1.2.5 Stakeholder - Analyse
Bei kleinen Projekten brauchen Sie sich üblicherweise nicht über die Gruppe der Stakeholder im Klaren zu werden und sie zu managen. In der Regel müssen Sie mit einem Sponsor verhandeln (derjenige, der die Arbeit in Auftrag gegeben hat), und das ist auch schon alles.
Stakeholder sind bestimmte Leute oder Gruppen, die eine Beteiligung oder ein Interesse am Ausgang eines Projekts haben. Stakeholder gehören normalerweise zum Unternehmen und könnten etwa interne Kunden, Manager, Angestellte, Verwalter, etc. sein. Dazu kann es in einem Projekt auch noch externe Stakeholder geben, darunter etwa Zulieferer, Investoren, Gemeindegruppen und staatliche Behörden.
Doch in dem Maße, wie Ihr Projekt immer größer wird, gibt es im Allgemeinen auch immer mehr Stakeholder, über die Sie sich Gedanken machen müssen. Wenn Sie es mit einer großen und vielfältigen Stakeholder-Gruppe zu tun haben, ist es sinnvoll, eine Stakeholder-Analyse durchzuführen. In manchen Fällen benötigen Sie vielleicht ihre Hilfe, in anderen Fällen brauchen Sie ihre aktive Unterstützung, und in manchen Fällen müssen Sie sie über die Leistungen Ihres Projekts in Kenntnis setzen. Mit Hilfe dieser Stakeholder-Analyse können Sie erkennen, welche unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen es gibt und welche Rolle sie in Ihrem Projekt spielen.
Verwenden Sie folgenden Prozess zur Stakeholder-Analyse:
Sie können keine Stakeholder-Analyse durchführen, ohne zu wissen, wer Ihre Stakeholder sind. Identifizieren Sie also als Erstes alle möglichen Stakeholder. Dabei kann es sich um Einzelpersonen oder Stakeholder-Gruppen handeln.
Begutachten Sie jeden Stakeholder und bestimmen Sie, wie wichtig er für den Erfolg Ihres Projekts ist. Sie können jeden Stakeholder in die Kategorien sehr wichtig/wichtig/weniger wichtig einordnen. Ein weiterer Ansatz wäre der, zu bestimmen, welche Konsequenzen es für Ihr Projekt hätte, wenn der Stakeholder überhaupt keine Verbindung dazu hätte. Wenn ihr Projekt dennoch gut vorankommen würde, ist der Stakeholder wahrscheinlich weniger wichtig. Wenn Ihr Projekt hingegen ohne ihn nicht erfolgreich sein kann, ist er wahrscheinlich sehr wichtig. Diese Evaluation ist von entscheidender Bedeutung, da Sie manchmal zu viel Zeit und Mühe darauf verwenden, mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten, die für Ihr Projekt weniger wichtig sind, während Sie Stakeholdern, die sehr wichtig sind, zu wenig Zeit widmen.
Hier beginnt die Analyse. Stakeholder haben eine Beteiligung oder ein Interesse an Ihrem Projekt. Nun müssen Sie identifizieren, worin diese Beteiligung oder dieses Interesse besteht. In manchen Fällen benötigt der Stakeholder irgendetwas von Ihrem Projektteam. In anderen Fällen benötigen unter Umständen Sie etwas von ihm. Die Stakeholder selbst mögen zwar gewisse Interessen haben, doch wir betrachten dies alles vom Standpunkt des Projekts aus. Eine Stakeholder-Gruppe könnte beispielsweise sagen, dass sie daran interessiert ist, alle wichtigsten Lieferobjekte freizugeben. Doch vielleicht beschließen Sie nach Absprache mit Ihrem Sponsor, dass diese Gruppe nur eine Kopie der wichtigsten Lieferobjekte erhalten muss – sie muss sie jedoch nicht freigeben.
Sie sollten für jeden Stakeholder eine Reihe von Aufgaben oder sogar einen ganzen Ansatz festlegen, wie sie ihn dazu bringen können, sich zu engagieren. Sie sollten Aufgaben finden, die dazu beitragen, dass Sie Ihre Interessen durchsetzen können, während Sie gleichzeitig auch die relative Bedeutung jeder Stakeholder-Gruppe berücksichtigen. Logischerweise werden Sie häufiger mit Stakeholder-Gruppen zusammenarbeiten, die für Ihr Projekt wichtig sind, als mit Gruppen von niedriger Priorität. Sinn und Zweck dieses Schrittes ist es, festzulegen, welche Aufgaben Ihr Projektteam erfüllen muss, um zu gewährleisten, dass Sie sich um die Interessen jedes Stakeholders kümmern. Da Sie auf jeden Fall mit vielen dieser Stakeholder kommunizieren werden, werden einige dieser Aufgaben sich vielleicht mit Ihrem Kommunikationsplan überschneiden. Es ist völlig in Ordnung, diese Fälle an beiden Stellen zu erwähnen. Sie werden ja dennoch jede Aufgabe nur ein einziges Mal durchführen.
Manchmal wollen Stakholder etwas von Ihrem Projekt. Manchmal wollen aber auch Sie etwas von ihnen. Wenn Sie etwas von Ihrem Stakeholder oder Ihrer Stakeholder-Gruppe wollen, müssen Sie sicherstellen, dass sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren sind und dass sie darin einwilligen, sie zu erfüllen. Sie könnten beispielsweise Ressourcen, Zeit, Geld, Aufmerksamkeit, Feedback, etc. von der Stakeholder-Gruppe benötigen.
Es wäre nicht sinnvoll, Ihre Aufgaben im Hinblick auf die Stakeholder in einer getrennten Tabelle zu erfassen. Tragen Sie, nachdem Sie die Aufgaben festgelegt haben, durch die Sie sich das Engagement der Stakeholder-Gruppen sichern wollen, all diese Vorgänge in den Projektplan ein, und dazu auch, wer für sie verantwortlich ist, welchen Zeit- und Arbeitsaufwand sie in Anspruch nehmen werden, etc..
Die Stakeholder-Analyse sollte in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass das Engagement der Stakeholder erfolgreich erzielt wurde. Dabei müssen Sie erneut überprüfen, wie wichtig die Stakeholder-Gruppen im Verhältnis zueinander sind und welche Interessen Sie bei jeder Gruppe verfolgen. Wenn die Stakeholder sich nicht in dem Maße engagieren, wie Sie es sich wünschten, sollten Sie Ihre Vorgänge aktualisieren oder umändern. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie im Laufe des Projekts neue Stakeholder entdecken, und auch diese sollten in diesem Prozess berücksichtigt werden.
Nächstes Kapitel: 1.3 Definition des Projekts / Lieferobjekte
