1.0.1 Was ist ein Projekt?
Bevor Sie in die Rolle eines guten Projektmanagers schlüpfen und Projektmanagement-Techniken anwenden, müssen Sie sich zuerst im Klaren sein, ob es sich bei der Tätigkeit um ein Projekt handelt. Viele Aufgaben werden irrtümlich mit dem Begriff Projekt geschmückt. Achten Sie deshalb darauf. Es gibt zwei Arten von Arbeiten: Routinearbeit und Projektarbeit.
Routinearbeiten sind tägliche, wiederkehrende Arbeiten. Für ein Entwicklungsteam bestehen sie aus: Beantworten von Fragen, Teilnahme an regelmäßigen Meetings, Lösen von Produktionsproblemen, usw. Verkäufer erledigen tägliche Telefonanrufe, Veranlassen von Vertragsgenehmigungen, usw. Ein Buchhalter kontrolliert regelmäßig Reports, bucht Belege, stimmt Konten ab, etc. Das Schlüsselkriterium ist, dass sich die Tätigkeiten wiederholen und routinemäßig erledigt werden.
Projekte hingegen unterliegen nicht dieser Routine und Regelmäßigkeit. Der Hauptunterschied ist, dass ein Projekt immer ein bestimmtes Anfangs- und ein Enddatum hat. Es gibt einen Zeitpunkt, zu dem noch keine Arbeit vorhanden ist (vor dem Projekt), zu dem sie anfällt (während des Projekts) und zu dem keine mehr vorliegt (nach dem Projekt). Dies ist der Schlüsselfaktor, ob eine bestimmte Arbeit ein Projekt ist, auch wenn es noch andere Charakteristika gibt, wie ein definierter Rahmen, ein Budget, Lieferobjekte oder zugeteilte Ressourcen. Ein weiteres Merkmal ist die Einmaligkeit und Neuartigkeit der Arbeit. Selbst wenn ein Projekt dem anderen ähnlich ist, wird es nie genau dasselbe sein. Umstände und Zusammenhänge ändern sich, die beteiligten Personen sind nicht mehr dieselben, um nur einige zu nennen.
Wichtig ist, dass Sie pragmatisch und differenziert vorgehen. Projekte können eine Stunde, 100 Stunden oder 100.000 Stunden dauern. Ein einstündiges Projekt erledigen Sie einfach und jegliche Planungs-, Analyse- und Design-Aktivität führen Sie intuitiv aus. Auch ein 20-Stunden-Projekt werden Sie noch in ähnlicher Weise durchführen, obwohl Sie bereits mehr planen, mehr kommunizieren und sich kleineren Problemen widmen müssen. Ein 100-Stunden-Projekt ist vermutlich bereits zu groß dafür, und Sie werden die Arbeit definieren und sich einen einfachen Arbeitsplan erstellen müssen. Ein 5.000-Stunden-Projekt hingegen verlangt volle Projektmanagement-Aufmerksamkeit und Disziplin. Im anderen Extremfall dürfte Ihnen ein 100.000-Stunden-Projekt zu groß sein, um es als ein einzelnes Projekt abzuwickeln. Sie werden es in kleinere, zusammenhängende Projekte unterteilen, um den gesamten Arbeitsumfang zu bewältigen.
Bevor Sie mit dem TenStep Projektmanagement-Prozess TM fortfahren, sollten Sie sich über die Art Ihrer Aufgabe klar werden und die passende Vorgehensweise anwenden.
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