem aktuellen Stand halten. Bedenken Sie, dass der Arbeitsplan lediglich ein Lieferobjekt ist. Er beschreibt, welche Arbeit erledigt werden muss, die Reihenfolge der Arbeitsaufgaben, der erforderliche Arbeitsaufwand, die Ressourcen, die eingesetzt werden, etc.. Er stellt jedoch lediglich Ihre bestmögliche Einschätzung dar, wie die verbleibende Arbeit zu irgendeinem bestimmten Zeitpunkt im Projekt zu erledigen ist.

Je komplexer Ihr Projekt ist, desto mehr Änderungen werden im Laufe der Zeit an Ihrem auf »besten Schätzungen« beruhenden Arbeitsplan vorgenommen werden müssen. Eben deswegen bedeutet das Managen des Projekts eine derart wichtige Kompetenz im Projektmanagement. Der Projektmanager muss den Arbeitsplan laufend (etwa in wöchentlichen Abständen) auswerten und den aktuellen Stand des Projekts bestimmen. Auf der Grundlage des aktuellen Stands des Projekts, und Ihrer aktuellen Vorstellung von der noch zu erledigenden Arbeit, müssen Sie einen neuen Kurs abstecken, der es Ihnen ermöglichen wird, die Arbeit im Rahmen des ursprünglichen Budgets und des ursprünglichen Termins abzuschließen.

Der Arbeitsplan wird überwiegend in wöchentlichen Abständen überprüft werden müssen. Während dieser Überprüfung aktualisiert der Projektmanager den Arbeitsplan mit den neusten Angaben darüber, welche Arbeitsschritte bereits beendet und welche noch im Gange sind. Die verbleibende Arbeit sollte ausgewertet werden um zu sehen, ob das Projekt im Rahmen des ursprünglichen Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwands zum Abschluss kommen wird. Wenn dies möglich ist, steht es bestens um Ihr Projekt. Wenn nicht, muss der Projektmanager Korrekturmaßnahmen einleiten.

Von allen Kompetenzen, die zum Managen des Projekts erforderlich sind, ist das Managen des Arbeitsplans vielleicht die bedeutendste Fähigkeit. Je nach der Dynamik des Projekts kann der Projektmanager sich in der Lage befinden, ständig seine oder ihre Erfahrung oder Kreativität einsetzen zu müssen, um zu erreichen, dass das Projekt im Rahmen der Erwartungen abgeschlossen wird. In der einen Woche ist Ihr Projekt vielleicht noch auf dem richtigen Weg. In der darauf folgenden Woche haben Sie es vielleicht mit verzögerten Arbeitsaufträgen und neu aufgetretenen Issues zu tun. Ebenso kann der Projektmanager, wenn ein Vorgang auf dem kritischen Pfad sich um eine Woche verzögert hat, sich nicht einfach untätig zurücklehnen und zulassen, dass das gesamte Projekt sich um eine Woche verzögert. Stattdessen muss er oder sie die verfügbaren Ressourcen und Alternativen auswerten und dafür sorgen, dass das Projekt sich wieder im Rahmen der Erwartungen bewegt. Wenn Sie es beherrschen, kann das Managen des Arbeitsplans einer der anspruchsvolleren und dankbareren Aspekte des Projektmanagements sein. Wenn Sie keine Freude an der dabei erforderlichen Detailarbeit haben, werden Sie unter Umständen feststellen, dass es ohne sie viel schwieriger ist, Erfolge zu erzielen.

Das Projekt und den Projektmanagement-Prozess integrieren (3.0.P2)

 (In Schritt 1 Definition des Projekts definieren Sie nicht nur die Charakteristiken des Projekts, sondern auch die gesamten Projektmanagement-Verfahren, um das Projekt zu managen. Das beinhaltet Prozesse für das Management von Projektinhalt und ?umfang, das Risikomanagement, Kommunikationsmanagement, Qualitätsmanagement, etc. Wenn das Projekt erst einmal durchgeführt wird, werden alle Projektmanagement-Prozesse in diesen Schritt integriert. Die Einbindung erfolgt an dieser Stelle wegen der Grundsatzphilosophie des TenStep Prozesses ? ?Was im Arbeitsplan enthalten ist wird auch gemacht!? Anders ausgedrückt sollte die gesamte Projektarbeit im Arbeitsplan enthalten sein und wenn eine Aktivität nicht im Arbeitsplan zu finden ist, sollte diese auch nicht ausgeführt werden.

Der Arbeitsplan ist der Schwerpunkt beim Managen des Projekts, während alle Projektmanagement-Prozesse in den Arbeitsplan integriert sind. Natürlich sollten im Arbeitsplan Aktivitäten und Zeit für Kommunikation, das Managen von Projektinhalt und -umfang, die Aktualisierung des Arbeitsplans und sämtliche andere Projektmanagement-Aktivitäten eingesetzt werden. Die Integrationsarbeit findet dann statt, wenn die Projektdauer und der Projektmanagement-Prozess sich verbinden lassen. Beachten Sie dabei folgende Beispiele:

Große Änderungen des Projektumfangs sind genehmigt und ziehen Änderungen beim Aufwand und den Kosten nach sich. Das ist eine typische Integration von Projektmanagement- und Arbeitsprozessen. Die Auswirkungen spiegeln sich im aktualisierten Arbeitsplan und Budget wider.

Sie machen Risiken ausfindig und erstellen einen Risikomanagement-Plan, um die Risiken zu managen. Sie informieren alle interessierten Stakeholder über diesen Risikomanagement-Plan und bitten um Feedback. Das ist eine Integration beim Managen von Risiken und beim Managen von Kommunikation. Da all diese Arbeiten Zeit und Mühe kosten, werden auch diese Aktivitäten im Arbeitsplan aufgeführt, womit die Integration mit diesem Schritt vollzogen wäre.

Sie haben ein Issue, was besonders problematisch und schwierig ist. Der Prozess des Issue-Managements ist angelaufen und die entsprechenden Aktivitäten werden dem Arbeitsplan hinzugefügt. Um das Problem zu lösen, entscheiden Sie sich mehr Metriken zu erheben und die dafür entstandenen Aktivitäten gehen in den Arbeitsplan ein. Die Analyse der Metriken zieht Änderungen der Arbeitsprozesse und zusätzliche Aktivitäten für Qualitätskontrollen nach sich. Auch diese Arbeiten werden in Ihrem Arbeitsplan und Budget abgebildet.

Alle Projektarbeiten sollten im Arbeitsplan und im Budget abgebildet sein. Dieser Schritt ist somit für das Management und die Kontrolle über das Projekt gedacht sowie die Planung, Ausführung, Definierung und Integration sämtlicher Projektprozesse und ?aktivitäten.