2.1.2 Arbeits- und Budgetplanung / Schätzschwelle

Überblick (2.1.2.P1)

Die Bestimmung der Projektstruktur ist ein iterativer Prozess, bei dem größere Arbeitsblöcke in immer kleinere Einheiten unterteilt werden. Dabei stellt sich die Frage, bis zu welcher Größe diese Unterteilung gehen soll. Antwort darauf gibt die Schätzschwelle, unter der eine weitere Teilung keinen Sinn mehr macht. Es gibt keine absoluten Regeln, wo diese Schwelle liegt, aber gewisse Richtlinien und Vorkehrungen.

Bei großen Projekten soll jede Einheit mit mehr als 80 Stunden Aufwand weiter unterteilt werden. In anderen Worten, Ihr Arbeitsplan sollten keine Arbeitspakete mit mehr als 80 Stunden beinhalten. Die Schätzschwelle kann auch niedriger angesetzt werden. In mittleren Projekten sollte kein Arbeitspaket mit mehr als 40 Stunden bestehen bleiben und in kleinen Projekten keines mit mehr als 20 Stunden. Dies sind obere Richtwerte, die Sie nach Bedarf auch niedriger ansetzen können.

Beachten Sie zwei Maßnahmen:

• Es ist möglich, dass Aufgaben, die in weiterer Zukunft liegen, infolge fehlender Informationen nur grob strukturiert werden können. Wenn dies nur wenige Aufgaben betrifft, können diese so bestehen bleiben. Handelt es sich dabei jedoch um ein grundsätzliches Problem, dann ist es am besten, wenn Sie fragliche Arbeitspakete in ein separates Projekt auslagern. So kann z.B. die Planung der Realisierungs- und Testphase schwierig werden, wenn die Geschäftsanforderungen noch nicht spezifiziert sind. In diesem Fall kann man ein Initialprojekt für die Spezifikation der Geschäftsanforderungen planen und ein Folgeprojekt für die Konzeption, Realisierung und einen Test der Lösung. Auf Basis des ersten Projekts kann dann das zweite viel genauer strukturiert und geschätzt werden.
  
  
  Falls eine solche Option nicht möglich ist, müssen die späteren Phasen auf grobem Niveau bestehen bleiben. Riskant ist dabei, dass die Schätzungen ein höheres Fehlerrisiko enthalten und Sie gegen Ende des Projekts mit Budgetüberschreitungen konfrontiert werden.
  
  
• Einer der Gründe für die Projektstrukturierung besteht darin, den Inhalt der auszuführenden Arbeitspakete klarer ersichtlich zu machen. Wenn z.B. ein Arbeitspaket mit 70 Stunden Aufwand für die beauftragte Person neu ist, sollte es in kleinere Einheiten unterteilt werden. Ist die Person jedoch damit vertraut, dann kann das Paket so bestehen bleiben, auch wenn der Arbeitsaufwand über der Schätzschwelle liegt.

Schätzschwelle für die Dauer (2.1.2.P2)

Generell sollte die Dauer einer Aufgabe nicht länger sein als der Berichterstattungs-Zyklus im Projekt. Wenn Sie beispielsweise alle zwei Wochen von Ihren Mitarbeitern einen Statusbericht verlangen, dann sollten 80 Stunden die Schätzschwelle für die Dauer sein. Wenn Sie ein wöchentliches Statusmeeting eingeführt haben, dann sollten Sie auf 40 Stunden heruntergehen. Diese Regel stellt sicher, dass nicht mehr als zwei Statusperioden vergehen, bevor eine Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Sie auf der anderen Seite über Aufgaben mit 200 Stunden verfügen, vergehen bis zu sechs Status-Meetings, bis Sie wissen, ob eine Aufgabe planmäßig beendet wird oder nicht. Dies ist ein Beispiel dafür, dass eine Aufgabe noch einmal in mindestens zwei Arbeitspakete untergliedert werden soll. Bei kleineren Arbeitspakten kommen Probleme früher an die Oberfläche und werden damit leichter ersichtlich.

Beachten Sie, dass die Dauer erst am Schluss eine Rolle spielt. Rechnen Sie anfänglich nur mit den effektiven Stunden, da Sie meist noch nicht wissen, welche und wie viel Ressourcen Sie einem Arbeitspaket zuweisen werden.

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