1.2.1 Definition des Projekts / Ziele

Überblick (1.2.1.P1)

Strategische Ziele und Projektziele sind Aussagen, die beschreiben, was in einem Projekt geleistet werden soll oder welchen geschäftlichen Nutzen das Projekt erbringen wird. Als strategisches Ziel bezeichnet man allgemein gehaltene Aussagen, die einen groben Rahmen dafür vorgeben, was man in einem Projekt anstrebt und auch mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen hat. Projektziele dagegen sind genauere Aussagen, in denen die spezifischen, greifbaren Produkte und Lieferobjekte des Projekts beschrieben werden. Die Definition von strategische Zielen und Projektzielen ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft, und es ist nicht immer einfach, sie festzulegen und richtig zu koordinieren.

Strategische Ziele (1.2.1.P2)

Strategische Ziele sind allgemein gehaltene Aussagen, die einen groben Rahmen dafür vorgeben, was man in einem Projekt anstrebt. So könnte beispielsweise eines der Ziele in einem Projekt lauten, dass man "die allgemeine Zufriedenheit der Kunden, die sich mit Support-Anliegen an den Helpdesk wenden, steigern" will.

 

Da das Ziel sehr allgemein formuliert ist, muss man unter Umständen mehr als ein Projekt durchführen, bis man es erreicht. In dem obigen Beispiel könnte beispielsweise eine Technologie-Komponente zur Steigerung der Kundenzufriedenheit führen. Es können aber auch neue Prozesse, neue Trainingskurse, eine Reorganisation der Abteilung oder eine Modernisierung des Entlohnungssystems dazu beitragen. Daher können mehrere Projekte über eine lange Zeitperiode erforderlich werden, um dieses Ziel zu erreichen.

Die Formulierung eines strategischen Ziels sollte den geschäftlichen Nutzen im Hinblick auf die Kosten, die Geschwindigkeit und / oder die Qualität aufzeigen. In unserem Beispiel liegt der Fokus auf der Qualität einer Dienstleistung. Selbst wenn das Projekt nicht direkt die Kernfunktion des Unternehmens unterstützt, sollte es einen indirekten Zusammenhang damit haben. Ein IT- Infrastrukturprojekt zur Installation eines neuen Web-Servers kann letztendlich eine schnellere Beantwortung von Kundenanfragen, ein besseres Preisleistungsverhältnis oder andere Geschäftsvorteile mit sich bringen. Wenn mit dem Projekt kein wirtschaftlicher Nutzen erzielt werden kann, sollte es besser nicht gestartet werden.

Wenn messbar ist, inwieweit Sie Ihr Ziel erreicht haben, dann ist es wahrscheinlich zu genau formuliert und es handelt sich dabei eher um ein Projektziel.

Wenn Ihr Ziel nicht durch irgendeine Kombination von Projekten erreicht werden kann, ist es wahrscheinlich zu allgemein formuliert. Im obigen Beispiel können Sie ein oder mehrere Projekte ins Auge fassen, die am Ende zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit führen könnten. Eine Zielsetzung, die besagt, dass Sie einen perfekten Kundenservice anstreben, lässt sich mit keiner Kombination von Projekten verwirklichen, sondern kann Ihnen stattdessen als eine Vision dienen. Darunter versteht man eine allgemein gehaltene Aussage, die eine Richtlinie und ein Bestreben aufzeigt, die jedoch unter Umständen niemals verwirklicht werden kann.

Es ist wichtig, dass Sie sich über die strategischen und projektbezogenen Zielsetzungen im Klaren sind, wenn auch Ziele nicht zu den Bestandteilen des TenStep-Prozesses Projektdefinition gehören. Aus geschäftlicher Sicht betrachtet sind Ziele überaus wichtig. Der Projektmanager muss wissen, welche strategischen Ziele das Projekt fördern soll.

Projektziele (1.2.1.P3)

Projektziele sind konkrete Aussagen über das, was das Projekt erreichen will. Ein Projektziel sollte genauer formuliert sein, so dass die Zielerreichung bei Abschluss des Projekts gemessen und ausgewertet werden kann. Das im Gegensatz zu strategischen Zielen, die eher vage formuliert sind. Eine Projektziel hat Spezifisch, Machbar, Auswertbar, Realistisch und Terminbezogen (SMART) zu sein. (Wohlgemerkt, SMART ist eine Technik zur Formulierung des Projektziels. Ein Projektziel muss nicht zwingend SMART sein, um gültig zu sein.)

Ein Projektziel könnte lauten: "Aufrüstung des Telefonsystems für den Helpdesk bis zum 31. Dezember, damit die durchschnittliche Wartezeit der Kunden nicht mehr als zwei Minuten beträgt ".

 

• Sie erkennen, dass diese Vorgabe konkreter und spezifischer ist als ein strategisches Ziel.
  
  
• Das Projektziel ist auswertbar im Hinblick darauf, welche durchschnittliche Wartezeit für die Kunden mit dem neuen Telefonsystem erreicht werden soll.
  
  
• Wir gehen davon aus, dass das Projektziel realistisch und machbar ist.
  
  
• Das Projektziel ist terminiert. Es soll bis zum 31. Dezember erfüllt werden.
  

 

 

 

Projektziele sollten sich auf die Lieferobjekte eines Projekts beziehen. In diesem Fall bezieht sich das Vorhaben auf den Ausbau des Telefonsystems. Wenn Sie die Lieferobjekte, die zur Erfüllung eines Projektziels nicht genau bestimmen können, dann ist das Projektziel möglicherweise zu allgemein formuliert. Wenn andererseits in einem Projektziel die genauen Merkmale der Lieferobjekte beschrieben werden, ist es wiederum zu detailliert. Wenn die Aussagen die Merkmale und Funktionen beschreiben, handelt es sich um Anforderungen, und nicht um Ziel.

Wenn das Projekt Bestandteil eines größeren Programms ist, sollten das Projektziele mit dem Projektziel des Programms in Einklang stehen.

Die Bedeutung von Projektzielen (1.2.1.P4)

Projektziele sind wichtig, da sie aufzeigen, dass Projektmanager und Projektsponsor sich hinsichtlich des Hauptzwecks des Projekts einig sind. Es spielt beispielsweise nicht unbedingt eine Rolle, ob die speziellen Lieferobjekte eines IT-Projekts für den Projekt-Sponsor verständlich sind oder nicht. Die Projektziele hingegen sollten so formuliert sein, dass sie für alle Projekt-Stakeholder verständlich sind.

Definieren Sie die Projektziele vor Projektbeginn (1.2.1.P5)

Die Projektziele und die strategischen Ziele, sollten noch vor Beginn des Projekts definiert und vereinbart werden. Die Lieferobjekte des Projekts werden ausgehend von den Projektzielen erstellt – und nicht umgekehrt. Das heißt, Sie vereinbaren nicht zuerst die Lieferobjekte und legen dann passend dazu Ihre Projektziele fest. Sie müssen sich über die Ziele eines Projekts im Klaren sein und dann bestimmen, welche Lieferobjekte benötigt werden, um sie zu erfüllen.

In einer moderierten Sitzung mit allen wichtigsten Stakeholdern können Sie auf ideale Weise die Projektziele formulieren und gleichzeitig einen Konsens darüber erreichen.

 

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