2.1.5 Arbeits- und Budgetplanung / Produktive Stunden pro Tag

Überblick (2.1.5.P1)

Es kann eine Herausforderung sein, Schätzungen für den Arbeitsaufwand, die Projektdauer und die Kosten abzugeben. Dazu müssen Sie immer mit dem Arbeitsaufwand beginnen und daraus die Dauer und die Kosten ableiten.

Ein Schlüsselfaktor bei der Konversion der Aufwandsschätzung in die Projektdauer ist eine Standardgröße für die durchschnittliche produktive Arbeitszeit pro Woche. Wenn Sie z.B. für eine Aufgabe einen Aufwand von 40 Stunden schätzen, ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie die Arbeit in 5 Kalendertagen zu je 8 Stunden beenden können. Es gibt eine Reihe von zusätzlichen Arbeiten und persönlichen Aktivitäten, die Sie bei der Schätzung mit berücksichtigen müssen. Sonst können Sie zwar die Aufwandsschätzung einhalten, würden die geschätzte Zeitdauer aber überschreiten. Was Sie brauchen, ist ein ?Realitäts-Faktor?.

Mit den folgenden Schritten gelangen Sie vom geschätzten Aufwand zur geplanten Arbeitsdauer:

Bestimmen Sie als erstes die tatsächlichen, produktiven Stunden einer Person pro Tag. Es gibt während eines Tages eine Reihe von Arbeiten, die nicht zum Projekt gehören und die bei der Planung mit berücksichtigt werden müssen. Diese umfassen Abteilungsmeetings, administrative Arbeiten, informelle Besprechungen, Arztbesuche, Krankheiten, etc. Ein allgemein anerkannter Durchschnittswert für eine produktive Arbeitszeit ist bei einer Sollzeit von 8 Stunden ungefähr 6.0 bis 6.5 Stunden pro Tag.

Das bedeutet jedoch nicht, dass niemand 8 Stunden pro Tag produktiv sein kann. Der Faktor bringt nur die Zeit zum Ausdruck, die eine Person über eine längere Zeit im Durchschnitt produktiv ist. Das sind 31 Stunden pro Woche oder 6 Stunden und 12 Minuten pro Tag.

Informieren Sie Ihr Projektteam über die produktiven Arbeitsstunden pro Person sowie über Ihre Annahmen und begründen Sie diese. Wenn jemand berechtigte Gründe dafür vorbringt, können Sie seinen Verfügbarkeitsfaktor anpassen.

Auch wenn Sie externe Auftragnehmer beschäftigen, sollten Sie einen Verfügbarkeitsfaktor in Erwägung ziehen. Selbst bei diesen Ressourcen werden viele der Faktoren zum Tragen kommen, durch die die Produktivität auf weniger als 100 % sinkt. So werden Auftragnehmer auch ein wenig soziale Kontakte pflegen und müssen dann und wann die Toilette aufsuchen. Dennoch geht man nicht davon aus, dass bei Auftragnehmern dieselbe Menge an unproduktiver Zeit anfällt wie bei Angestellten. Eine gute Faustregel für Auftragnehmer sind 7 bis 7,25 produktive Arbeitsstunden pro Tag. Dieser Faktor bezieht mit ein, dass Auftragnehmer nicht roboterhaft 100% am Tag produktiv sind. Natürlich müssen Sie den Auftragnehmer dennoch acht Stunden pro Tag zuteilen, und ihn auch für acht Stunden pro Tag bezahlen. In Ihrem Arbeitsplan allerdings sollten Sie den Produktivitätsfaktor mit einberechnen.

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