1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement

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1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement
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Dieser Abschnitt enthält Richtlinien zu Aspekten des Personalmanagements bei der Projektdefinition. Hier geht es um die Rekrutierung von Teammitgliedern, das Zusammenstellen von Projektteams und die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter über die passenden Qualifikationen verfügen.

Auswahlgespräche mit neuen Teammitgliedern (1.5.P1)

Wenn Ihr Projekt genehmigt ist und die Arbeit beginnen kann, müssen Sie ein Projektteam zusammenstellen. Einige Ressourcen werden auf Teilzeit-, andere auf Vollzeitbasis eingestellt. Sie haben es mit einer Mischung aus Auftragsnehmern und Angestellten zu tun. In vielen Fällen werden die angestellten Teammitglieder aufgrund ihrer Verfügbarkeit und ihrer Eignung zugeteilt. Oft müssen Sie Stellen jedoch ausschreiben und sie dann mit eigenen Angestellten oder Auftragsnehmern besetzen.

Die Auswahlgespräche sind ein wichtiger Prozess ? insbesondere, wenn der Betreffende auf Vollzeitbasis eingestellt werden soll. Bevor Sie die Gespräche führen, sollten Sie sich folgende einfache Regeln erinnern.

• Die freie Stelle kennen. Manchmal weiß man nach einem Auswahlgespräch mit einem Kandidaten gar nicht mehr, auf welche Stelle der Kandidat sich eigentlich beworben hat. Sie können den Kandidaten dann am besten einschätzen, wenn Sie eine Vorstellung von seinen Aufgaben im Kopf haben.
  
  
• Die eigene Rolle kennen. Unterschiedliche Leute haben während der Auswahlgespräche unterschiedliche Rollen und Erwartungshaltungen. Vielleicht müssen Sie beispielsweise Ihre Ansicht darüber äußern, ob der Kandidat seiner Persönlichkeit nach gut ins Team passt. Oder vielleicht müssen Sie auch ein rein fachliches Auswahlgespräch führen. Jeder Interviewer sollte sich darüber im Klaren sein, welche speziellen Erwartungen sein Gespräch erfüllen muss.
  
  
• Vorbereitet sein. Sorgen Sie dafür, dass Sie den Lebenslauf des Kandidaten im Voraus gelesen haben. Notieren Sie sich einige Fragen, durch die Sie einen Einblick in den Hintergrund und die Qualifikationen des Betreffenden erhalten. Vielleicht gibt es auch noch zusätzliche Fragen, die Sie im Rahmen des Standard-Auswahlprozesses für Ihr Unternehmen stellen müssen.
  
  
• Den Kopf frei haben. Denken Sie, wenn Sie in das Auswahlgespräch gehen, nicht an das Programm, das nicht funktionieren will, oder das Produktionsproblem, das Sie noch zu lösen haben. Konzentrieren Sie sich während des Auswahlgesprächs auf die vorliegende Aufgabe.
  
  
• Fragen stellen und zuhören. Haben Sie schon einmal ein Auswahlgespräch erlebt, das allein vom Fragesteller bestritten worden ist? Nicht dies ist Ihre Aufgabe, sondern Sie sollten Fragen stellen und sich die Antworten anhören. Haken Sie bei Bedarf nach, um das Gespräch in Gang zu halten.
  

Im Idealfall sind mehrere Mitglieder Ihres Teams am Auswahlprozess beteiligt. Dafür gibt es zwei Hauptformate. Das erste ist die "Drehtür". Sie setzen den Kandidaten in ein Zimmer und lassen die Fragesteller einen nach dem anderen herein. Bei dieser Methode hat jeder Gelegenheit, sich eine unabhängige Meinung über den Kandidaten zu bilden, ihn aus unterschiedlicher Perspektive zu betrachten und unterschiedliche Fragen zu stellen. Der Kandidat muss bei dieser Methode allerdings mehr Zeit investieren.

Das zweite Format ist die "spanische Inquisition". Sie setzen das Gesprächsteam und den Kandidaten gemeinsam in ein Zimmer. Bei diesem Ansatz muss alles nur einmal für alle erzählt werden, was hinsichtlich des Zeitaufwands für den Kandidaten am effizientesten ist. Ein Nachteil ist nur, dass dies sehr einschüchternd sein kann. Hier muss man sich bemühen, trotzdem eine freundliche und ungezwungene Atmosphäre aufrecht zu erhalten. Viele bevorzugen die Inquisition als Gruppengespräch, da dabei alle dasselbe zu hören bekommen und sie einen guten Eindruck davon vermittelt, wie gut der Kandidat mit einem gewissen Maß an Druck umgehen kann.

Ihr Unternehmen ist darauf angewiesen, dass Sie qualifizierte Kandidaten einstellen. Dies ist eine wichtige Aufgabe, die man ernst nehmen sollte. Ob Sie die Gespräche nun der Reihe nach führen oder in der Gruppe, Sie sollten darauf achten, dass Sie wohlüberlegte Fragen stellen und bei den Antworten sorgfältig zuhören. Danach müssen Sie bereit sein, in der Auswertung des Gesprächs ein ehrliches Feedback zu geben. Damit leisten Sie einen wertvollen Beitrag zum Auswahlprozess und helfen Ihrem Unternehmen, gute, langfristige Personalentscheidungen für die Zukunft zu treffen.

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Die Vielfalt im Projektteam anerkennen (1.5.P2)

Wenn man auf Vielfalt setzt, erkennt man damit an, dass innerhalb des Personals Unterschiede hinsichtlich Rasse, Geschlecht, physischer Leistungsfähigkeit, Lebensstil, Besitzverhältnissen, Alter, Religion, geographischer Herkunft, Ausbildung, Lebenshaltung/Verhalten, fachlicher Expertise und Persönlichkeit bestehen. Die besten Teams bestehen üblicherweise aus einer Gruppe verschiedenartiger Menschen, die sich für eine bestimmte Tätigkeit zusammentun. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Stärken und Schwächen, und wenn die Stärken mancher Mitarbeiter sich mit den Schwächen anderer decken, fügt sich das Puzzle perfekt zusammen.

Wenn wir jedoch von Vielfalt reden, meinen wir damit in der Regel mehr als den Besitz unterschiedlicher Qualifikationen. Üblicherweise beziehen wir uns damit auf eine Gruppe von Frauen und Männern mit unterschiedlichem kulturellen und ethnischen Hintergrund. Diese verschiedenartigen Menschen müssen mit vereinten Kräften auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Vielfalt ist für Unternehmen aus verschiedenen Gründen wichtig. Erstens bedeutet eine verschiedenartige Belegschaft in der Regel (allerdings nicht immer), dass Ihr Unternehmen niemanden bewusst oder unbewusst diskriminiert. Dahinter steht der Gedanke, dass ein Unternehmen oder eine Organisation, die hauptsächlich aus Männern besteht, möglicherweise Frauen diskriminiert. Ganz ähnlich diskriminiert eine Organisation, die ganz aus Weißen besteht, vielleicht Schwarze. Diese Diskriminierung mag auf den ersten Blick nicht zu erkennen sein. Unter Umständen liegt es ganz einfach daran, dass Manager dazu neigen, Leute einzustellen, die ihnen am ehesten ähneln. Dies kann allerdings dazu führen, dass viele qualifizierte Bewerber übergangen werden.

Vielfalt ist auch insofern nützlich, als sie eine größere Bandbreite an Ideen und Perspektiven eröffnet. Männer und Frauen etwa überdenken Probleme vielleicht auf unterschiedliche Art und Weise. Wenn komplexe Probleme auftreten, wäre es sicherlich von Vorteil, eine Vielzahl von Ideen von einer Gruppe aus Männern und Frauen vorliegen zu haben, statt nur einer Lösung von einer Männergruppe mit einheitlichen Denkstrukturen.

Teams, die sich selbst managen (1.5.P3)

Ein Großteil der Arbeit in einer Organisation wird im Team erledigt. Wenn Menschen im Team zusammenarbeiten, können ihre Motivation und ihre Begeisterung steigen, und sie können neue Ideen zur Verbesserung der Gruppenleistung entwickeln und diese Pläne auch auf eigenverantwortlichere Weise umsetzen.

Projektteams, die sich selbst managen, sind spezielle Teams, in denen viel Zusammenarbeit stattfindet und die sich dabei selbst managen, mit dem Ziel, sehr leistungsstarke Teams zu werden. In Projektteams, die sich selbst managen, wächst das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern im Verlauf der Arbeit, und auch die Motivation, sich schwierigeren Herausforderungen zu stellen, wächst. In Gruppen dieser Art wird die Leistung ebenso wie die Teamarbeit großgeschrieben. Ihr Erfolg erfordert starkes Engagement des Einzelnen und des Unternehmens, Entwicklung von Qualifikationen sowie Unterstützung seitens der Teammitglieder und des Managements.

Alle Teams, die sich selbst managen, sind auf Training angewiesen, um sie auf die Arbeit in diesem neuen Denkmuster vorzubereiten. Häufig wird der Fehler begangen, die Mitarbeiter ohne angemessene Vorbereitung in ein solches Umfeld hineinzuwerfen, was dann zu Chaos, Frust und Lähmung führt. Der beste Zeitpunkt für Training ist dann, wenn das Team erstmals zusammengestellt wird, und es sollte laufend fortgesetzt werden, wenn das Team Situationen begegnet, die es nicht bewältigen kann.

Natürlich kann das Team nicht auf jede Eventualität vorbereitet werden. Eines der Ziele eines Teams, das sich selbst managt, ist ausreichende Flexibilität, um unvorhergesehene Probleme zu lösen. Selbst ein Höchstmaß an Training und Planung kann keine perfekten Ergebnisse erbringen. Es werden in jedem Fall unvorhergesehene Probleme auftreten, und das Team muss bereit sein, Ressourcen und Energie in die Bewältigung aller Hindernisse zu stecken.