1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement

Verstreute Projektteams (1.5.P4)

Früher saß ein Projektteam aus nahe liegenden Gründen fast immer an einem einzelnen Ort. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen, die sich physisch an einem anderen Ort befanden, war einfach zu schwierig. Auch heute noch ist es durchaus üblich, dass Mitglieder eines Projektteams relativ nahe beieinander arbeiten. Doch es wird ebenso zunehmend üblich, dass Teammitglieder sich physisch an allen möglichen Orten befinden. Dies mag daran liegen, dass Personal von anderen Standorten des Unternehmens herangezogen wird. In manchen Fällen arbeiten Teammitglieder von zuhause aus. In anderen Fällen sind Sie eine Partnerschaft mit einem externen Unternehmen eingegangen ? vielleicht sogar auf internationaler Ebene.

All dies kommt heutzutage aufgrund von Fortschritten in der Technologie und der Software häufiger vor. Die Mitarbeiter können aus der Entfernung fast genauso schnell Zugang zum Computernetz Ihres Unternehmens erhalten, wie wenn Sie sich im Büro befänden. Es gibt Software, um Dokumente gemeinsam einsehen zu können und Aktualisierungen dem Rest des Teams in Echtzeit verfügbar zu machen. Über Telefonkonferenzen kann das Team nach Bedarf zusammentreten. Man kann einander sogar sehen, wenn man Telekonferenzen mag, oder über das Internet Videotechnologie verwendet.

Dies sind alles gute Nachrichten. Die weniger gute Nachricht lautet, dass es immer noch einfacher ist, ein Team zu managen, wenn die Mitglieder sich an ein und demselben Ort befinden. Keine Technologie kann den persönlichen Kontakt oder das direkte Gespräch ersetzen. Wenn Sie ein räumlich verstreutes Projektteam haben, sollten Sie dies beim Definieren des Projekts als ein Risiko vermerken. Es ist kein Issue, da es im Augenblick kein Problem verursacht. Es besteht jedoch ein gewisses Risiko, dass diese Situation in der Zukunft zu einem Problem führen könnte. Erstellen Sie also einen Risikomanagementplan, der die Situation entschärfen und dafür sorgen wird, dass keine Probleme auftreten werden. Bedenken Sie folgende Punkte.

• Sorgen Sie dafür, dass jeder die geeignete Technologie zur Verfügung hat. Vergewissern Sie sich, dass die aus der Entfernung zuarbeitenden Teammitglieder über die richtige Ausrüstung, Hardware und Software für ihre Arbeit verfügen. Wenn beispielsweise einige Teammitglieder von zuhause aus arbeiten, wird eine langsame Verbindung nicht ausreichen.
  
  
• Verwenden Sie Technologien, die die Zusammenarbeit erleichtern. Es gibt viele Produkte auf dem Markt, die die Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten stark erleichtern. Ein Großteil davon läuft heutzutage über das Internet. Es gibt beispielsweise eine Software, mit der alle über das Internet eine gemeinsame Sitzung abhalten können, und sogar gemeinsame Dokumente einsehen und abändern.
  
  
• Vermitteln Sie den Mitarbeitern die richtige Einstellung. Wenn ein Teil des Teams an einem anderen Ort sitzt, müssen sowohl der Projektmanager als auch die Teammitglieder ganz besonders sorgsam und sensibel mit Fragen der Teamarbeit umgehen. Wer aus der Entfernung zuarbeitet, gerät leicht in die Isolation und hat keinen Anteil mehr daran, was im Rest des Teams vor sich geht. Der Betreffende muss aktive Kommunikation betreiben und eine besondere Gabe zum selbständigen und termingerechten Arbeiten haben.
  
  
• Bauen Sie gute Kommunikationsprozesse ein. Der Projektmanager muss einen aktiven Kommunikationsplan entwickeln, um für eine gute Zusammenarbeit in einem verstreuten Team zu sorgen. Es sollten beispielsweise nach Möglichkeit regelmäßige, feststehende Treffen angesetzt werden, an denen die fernen Mitarbeiter persönlich teilnehmen. Wenn die Teammitglieder in unterschiedlichen Städten oder gar Ländern sitzen, machen Sie gemeinsame Termine zu einer Videokonferenz oder Audiokonferenz aus.
  
  
• Planen Sie die Übergaben. Manchmal arbeiten mehrere Leute an unterschiedlichen Standorten an denselben, oder verwandten Lieferobjekten. In diesem Fall muss der Projektmanager unter Umständen Regeln für Übergaben aufstellen, insbesondere wenn unterschiedliche Zeitzonen betroffen sind. Überlassen Sie die Übergaben nicht dem Zufall. Führen Sie Prozesse ein, damit Arbeit an gemeinsamen Lieferobjekten reibungslos von einem Mitarbeiter (oder Team) an einen anderen Mitarbeiter (oder Team) übergeben werden kann.
  

Das Fazit lautet, dass Projektmanager einsehen, dass aus der Entfernung zuarbeitende Teammitglieder immer ein Risiko darstellen. Bis zu einem gewissen Grad vergrößert sich das Risiko mit der Größe der Entfernung, da Sie es dann nicht nur mit räumlichen, sondern auch zeitlichen Unterschieden zu tun haben . Ein vorausblickender Projektmanager kann diese Schwierigkeiten jedoch bewältigen, indem er Personalbelange, Prozessbelange und Belange der Technologie ganzheitlich angeht. Er kann einen Risikomanagementplan aufstellen, um die Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass das verstreute Team gut zusammenarbeitet ? zum gemeinsamen Wohl des Projekts und des Teams.