TenStep - 1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement

1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement

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Dieser Abschnitt enthält Richtlinien zu Aspekten des Personalmanagements bei der Projektdefinition. Hier geht es um die Rekrutierung von Teammitgliedern, das Zusammenstellen von Projektteams und die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter über die passenden Qualifikationen verfügen.

Auswahlgespräche mit neuen Teammitgliedern (1.5.P1)

Wenn Ihr Projekt genehmigt ist und die Arbeit beginnen kann, müssen Sie ein Projektteam zusammenstellen. Einige Ressourcen werden auf Teilzeit-, andere auf Vollzeitbasis eingestellt. Sie haben es mit einer Mischung aus Auftragsnehmern und Angestellten zu tun. In vielen Fällen werden die angestellten Teammitglieder aufgrund ihrer Verfügbarkeit und ihrer Eignung zugeteilt. Oft müssen Sie Stellen jedoch ausschreiben und sie dann mit eigenen Angestellten oder Auftragsnehmern besetzen.

Die Auswahlgespräche sind ein wichtiger Prozess ? insbesondere, wenn der Betreffende auf Vollzeitbasis eingestellt werden soll. Bevor Sie die Gespräche führen, sollten Sie sich folgende einfache Regeln erinnern.

Die freie Stelle kennen. Manchmal weiß man nach einem Auswahlgespräch mit einem Kandidaten gar nicht mehr, auf welche Stelle der Kandidat sich eigentlich beworben hat. Sie können den Kandidaten dann am besten einschätzen, wenn Sie eine Vorstellung von seinen Aufgaben im Kopf haben.
Die eigene Rolle kennen. Unterschiedliche Leute haben während der Auswahlgespräche unterschiedliche Rollen und Erwartungshaltungen. Vielleicht müssen Sie beispielsweise Ihre Ansicht darüber äußern, ob der Kandidat seiner Persönlichkeit nach gut ins Team passt. Oder vielleicht müssen Sie auch ein rein fachliches Auswahlgespräch führen. Jeder Interviewer sollte sich darüber im Klaren sein, welche speziellen Erwartungen sein Gespräch erfüllen muss.
Vorbereitet sein. Sorgen Sie dafür, dass Sie den Lebenslauf des Kandidaten im Voraus gelesen haben. Notieren Sie sich einige Fragen, durch die Sie einen Einblick in den Hintergrund und die Qualifikationen des Betreffenden erhalten. Vielleicht gibt es auch noch zusätzliche Fragen, die Sie im Rahmen des Standard-Auswahlprozesses für Ihr Unternehmen stellen müssen.
Den Kopf frei haben. Denken Sie, wenn Sie in das Auswahlgespräch gehen, nicht an das Programm, das nicht funktionieren will, oder das Produktionsproblem, das Sie noch zu lösen haben. Konzentrieren Sie sich während des Auswahlgesprächs auf die vorliegende Aufgabe.
Fragen stellen und zuhören. Haben Sie schon einmal ein Auswahlgespräch erlebt, das allein vom Fragesteller bestritten worden ist? Nicht dies ist Ihre Aufgabe, sondern Sie sollten Fragen stellen und sich die Antworten anhören. Haken Sie bei Bedarf nach, um das Gespräch in Gang zu halten.

Im Idealfall sind mehrere Mitglieder Ihres Teams am Auswahlprozess beteiligt. Dafür gibt es zwei Hauptformate. Das erste ist die "Drehtür". Sie setzen den Kandidaten in ein Zimmer und lassen die Fragesteller einen nach dem anderen herein. Bei dieser Methode hat jeder Gelegenheit, sich eine unabhängige Meinung über den Kandidaten zu bilden, ihn aus unterschiedlicher Perspektive zu betrachten und unterschiedliche Fragen zu stellen. Der Kandidat muss bei dieser Methode allerdings mehr Zeit investieren.

Das zweite Format ist die "spanische Inquisition". Sie setzen das Gesprächsteam und den Kandidaten gemeinsam in ein Zimmer. Bei diesem Ansatz muss alles nur einmal für alle erzählt werden, was hinsichtlich des Zeitaufwands für den Kandidaten am effizientesten ist. Ein Nachteil ist nur, dass dies sehr einschüchternd sein kann. Hier muss man sich bemühen, trotzdem eine freundliche und ungezwungene Atmosphäre aufrecht zu erhalten. Viele bevorzugen die Inquisition als Gruppengespräch, da dabei alle dasselbe zu hören bekommen und sie einen guten Eindruck davon vermittelt, wie gut der Kandidat mit einem gewissen Maß an Druck umgehen kann.

Ihr Unternehmen ist darauf angewiesen, dass Sie qualifizierte Kandidaten einstellen. Dies ist eine wichtige Aufgabe, die man ernst nehmen sollte. Ob Sie die Gespräche nun der Reihe nach führen oder in der Gruppe, Sie sollten darauf achten, dass Sie wohlüberlegte Fragen stellen und bei den Antworten sorgfältig zuhören. Danach müssen Sie bereit sein, in der Auswertung des Gesprächs ein ehrliches Feedback zu geben. Damit leisten Sie einen wertvollen Beitrag zum Auswahlprozess und helfen Ihrem Unternehmen, gute, langfristige Personalentscheidungen für die Zukunft zu treffen.

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Die Vielfalt im Projektteam anerkennen (1.5.P2)

Wenn man auf Vielfalt setzt, erkennt man damit an, dass innerhalb des Personals Unterschiede hinsichtlich Rasse, Geschlecht, physischer Leistungsfähigkeit, Lebensstil, Besitzverhältnissen, Alter, Religion, geographischer Herkunft, Ausbildung, Lebenshaltung/Verhalten, fachlicher Expertise und Persönlichkeit bestehen. Die besten Teams bestehen üblicherweise aus einer Gruppe verschiedenartiger Menschen, die sich für eine bestimmte Tätigkeit zusammentun. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Stärken und Schwächen, und wenn die Stärken mancher Mitarbeiter sich mit den Schwächen anderer decken, fügt sich das Puzzle perfekt zusammen.

Wenn wir jedoch von Vielfalt reden, meinen wir damit in der Regel mehr als den Besitz unterschiedlicher Qualifikationen. Üblicherweise beziehen wir uns damit auf eine Gruppe von Frauen und Männern mit unterschiedlichem kulturellen und ethnischen Hintergrund. Diese verschiedenartigen Menschen müssen mit vereinten Kräften auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Vielfalt ist für Unternehmen aus verschiedenen Gründen wichtig. Erstens bedeutet eine verschiedenartige Belegschaft in der Regel (allerdings nicht immer), dass Ihr Unternehmen niemanden bewusst oder unbewusst diskriminiert. Dahinter steht der Gedanke, dass ein Unternehmen oder eine Organisation, die hauptsächlich aus Männern besteht, möglicherweise Frauen diskriminiert. Ganz ähnlich diskriminiert eine Organisation, die ganz aus Weißen besteht, vielleicht Schwarze. Diese Diskriminierung mag auf den ersten Blick nicht zu erkennen sein. Unter Umständen liegt es ganz einfach daran, dass Manager dazu neigen, Leute einzustellen, die ihnen am ehesten ähneln. Dies kann allerdings dazu führen, dass viele qualifizierte Bewerber übergangen werden.

Vielfalt ist auch insofern nützlich, als sie eine größere Bandbreite an Ideen und Perspektiven eröffnet. Männer und Frauen etwa überdenken Probleme vielleicht auf unterschiedliche Art und Weise. Wenn komplexe Probleme auftreten, wäre es sicherlich von Vorteil, eine Vielzahl von Ideen von einer Gruppe aus Männern und Frauen vorliegen zu haben, statt nur einer Lösung von einer Männergruppe mit einheitlichen Denkstrukturen.

Teams, die sich selbst managen (1.5.P3)

Ein Großteil der Arbeit in einer Organisation wird im Team erledigt. Wenn Menschen im Team zusammenarbeiten, können ihre Motivation und ihre Begeisterung steigen, und sie können neue Ideen zur Verbesserung der Gruppenleistung entwickeln und diese Pläne auch auf eigenverantwortlichere Weise umsetzen.

Projektteams, die sich selbst managen, sind spezielle Teams, in denen viel Zusammenarbeit stattfindet und die sich dabei selbst managen, mit dem Ziel, sehr leistungsstarke Teams zu werden. In Projektteams, die sich selbst managen, wächst das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern im Verlauf der Arbeit, und auch die Motivation, sich schwierigeren Herausforderungen zu stellen, wächst. In Gruppen dieser Art wird die Leistung ebenso wie die Teamarbeit großgeschrieben. Ihr Erfolg erfordert starkes Engagement des Einzelnen und des Unternehmens, Entwicklung von Qualifikationen sowie Unterstützung seitens der Teammitglieder und des Managements.

Alle Teams, die sich selbst managen, sind auf Training angewiesen, um sie auf die Arbeit in diesem neuen Denkmuster vorzubereiten. Häufig wird der Fehler begangen, die Mitarbeiter ohne angemessene Vorbereitung in ein solches Umfeld hineinzuwerfen, was dann zu Chaos, Frust und Lähmung führt. Der beste Zeitpunkt für Training ist dann, wenn das Team erstmals zusammengestellt wird, und es sollte laufend fortgesetzt werden, wenn das Team Situationen begegnet, die es nicht bewältigen kann.

Natürlich kann das Team nicht auf jede Eventualität vorbereitet werden. Eines der Ziele eines Teams, das sich selbst managt, ist ausreichende Flexibilität, um unvorhergesehene Probleme zu lösen. Selbst ein Höchstmaß an Training und Planung kann keine perfekten Ergebnisse erbringen. Es werden in jedem Fall unvorhergesehene Probleme auftreten, und das Team muss bereit sein, Ressourcen und Energie in die Bewältigung aller Hindernisse zu stecken.

Verstreute Projektteams (1.5.P4)

Früher saß ein Projektteam aus nahe liegenden Gründen fast immer an einem einzelnen Ort. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen, die sich physisch an einem anderen Ort befanden, war einfach zu schwierig. Auch heute noch ist es durchaus üblich, dass Mitglieder eines Projektteams relativ nahe beieinander arbeiten. Doch es wird ebenso zunehmend üblich, dass Teammitglieder sich physisch an allen möglichen Orten befinden. Dies mag daran liegen, dass Personal von anderen Standorten des Unternehmens herangezogen wird. In manchen Fällen arbeiten Teammitglieder von zuhause aus. In anderen Fällen sind Sie eine Partnerschaft mit einem externen Unternehmen eingegangen ? vielleicht sogar auf internationaler Ebene.

All dies kommt heutzutage aufgrund von Fortschritten in der Technologie und der Software häufiger vor. Die Mitarbeiter können aus der Entfernung fast genauso schnell Zugang zum Computernetz Ihres Unternehmens erhalten, wie wenn Sie sich im Büro befänden. Es gibt Software, um Dokumente gemeinsam einsehen zu können und Aktualisierungen dem Rest des Teams in Echtzeit verfügbar zu machen. Über Telefonkonferenzen kann das Team nach Bedarf zusammentreten. Man kann einander sogar sehen, wenn man Telekonferenzen mag, oder über das Internet Videotechnologie verwendet.

Dies sind alles gute Nachrichten. Die weniger gute Nachricht lautet, dass es immer noch einfacher ist, ein Team zu managen, wenn die Mitglieder sich an ein und demselben Ort befinden. Keine Technologie kann den persönlichen Kontakt oder das direkte Gespräch ersetzen. Wenn Sie ein räumlich verstreutes Projektteam haben, sollten Sie dies beim Definieren des Projekts als ein Risiko vermerken. Es ist kein Issue, da es im Augenblick kein Problem verursacht. Es besteht jedoch ein gewisses Risiko, dass diese Situation in der Zukunft zu einem Problem führen könnte. Erstellen Sie also einen Risikomanagementplan, der die Situation entschärfen und dafür sorgen wird, dass keine Probleme auftreten werden. Bedenken Sie folgende Punkte.

Sorgen Sie dafür, dass jeder die geeignete Technologie zur Verfügung hat. Vergewissern Sie sich, dass die aus der Entfernung zuarbeitenden Teammitglieder über die richtige Ausrüstung, Hardware und Software für ihre Arbeit verfügen. Wenn beispielsweise einige Teammitglieder von zuhause aus arbeiten, wird eine langsame Verbindung nicht ausreichen.
Verwenden Sie Technologien, die die Zusammenarbeit erleichtern. Es gibt viele Produkte auf dem Markt, die die Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten stark erleichtern. Ein Großteil davon läuft heutzutage über das Internet. Es gibt beispielsweise eine Software, mit der alle über das Internet eine gemeinsame Sitzung abhalten können, und sogar gemeinsame Dokumente einsehen und abändern.
Vermitteln Sie den Mitarbeitern die richtige Einstellung. Wenn ein Teil des Teams an einem anderen Ort sitzt, müssen sowohl der Projektmanager als auch die Teammitglieder ganz besonders sorgsam und sensibel mit Fragen der Teamarbeit umgehen. Wer aus der Entfernung zuarbeitet, gerät leicht in die Isolation und hat keinen Anteil mehr daran, was im Rest des Teams vor sich geht. Der Betreffende muss aktive Kommunikation betreiben und eine besondere Gabe zum selbständigen und termingerechten Arbeiten haben.
Bauen Sie gute Kommunikationsprozesse ein. Der Projektmanager muss einen aktiven Kommunikationsplan entwickeln, um für eine gute Zusammenarbeit in einem verstreuten Team zu sorgen. Es sollten beispielsweise nach Möglichkeit regelmäßige, feststehende Treffen angesetzt werden, an denen die fernen Mitarbeiter persönlich teilnehmen. Wenn die Teammitglieder in unterschiedlichen Städten oder gar Ländern sitzen, machen Sie gemeinsame Termine zu einer Videokonferenz oder Audiokonferenz aus.
Planen Sie die Übergaben. Manchmal arbeiten mehrere Leute an unterschiedlichen Standorten an denselben, oder verwandten Lieferobjekten. In diesem Fall muss der Projektmanager unter Umständen Regeln für Übergaben aufstellen, insbesondere wenn unterschiedliche Zeitzonen betroffen sind. Überlassen Sie die Übergaben nicht dem Zufall. Führen Sie Prozesse ein, damit Arbeit an gemeinsamen Lieferobjekten reibungslos von einem Mitarbeiter (oder Team) an einen anderen Mitarbeiter (oder Team) übergeben werden kann.

Das Fazit lautet, dass Projektmanager einsehen, dass aus der Entfernung zuarbeitende Teammitglieder immer ein Risiko darstellen. Bis zu einem gewissen Grad vergrößert sich das Risiko mit der Größe der Entfernung, da Sie es dann nicht nur mit räumlichen, sondern auch zeitlichen Unterschieden zu tun haben . Ein vorausblickender Projektmanager kann diese Schwierigkeiten jedoch bewältigen, indem er Personalbelange, Prozessbelange und Belange der Technologie ganzheitlich angeht. Er kann einen Risikomanagementplan aufstellen, um die Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass das verstreute Team gut zusammenarbeitet ? zum gemeinsamen Wohl des Projekts und des Teams.

Dem Projektteam die richtigen Kompetenzen vermitteln (1.5.P5)

Unabhängig davon, wie ein Projektteam zusammengestellt wird, muss der Projektmanager dafür sorgen, dass die Teammitglieder über die geeigneten Qualifikationen für die ihnen zugewiesenen Aufgaben verfügen. Wenn die Teammitglieder nicht alle geeigneten Qualifikationen besitzen und der Projektmanager ihnen nicht dabei helfen kann, diese zu erwerben, würde man sogar sagen, dass das Projekt in Gefahr ist.

Dies heißt nicht unbedingt, dass man Mitarbeiter in Kurse schicken muss. Es gibt noch viele weitere Lernmittel, die hilfreich sein können, wie etwa:

Fachzeitschriften. Für jeden Fachbereich und jeden Industriezweig gibt es Spezialmagazine. Viele dieser Zeitschriften sind kostenlos oder sehr günstig zu erwerben.
Bücher. Bücher sind ein ähnlicher Fall wie Fachzeitschriften, nur dass in ihnen neue Gedanken und Ideen viel ausführlicher dargelegt werden.
Seminare und Online-Seminare (Webinare). Unternehmen sponsern ständig Seminare, und daraus haben sich schließlich auch "Webinare" (Online-Seminare) entwickelt. Viele dieser Veranstaltungen sind kostenlos. Die Teilnahme kostet Sie lediglich etwas Zeit, doch üblicherweise nicht mehr als etwa eine Stunde bis höchstens einen Tag.
Mentoring. Mentoring heißt, dass man sich an Mitarbeiter hält, die in Bereichen qualifiziert sind, in denen man selbst es nicht ist. Treffen Sie sich mit den Betreffenden und bitten Sie sie, mit Ihnen darüber zu sprechen, was sie tun und wie sie es tun. Die meisten Menschen reden liebend gerne darüber, woran sie arbeiten, und werden Ihnen gerne den Gefallen tun. Ein Projektteam könnte einen Auftragsnehmer zur Mithilfe an einem Projekt beiziehen und außerdem auch als Coach für die Angestellten, damit diese entsprechend qualifiziert sind, wenn der Auftragsnehmer nicht mehr da ist.
Autodidaktischer Unterricht und computergestütztes Lernen (Computer Based Learning, CBTs) . Die meisten Unternehmen können ihren Angestellten computergestütztes Training oder Videos bieten. Wenn nicht, könnten sie diese Methoden als gute Alternativen zu formalen Kursen in Erwägung ziehen, da die Mitarbeiter sie anwenden können, wann es ihnen passt, und auch das Tempo selbst bestimmen können.
Weiteres. Es gibt noch weitere Möglichkeiten zur persönlichen Fortentwicklung, wenn man nur etwas Phantasie einsetzt. Darunter etwa Berufsverbände, Internet Training, Abendkurse, Vorträge in der nächstgelegenen Universität, Fernkurse, etc..

Natürlich sollten Sie formale Trainingsstunden nicht völlig vergessen. Manchmal sind sie die beste Alternative, wenn die darin erlernten Kompetenzen sich direkt und unmittelbar auf Ihr Projekt anwenden lassen. Seien Sie jedoch nicht träge und bilden Sie sich nicht ein, dass Training nur auf diese Art und Weise stattfinden kann. In aller Regel gibt es noch andere effiziente Methoden, je nachdem, welche Kompetenzen es zu erlernen gilt. Das Entscheidende für gutes Training, egal in welcher Form, ist, dass man das Training bald nach dem Lernen (oder gleichzeitig) auf das Projekt anwenden kann.

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