2.5 Arbeits- und Budgetplanung / Personalmanagement

In diesem Abschnitt werden Aspekte des Personalmanagements beim Aufbau von Arbeitsplan und Budget beschrieben. In diesem Schritt werden dem Arbeitsplan Ressourcen zugeteilt.

Personalbereitstellung in einer Matrixorganisation (2.5.P1)

In großen Organisationen oder großen Projekten können Sie sich vielleicht den Luxus eines Teams aus Vollzeitmitarbeitern leisten. In vielen (oder gar den meisten) Situationen muss der Projektmanager jedoch Mitarbeiter mit anderen Managern teilen und Mitarbeiter auf Teilzeitbasis einsetzen. Manche arbeiten vielleicht an mehreren Projekten, während andere noch zusätzlich in operativen Positionen oder im Support tätig sind. Der Prozess der Personalgewinnung und ?beibehaltung kann in solchen Situationen schwierig sein und ist teilweise auch das Ergebnis der eigenen Organisationsstruktur.

In einer Matrixorganisation sind die Vollzeit-Mitarbeiter einer funktionalen Abteilung zugeordnet, können aber auch zeitweise in Voll- oder Teilzeit für das Projekt eingesetzt werden. In diesem Fall ist der Abteilungsleiter für das Arbeitspensum des Mitarbeiters verantwortlich, während der Projektmanager die Verantwortung für die Zuweisung von Projektarbeiten trägt. Die Matrix ist besonders dann effizient, wenn Ihr Projekt Mitarbeiter aus den funktionalen Abteilungen nicht in Vollzeit benötigt. Diese Mitarbeiter können in Teilzeit für Projekte eingesetzt werden. Eine Matrixstruktur ist für Ihre Organisation außerdem auch dann günstig, wenn Ihre Projekte eher klein sind und keine Vollzeitmitarbeiter benötigen.

Die Matrixorganisation kann besonders effizient beim Einsatz und der Ausnutzung von Personalzeiten und ?fähigkeiten sein. Es funktioniert jedoch nur, wenn der Abteilungsleiter und der Projektmanager (oder mehrere Projektmanager) die Herausforderung erkennen und für das Gemeinwohl der Firma zusammenarbeiten.

Sie müssen ein Planungsfenster mit bevorstehenden Projekten führen und eine Schätzung der Ressourcen dafür vornehmen. Wenn Ihr Personalbedarf von Monat zu Monat stark fluktuiert oder wenn Ihr Projekt nicht für viele Monate im Voraus geplant werden kann, können Sie zumindest mit einem gleitenden Zeitfenster von drei Monaten planen. Dann aktualisieren und verfeinern Sie den Plan jeden Monat. Der nächstliegende Monat dürfte mehr oder weniger sicher sein. Der zweite Monat sollte immer noch ziemlich genau sein. Ab dem dritten Monat geben Sie Ihre besten Schätzungen an.

Wenn die Projekte in Ihrer Organisation andererseits in der Regel länger dauern, und Ihr Personalplan feststeht, sollten Sie vielleicht ein Planungsfenster von drei Quartalen (neun Monaten) ansetzen, und den Plan jedes Quartal aktualisieren. An dem Planungsprozess sollten die entsprechenden Projektmanager und Linienmanager beteiligt sein, die häufig auf denselben Personalpool zurückgreifen.

Nach der Planung kommt die aktive Kommunikation. Vergessen Sie nicht, dass in einer Matrixorganisation Projektmanager zur Erledigung der Arbeit zwar Personal benötigen, die Mitarbeiter aber nicht ihnen unterstehen, sondern den Linienmanagern. Daher liegt die Verpflichtung, sicherzustellen, dass bei Bedarf Personal verfügbar ist, und dass es keine Überraschungen gibt, üblicherweise bei den Projektmanagern. Wenn beispielsweise Sie und der Linienmanager vereinbaren, dass eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern in zwei Monaten frei sein wird, um an einem Ihrer Projekte mitzuwirken, dürfen Sie zwei Monate später nicht einfach erwarten, dass sie bereit sind, in Ihrem Projekt zu arbeiten. Wenn Sie nicht häufig und aktiv kommuniziert haben, sollten Sie sogar eher damit rechnen, dass sie nicht bereit sind. Der Projektmanager sollte sich zwei Monate im Voraus um die Bewilligung von Personal kümmern. Diese Bewilligung sollte in den folgenden Monatsplanungen erneut bestätigt werden. Der Projektmanager sollte die Verfügbarkeit des Personals zwei Wochen vor dem Anfangstermin nochmals prüfen, und eine Woche später noch eine Erinnerung verschicken. Mit diesen aktiven Schritten vergrößert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie über das Personal verfügen können, wenn Sie es benötigen.