1.1.2 Definition des Projekts / Mittlere Projekte
Übersicht mittlere Projekte (1.1.2.P1)
Sicherlich gibt es unterschiedliche Auffassungen darüber, wo die Grenze zwischen kleinen und größeren Projekten zu ziehen ist. Einen ähnlichen Konflikt darf es bei Arbeitsaufwänden mittleren Ausmaßes nicht mehr geben. Diese Arbeiten müssen in jedem Fall als Projekt gemanagt werden. Vergessen Sie dennoch nicht die grundlegenden Aspekte der Skalierung zu beachten. Obwohl die Arbeitsaufwände zweifelsfrei als Projekte abgewickelt werden, wird der Definitionsprozess trotzdem nicht so aufwändig wie bei großen Projekten sein.
Gewiss muss das Projekt genau definiert werden. Da die erforderlichen Informationen meist leichter zu beschaffen sind, ist die Bestimmung der einzelnen Ergebnisse und Lieferobjekte einfacher und weniger ausführlich als bei großen Projekten. Darum bietet sich bei mittelgroßen Projekten die Verwendung der gekürzten Version der Projektdefinition an.
- Tragen Sie alle Informationen zusammen, die Sie für Ihr Projekt verwenden können. Das können Lieferobjekte, Protokolle, E-Mails, usw. von früheren Projekten sein. In vielen Fällen muss der Kunde vor Projektbeginn eine grobe Kosten-/Nutzenanalysen oder eine Werteeinschätzung durchführen, obgleich dies für ein mittleres Projekt nicht zwingend erforderlich ist. All diese Informationen tragen zum Verständnis der bevorstehenden Arbeit bei.
- Arbeiten Sie mit Ihrem Manager und dem Projektsponsor den Abnahmeprozess aus. öchte z.B. der Sponsor die Projektdefinition vor den anderen Stakeholders genehmigen, oder möchte er am Schluss seine Zustimmung geben? Stellen Sie fest, wer Dokumente abnehmen und wer eine Kopie erhalten wird. Besonders für mittelgroße Projekte ist dies wichtig. Viele Sponsoren und Manager schenken diesen Projekten nicht übermäßig viel Aufmerksamkeit. Deshalb kann das Genehmigungsverfahren anders als bei großen Projekten sein.
- Versuchen Sie die Vorstellungen der Stakeholder (Manager, Kunden, betroffene Bereiche) über die zu leistenden Arbeiten zu verstehen. Stellen Sie sicher, was als Inhalt der Projektdefinition gewünscht wird. Ist Ihnen unklar, welche Informationen Sie benötigen, sehen Sie die Projektdefinition für Projekte mittlerer Größe durch. Sie beinhaltet zusammenfassend folgende Themengebiete:
- Projektübersicht. Stellen Sie die Hintergründe und Zusammenhänge des Projekts dar. Erläutern Sie den Nutzen, der dank des Projekts erzielt wird.
- Inhalt- und Umfang. Bestimmen Sie die Lieferobjekte und erklären Sie deren Inhalt- und Umfang. Nähere Hinweise dazu finden Sie unter . Inhalt und Umfang können auf verschiedene Weise dargestellt werden. Für mittelgroße Projekte liegt der Fokus dennoch prinzipiell auf den Lieferobjekten.
- Geschätzter Zeitaufwand. Schätzen Sie den nötigen Aufwand, um das Projekt fertig zu stellen. Informieren Sie darüber, wie die Schätzung zustande kommt und auf welchen Annahmen diese beruht, etc. Weitere Informationen finden Sie unter 2.1.1 Arbeits- und Budgetplanung / Schätzungen.
- Geschätzte Dauer. Wenn die Arbeitsaufwände bekannt sind, können Sie die Dauer schätzen und, sofern das Startdatum bekannt ist, das geplante Enddatum bestimmen. Für weitere Hinweise lesen Sie bitte 2.1.1 Arbeits- und Budgetplanung / Schätzungen.
- Geschätzte Kosten. Bestimmen Sie die Personalkosten aufgrund der geschätzten Arbeitsaufwände. Rechnen Sie alle weiteren Sachkosten wie Hardware, Maschinen, Mieten, Schulung, Reisespesen, usw. dazu. Weitere Informationen finden Sie unter 2.1.1 Arbeits- und Budgetplanung / Schätzungen.
- Wichtige Annahmen. Bestimmen Sie externe Umstände und Ereignisse, die erfüllt sein müssen, damit das Projekt erfolgreich ist. Diese Annahmen und Hypothesen liegen meist außerhalb der vollständigen Kontrolle des Projektteams. Solche Annahmen können Sie anhand einiger Maßnahmen identifizieren. Zum einen können Sie auf Erfahrungen zurückgreifen, welche Aufgaben oder Ereignisse in ihrer Organisation normalerweise auftauchen, oder Sie können diese mit Hilfe von Brainstorming-Sitzungen mit Kunden, Stakeholdern oder Teammitgliedern bestimmen. Des weiteren können Sie noch auf Fälle zurückgreifen, die im Risikomanagement-Prozess als wenig risikoreich eingestuft wurden. Weitere Informationen finden Sie unter .
- Wichtige Risiken. Risiken sind Umstände oder Ereignisse, welche außerhalb der Kontrolle des Projektteams liegen und sich nachteilig auf das Projekt auswirken. Erwähnen Sie Risiken, die mit hoher Wahrscheinlicht auftreten werden. Nähere Hinweise finden Sie unter .
- Erstellen Sie einen ersten Entwurf der Projektdefinition. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht für sich, sondern an den Leser gerichtet schreiben, d. h. die Information sollte gut verständlich sein.
- Beginnen Sie gleichzeitig mit dem Entwurf des Arbeitsplans. Nutzen Sie die daraus gewonnenen Informationen für die Projektdefinition. Näheres dazu erfahren Sie unter .
- Bestimmen und dokumentieren Sie die Projektmanagement-Verfahren für Ihr Projekt. Es ist wichtig, diese im Voraus festzulegen und dabei Meinungen und Erfahrungen vom Management, den Kunden und den Stakeholders einzuholen. Mit einem abgenommenen Verfahren ist es wesentlich einfacher, nachträglich z.B. den Projektumfang zu ändern, als wenn dabei gleichzeitig noch eine Einigung über das Änderungsverfahren erzielt werden muss. Schmücken und reizen Sie diese Verfahren aufgrund der Größe des Projekts nicht aus. Wenn Sie im Besitz von Verfahren aus früheren Projekten sind oder Ihre Organisation bereits übliche Verfahren erstellt hat, sollten Sie diese verwenden.
- Lassen Sie die Projektdefinition und das Projektmanagement-Verfahren als Entwurf zirkulieren, so dass Sie Feedback sammeln und Konsens schaffen können. Normalerweise genügt es, diese Dokumente einer kleinen Interessentengruppe zu unterbreiten. Der Projektplan muss in der Regel noch nicht verteilt werden.
- Aktualisieren Sie die Dokumente gemäß den Rückmeldungen.
- Bei Bedarf können Sie die aktualisierten Dokumente noch einmal an eine größere Gruppe von Interessenten verteilen. Bauen Sie die Rückmeldung in die Dokumente ein.
- Starten Sie den Abnahmeprozess (Siehe dazu auch den Abschnitt ).
- Verteilen Sie nach der Abnahme Kopien der Projektdefinition und der Projektmanagement-Verfahren an alle interessierten Stakeholder.
- Ausführung. Das Projekt ist nun startbereit. Die Ausführung erfolgt anhand eines typischen Phasenmodells. Weitere Details finden Sie im Web unter www.LifecycleStep.com.
- Die Arbeit managen. Die Abwicklung des Projekts wird mit den Arbeitsprozessen (Inhalt und Umfang, Kommunikation, Risiken, usw.) gemanagt. Da es sich um ein mittelgroßes Projekt handelt, kommen die benötigten Verfahren zur Anwendung. Außerdem können auch allgemein gültige Verfahren über sämtliche Projekte mit ähnlicher Größe und ähnlichen Risiken zur Anwendung kommen.
- Projekt beenden. Nach Fertigstellung und Inbetriebnahme soll der Kunde das Ergebnis schriftlich abnehmen und sein Einverständnis zur Lösung geben. Das Projekt ist offiziell beendet.
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