2.2.1 Arbeits- und Budgetplanung / Schätztechniken

Schätzen in Phasen (2.2.1.P2)

Die größten Schwierigkeiten beim Planen von Projekten ergeben sich daraus, dass man nicht genau weiß, was in der weiteren Zukunft benötigt wird. Dabei haben die Entscheidungen und Ergebnisse zu Beginn des Projekts Einfluss auf die Resultate in der Zukunft. Das beste Vorgehen besteht bei einem großen Projekt darin, dass Sie es in eine Reihe von kleineren Projekten aufteilen, woraufhin Sie jedes für sich planen und abwickeln. Das nächstliegende Projekt kann am genauesten geschätzt werden, die nachfolgenden mit einer immer größeren Unsicherheit. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird das nächste genau geplant. Die Schätzungen der späteren Projekte können anhand der neuen Erkenntnisse aktualisiert werden.

Schätzen von fixen und variablen Kosten (2.2.1.P3)

Bei Ihren Kostenschätzungen werden Sie vielfach die Begriffe fixe und variable Kosten antreffen. Variable Kosten ändern sich aufgrund der benötigten Stückzahlen (beschäftigungsabhängige Kosten). Beispiele für variable Kosten in einem Projekt sind externe Arbeitskräfte, in einem gewissen Maße aber auch interne Personalkosten. Je mehr externe Leistung Sie beanspruchen, desto höher sind die Projektkosten. Die Kosten für externen Auftragsnehmer variieren je nach Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Wichtig ist, dass man die Fixkosten und die variablen Kosten im Auge behält, um zu wissen, welche Konsequenzen eine Steigerung oder Senkung der Stückkosten hätte. Wenn das Projekt beispielsweise dem Terminplan ein wenig hinterherhinkt, könnten Sie Überstunden ansetzen. Wenn Sie die Arbeitsstunden Ihrer Auftragsnehmer anheben, heben Sie damit auch die Kosten des Projekts an. Wenn Sie die Arbeitsstunden der angestellten Mitarbeiter anheben, steigen die Kosten unter Umständen nicht, da deren Vergütung fix ist.

Das Gegenstück der variablen Kosten sind fixe Kosten. Fixe Kosten sind Kosten, die unabhängig von den Stückzahlen gleich bleiben. Beispiele dafür sind Lizenzkosten, Gebühren, Mieten oder extern vergebene Arbeiten zu Fixpreisen. Wenn Sie beispielsweise ein Haus bauen, stehen die Kosten für Holz und Beton im Prinzip fest, wenn der Entwurf erst einmal genehmigt worden ist. Ebenso wären die Bauplatzkosten fix und würden sich nicht ändern, selbst wenn sich die Hausgröße ändern würde. Auch wenn Sie einen Teil des Projekts zu einem festen Preis an einen dritten Vertragspartner auslagern, wäre das genauso ein fixer Kostenpunkt. (Selbst wenn die Arbeit länger oder kürzer als geschätzt dauert, sollten die Projektkosten immer noch die vereinbarten Fixkosten sein.)

Dauer - Zeitabhängige oder ressourcenabhängige Vorgänge (2.2.1.P4)

Je nachdem, ob sich die Dauer ändert, wenn mehr Ressourcen bereitgestellt werden, handelt es sich um zeitabhängige oder ressourcenabhängige Vorgänge. Eine Aufgabe ist ressourcenabhängig, wenn die Dauer anhand der Anzahl der eingesetzten Ressourcen berechnet wird. Benötigt eine Person für eine Tätigkeit 200 Stunden, dann beanspruchen zwei Personen für dieselbe Aufgabe 2 ½ Wochen. Fünf Personen benötigen dafür nur noch eine Woche. (So mathematisch genau ist es in der Praxis natürlich nicht. Fünf Personen werden vielleicht 8 Tage für die Aufgabe benötigen).

Demgegenüber ist ein Vorgang zeitabhängig, wenn die Dauer unabhängig von den eingesetzten Ressourcen gleich bleibt. Wird ein Tag für eine Schulung eingesetzt, ändert sich die Dauer nicht, ob daran eine oder mehrere Personen teilnehmen. Ähnlich verhält es sich, wenn Beton erst trocknen muss oder Post versandt wird. Es wird immer eine gewisse Zeit für den Vorgang beansprucht und zwar unabhängig (oder mit nur geringem Einfluss) der Anzahl der Ressourcen.

Berücksichtigen Sie Projektsitzungen und Teamarbeit (2.2.1.P5)

Über Besprechungen mit Abteilungen und Unternehmensleitung haben Sie üblicherweise keine Kontrolle. Diese sind in Ihrem Arbeitsplan auch nicht als solche ausgewiesen. Sie berücksichtigen diese Besprechungen, indem Sie sich und Ihren Ressourcen weniger Zeit pro Tag zur Verfügung stellen (6.0 bis 6.5 Stunden pro Tag). Diese reduzierte tägliche Arbeitszeit berücksichtigt diese Art von Sitzungen.

Demgegenüber sollten Sie projektbezogene Besprechungen in Ihren Arbeitsplan einbeziehen. Diese Sitzungen unterliegen der Kontrolle des Projektteams. Der Projektmanager und das Projektteam können bestimmen, ob man sich 1 Stunde pro Woche oder pro Tag trifft.

Bestimmen Sie die beanspruchte Gesamtzeit für projektbezogene Sitzungen. Wenn Sie in Ihrem Team beispielsweise Lieferobjekte planen und erörtern, berechnen Sie die Summe für alle Teilnehmer. Wenn Sie Dokumente weitergeben, berücksichtigen Sie die Zeit, die die Empfänger für die Prüfung benötigen. Falls Sie ein Review-Meeting nach Erreichen eines Meilensteins planen, berücksichtigen Sie die geplante Zeit ebenso.