Klein

Für ein kleines Projekt genügen einige Basisfelder. Den Arbeitsplan dazu können Sie in einem Projektmanagement-Werkzeug oder Spreadsheet erfassen. Der Projektstatus kann rasch erhoben werden, indem der geschätzte Endtermin dem tatsächlichen Endtermin und der geschätzte Stundenaufwand dem tatsächlichen Stundenaufwand gegenübergestellt werden.

(1) Lieferobjekt:  Projekt-Arbeitsplan

Vorgangs-Nr:  Eine Sequenznummer.

Beschreibung: Umschreibung der auszuführenden Arbeiten eines Arbeitsauftrags, normalerweise im Umfang von 40 Stunden oder weniger.

Geplantes Anfangs-Datum: Wann soll die Arbeit anfangen?

Geplanter End-Termin: Wann wird die Arbeit beendet?

Geschätzter Aufwand: In Stunden

Geschätzte Kosten (optional): Wenn eine Kostenkontrolle notwendig ist

Tatsächliches Anfangs-Datum:  Wann wurde zu arbeiten begonnen?

Tatsächliches Abschluss-Datum: Wann wurde die Aufgabe fertig gestellt?

Effektiver Aufwand (optional): Tatsächlich geleistete Stunden

Effektive Kosten (optional): Wenn eine Kostenkontrolle durchgeführt wird

Verantwortlicher: Wer hat die Aufgabe übernommen?

Gegenwärtiger Status: Normalerweise: Offen / Angehalten / In Arbeit / Abgeschlossen.

Abhängigkeiten (optional):  Nummer(n) der Vorgänge, die abgeschlossen sein müssen, bevor diese beginnen kann.

Mittel

und

Groß

Für die mittleren und großen Projekte werden Sie ohne Projektmanagement-Werkzeuge nicht auskommen. Ein solches Tool wird Ihnen weitere Felder anbieten, wenn Sie solche benötigen. Beachten Sie jedoch, dass der Update-Prozess umso umfangreicher wird, je mehr Felder Sie haben. Die folgenden Informationen werden Sie sicher benötigen.

(1) Schätzung der Arbeitspakete

Übersicht: Beschreibung der Arbeit, die geschätzt wird

Prozess: Beschreibung des Schätzprozess?

Methode: Beschreibung der Schätzmethode

Zusammenfassung: Gesamtschätzung in Bezug auf Aufwand, Kosten und Projektdauer

Details: Beschreibung der Schätzungen im Detail. Falls diese sehr umfangreich sind, können sie als Anhang beigelegt werden.

Annahmen: Angaben über relevante Annahmen, die beim Schätzen getroffen wurden.

Unsicherheiten: Beschreiben Sie den Grad der Unsicherheit der Schätzungen, deren Ursachen und den eingerechneten Sicherheitszuschlag.

(2) Lieferobjekt: Arbeitsplan

Vorgangs-Nr: Sequenznummer, die am besten vom Projektmanagement-Tool zugeordnet wird

Arbeitspaket: Die auszuführende Arbeit

Geschätzter Aufwand: In Stunden

Geplantes Anfangsdatum / Abhängigkeiten: Wenn der Vorgang an einem bestimmten Datum beginnen muss, muss dieses einzeln erfasst werden. Hängt dieser von einem anderen Vorgang ab, dann kann die Abhängigkeit angegeben werden und das Projektmanagement-Tool errechnet automatisch den Endtermin.

Verantwortlicher: Wer hat die Aufgabe übernommen?

Fertigstellungsgrad: Beginnt mit 0% und endet bei 100%. Der Fertigstellungsgrad gibt an, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde bzw. wie viel noch offen ist. (Achtung: siehe ?3.0 Management des Arbeitsplans ? Techniken?).

Tatsächliches Abschluss-Datum: Wird automatisch berechnet, wenn die Tätigkeit zu 100% abgeschlossen ist

Effektiver Aufwand (optional): Tatsächlich geleistete Stunden

Effektive Kosten (optional): Wenn eine Kostenkontrolle notwendig ist

Anmerkungen (optional): Zusätzliche Informationen über einen bestimmten Vorgang

(3) Lieferobjekt: Zusätzliche Berichte

Zusätzlich zum Arbeitsplan können mit Projektmanagement-Tools eine Reihe von Auswertungen erstellt werden, so z.B. eine Liste mit den Vorgängen pro Mitarbeiter oder zusammengefasste Meilenstein-Diagramme für das Management bzw. den Kunden. Definieren Sie am besten zusammen mit den Mitarbeitern, Ihrem Manager und dem Kunden, welche zusätzlichen Listen für sie von Nutzen sind.