1.2.4 Definition des Projekts / Projektorganisation
Überblick (1.2.4.P1)
Die Art, wie das Projektteam organisiert wird, steht in direktem Zusammenhang mit der Form, wie das gesamte Unternehmen strukturiert ist. Daneben existieren aber auch Mischformen, wenn z. B. innerhalb einer Abteilung eine reine Projektorganisation gilt, während der Rest des Unternehmens in einer reinen Linienorganisation strukturiert ist. Die Organisationsform wird durch die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation beschrieben. Es gibt drei hauptsächliche Organisationsformen für die Abwicklung von Projekten.
Auf die Linienorganisation gestützt (1.2.4.P2)
In einer Linienorganisation wird ein Team aus Mitarbeitern derselben Abteilung zusammengestellt. Das gesamte im Projektteam benötigte Personal kommt aus der Linienorganisation. Wenn das Projekt beispielsweise mit Finanzfunktionen zu tun hat, kommen das Personal für dieses Projekt aus der Finanzabteilung. Wenn Sie Personal für die Bereiche IT, Finanzen und Personal benötigen, würden all diese Mitarbeiter aus der Finanzabteilung rekrutiert werden.
Eine zweite Methode, die Mitarbeiter eines Projekts zusammenzustellen, ist die, Teile eines Projekts jeweils in einer Linienorganisation abwickeln zu lassen. Gehen wir beispielsweise davon aus, dass ein großes Projekt Personal aus den Abteilungen Finanzen, Einkauf, IT und Produktion benötigt. In einer Linienorganisation würde das Projekt dann entsprechend den Organisationseinheiten aufgespalten und jede Einheit würde ihren eigenen Teil relativ selbständig durchführen. Die IT-Abteilung würde an ihrem Stück arbeiten, die Finanzabteilung an ihrem, die Produktions- und die Einkaufsabteilung wiederum an ihrem. Letztendlich würden alle unabhängigen Lösungen in einem einzigen Endergebnis zusammengefasst werden.
Der größte Vorteil von Projekten, die sich auf eine Linienorganisation stützen, ist der, dass sich die Autoritätsfrage in der Regel nicht stellt, da die Projektmanager häufig gleichzeitig die Linienmanager sind. Außerdem müssen Sie nicht mit anderen Organisationen um Personal verhandeln, da alle für Ihr Projekt benötigten Mitarbeiter aus derselben Linienorganisation stammen werden. Weitere Vorteile dieser Organisation wären etwa, dass die Teammitglieder einander bereits gut kennen, da sie alle im selben Bereich arbeiten, und dass sie darüber hinaus häufig anwendbares Fachwissen in das Projekt einbringen.
Ein bedeutender Nachteil der Linienorganisation hingegen ist der, dass Ihr Linienbereich unter Umständen nicht über alle Spezialisten verfügt, die zur Arbeit an einem Projekt benötigt werden. In einem IT-Projekt könnten beispielsweise Schwierigkeiten auftreten, Finanzressourcen wie etwa Datenbankverwalter zu rekrutieren, da die einzigen verfügbaren Leute in ihrer eigenen Linienabteilung arbeiten. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Teammitglieder unter Umständen noch anderweitige Pflichten in der Linienorganisation haben, da sie im Projekt vielleicht nicht auf Vollzeitbasis zum Einsatz kommen. Sie können weiteren Projekten zugeteilt werden, doch üblicher ist, dass sie Support-Aufgaben übernehmen, die sich auf ihre Möglichkeiten, Termine im Projekt einzuhalten, negativ auswirken könnten.
Reine Projektorganisation (1.2.4.P3)
Sind Projekte groß genug, können aus dem Projektteam eigene funktionale Abteilungen gebildet werden. Diese Lösung ist besonders praktisch, wenn ein Vorhaben Dutzende oder Hunderte von Personen über eine lange Zeitspanne beschäftigen wird. Die Vorteile liegen in einer klaren Verantwortlichkeit, weil der Projektmanager auch der Linienmanager ist, und in einem klaren Fokus, da jeder im Team nur für dieses Projekt verantwortlich ist. Die Nachteile sind eine Verdoppelung von Ressourcen, was bei knappen Ressourcen umso schwerer wiegt. Nach Abschluss des Projekts können Probleme auftreten, wenn die frei werdenden Personen wieder neu platziert werden müssen.
Matrix-Organisation (1.2.4.P4)
Die Matrix-Organisation ist eine Organisationsform, bei der sich die funktionalen Abteilungen weiterhin auf ihre normalen Aufgaben konzentrieren, während das Projekt mit Mitarbeitern aus verschiedenen Organisationseinheiten besetzt wird. Ein Datenbank-Administrator wird z.B. weiter an seinen Linienvorgesetzten berichten, während er für verschiedene Projektleiter in verschiedenen Projekten von verschiedenen Abteilungen arbeitet. Der Hauptvorteil der Matrix-Organisation liegt in der effizienten Zuteilung von Ressourcen, insbesondere von knappen Ressourcen mit Spezialkenntnissen, die in einem Projekt allein nicht ausgelastet wären. Sie erweist sich auch am flexibelsten, wenn sich Geschäftsanforderungen oder Prioritäten ändern. Ihr Hauptnachteil liegt in der Komplexität der Berichterstattung. Ein Projektmitarbeiter muss nicht nur an seinen Linienvorgesetzten, sondern jeweils auch an mehrere Projektmanager berichten. Die Einhaltung der unterschiedlichen Termine setzt zudem ein striktes Time Management voraus.
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