(Beachten Sie bitte, dass sich der TenStep Prozess mit dem Begriff Arbeitsplan gewöhnlich auf die Tätigkeiten, Hilfsmittel und Abhängigkeiten bezieht, die es zur Projektdurchführung braucht. Manch andere Methodologien verwenden den Begriff Ablaufplan oder Terminplan. Diese Begriffe werden also äquivalent gebraucht.)

Der Arbeitsplan und das Budget werden anhand der passenden Projektdefinition, wie in Schritt 1.0 beschrieben, erstellt und festgelegt. Dies mag zwar offensichtlich sein, aber der Arbeitsplan ist ein entscheidendes Instrument, das sicherstellt, dass das Projektteam weiß, was es zu tun hat. Einigen fällt es schwer, einen Arbeitsplan zu erstellen. Gewöhnlich liegt das daran, dass das Projekt nicht gut definiert wurde. So ist es sehr schwierig, einen stichhaltigen Arbeitsplan zu erstellen, wenn der Projektmanager nicht genau weiß, wofür das Projekt eigentlich steht.

Das Budget stellt die dem Projekt zur Verfügung stehende Geldsumme dar. Abhängig von Ihrer Organisation und wie sie die Abrechnung abwickeln, könnte das Budget nur die externen Projektkosten umfassen (Zulieferer, Hardware, Software, Material, etc.). Manche Organisationen nehmen die internen Arbeitskosten mit in ihr Budget auf. Diese Organisationen haben gewöhnlich eine Art Leistungsverrechnung, um die Kosten auf die Kostenstelle oder Abteilung zu verrechnen.

Der TenStep Prozess beinhaltet nicht den finanziellen Aufwand, den es bräuchte, um den Projektbeginn zu rechtfertigen. Dieser finanzielle Aufwand könnte durch eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung, einer etwas komplexeren Renditenrechnung (Return of Investment, ROI) oder einen internen Zinsfuß (Internal Rate of Return, IRR) begründet sein. Dieser Prozess der Festlegung der wirtschaftlichen Rechtfertigungen für ein Projekt behandeln wir ausführlich in PortfolioStep. Im TenStep Prozess wird von der Annahme ausgegangen, dass eine grobe finanzielle Analyse und die Begründung des Projekts bereits abgeschlossen sind und dass das Projekt genehmigt worden ist.)

Im vorherigen Schritt haben Sie Übereinstimmung über den Inhalt und Umfang des Projekts mit dem Sponsor erarbeitet. In diesem Schritt untersuchen Sie, wie die Arbeit erledigt wird. Verwenden Sie zweckmäßige Ansätze, Methoden und Werkzeuge je nach Größe Ihres Projekts. Kleine Planung für kleine Projekte, große Planung für große Projekte. Kleine Projekte können ohne große Formalitäten geplant werden. Sie können ein Projektmanagementpaket wie MS Projekt, ein Spreadsheet oder einfach ein Blatt Papier verwenden.

Es gibt viele Techniken und Methoden, einen Arbeitsplan zu erstellen. Vielleicht die beste Variante ist, wenn Sie auf einen früheren Arbeitsplan eines ähnlichen Projekts zurückgreifen und diesen entsprechend anpassen. Sicherlich, dieser Ansatz kann wegen der Einzigartigkeit der Projekte auch knifflig sein. Spicken ist jedoch ausdrücklich erwünscht. Und wenn der frühere Projektmanager noch ein alter Hase ist, haben Sie doppelt gewonnen.

Ein zweiter, guter Ansatz ist, sich an Arbeitsplan-Vorlagen eines Projekts mit ähnlichen Charakteristiken zu orientieren. Wird beispielsweise in Ihrer Firma zum ersten Mal ein Softwarepaket eingeführt, finden Sie möglicherweise eine allgemeine Vorlage für die Einführung von Standardmodulen.

Haben Sie weder einen alten Arbeitsplan noch eine Vorlage zur Hand, können Sie sich die Work Breakdown Structure (WBS) - Technik zunutze machen. Das PMBOK setzt die Work Breakdown Structure dem Projektstrukturplan (PSP) gleich, legt dabei jedoch einen größeren Wert auf die Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. Mit dieser Technik verschaffen Sie sich einen Überblick, indem Sie Ihr Projekt in hierarchisch kleinere Teile gliedern. Das gesamte Team kann dabei zur Seite stehen. Diese Technik wird meistens angewandt, wenn ein Arbeitsplan von Grund auf neu erstellt werden muss. Sollte es Ihnen (und anderen) nicht möglich sein, diese Strukturierung (zumindest für die ersten drei Projektmonate) herzuleiten, werden Sie das Projekt auch nicht starten können. Führen Sie in diesem Fall ein eigenes Projekt für den Analyseteil durch. Nach Abschluss dieses Teilprojekts sollten sie genügend Informationen gesammelt haben, um den Rest des Projekts zu definieren.

Beziehung zwischen Definition und Planung (2.0.P2)

Im 1. Schritt haben wir uns mit der Definition der Arbeit befasst. Im 2. Schritt des TenStep Prozess? planen wir die Arbeit. Sehen Sie diese beiden Schritte nicht als eine starre Reihenfolge an. Sie werden die Projektdefinition nicht fertig stellen können, ohne zumindest einen Gesamtplan erstellt zu haben. Oft arbeiten Sie gleichzeitig an der Definition und der Planung. Sie sammeln Informationen über Inhalte, Umfang und Lieferobjekte und gleichzeitig beginnen Sie Aufwände, Kosten und Dauer abzuschätzen. Je mehr Informationen Sie erhalten, desto detaillierter wird der Projektplan. Sobald die Ergebnisse (Lieferobjekte), der Umfang, die Annahmen und die Vorgehensweise vorliegen, werden Sie genügend Informationen haben, den Projektplan mit Leistungsmerkmalen, Kosten und Dauer zu vervollständigen. Danach muss nur noch die Projektdefinition damit ergänzt und abgeschlossen werden.

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