Wie oft haben Sie schon von Projekten gehört oder waren sogar selbst daran beteiligt, die fehlschlugen? Oder die nicht so erfolgreich waren, wie sie hätten sein sollen? Haben Sie sich schon einmal die Zeit genommen, um bei einem solchen Projekt herauszufinden, was falsch lief? Wenn Sie das gemacht haben, werden Sie sich vermutlich gesagt haben: "Hätten wir uns nur mehr Zeit für die Planung genommen."

Es scheint, dass die Termine von Projekten immer enger werden. Die Einhaltung von engen Terminen verleitet den Projektmanager dazu, das Projekt so bald wie möglich zu beginnen. Trotzdem: Bevor die eigentliche Projektarbeit beginnt, müssen Sie sich im Voraus die Zeit für Planungsarbeiten nehmen und sicherstellen, dass alle diese Planung mit ihren Lieferobjekten, Kosten und Terminen verstanden haben und ihr zustimmen. Dies ist weder vergeudete Zeit noch bedeutet es Unkosten. In dieser Etappe stellt der Projektmanager sicher, dass sowohl der Kunde wie auch das Projektteam dieselbe Auffassung über die Leistung und das Ergebnis des Projekts haben, wann es fertig gestellt sein wird, was es kosten wird, wer die Arbeit leisten und wie sie ausgeführt wird.

Am Ende eines schwierigen Projekts liegt der Nutzen der Planung auf der Hand. Dieser Nutzen sollte aber auch im Voraus klar sein. Im Allgemeinen umfasst er:

  • Verständnis und Vereinbarung der Projektziele, Lieferobjekte, Inhalt und Umfang, Risiken, Kosten, Vorgehensweise (aus dem Dokument Projektdefinition).

  • Verifizierung des ursprünglichen Vorhabens. Ein Projekt mit einem Aufwand von 10.000 Stunden kann z. B. wirtschaftlich sinnvoll sein. Wenn aus der Planung jedoch ein Aufwand von 20.000 Stunden resultiert, muss das nicht mehr so sein.

  • Sicherstellung der Ressourcen, wenn sie benötigt werden

  • Verfügbarkeit von Basisdaten und Grundlagen, mit denen der Fortschritt verglichen werden kann

  • Vorausschauendes Arbeiten mit dem Kunden auf der Basis von Projektmanagement-Prozessen

Der Zeitbedarf für die Projektplanung hängt sowohl vom erforderlichen Detaillierungsgrad als auch davon ab, wie viel Zeit für die Beschaffung der Informationen und für die Einigung mit dem Kunden benötigt wird. Für den Projektmanager kann es mühsam werden, wenn eine Einigung mit dem Kunden nur schwierig zu erzielen ist. Aber das ist genau der Grund, warum alle Planungsarbeiten im Voraus erledigt werden sollen. Denken Sie nur an die Probleme, die Sie haben werden, wenn Vereinbarungen über Projektumfang, Dauer und Kosten mit dem Kunden erst dann getroffen werden, wenn die Lieferobjekte bereits vorliegen.

Bevor ein Projekt beginnen kann, muss eine Reihe von Bestimmungsfaktoren geregelt sein. Für kleinere Projekte werden diese Bedingungen vielfach formlos oder implizit erfüllt. Je größer ein Projekt jedoch wird, umso mehr müssen Sie auf formale und explizite Erfüllung drängen.

  • Genehmigung Planungsbeginn: Normalerweise wird eine implizite Zustimmung zum Projekt angenommen, damit mit der Planung begonnen werden kann. Wenn jedoch im Vorfeld kein Konzept ausgearbeitet wurde oder das Projekt keinen Priorisierungsprozess durchlief, dann sollten Sie eine explizite Abnahme Ihrer Projektplanung verlangen.

  • Projektdefinition: Das Projekt wird mit dem Dokument Projekt definition abgegrenzt. Dieses Dokument enthält Ziele, Inhalt und Umfang, Annahmen, Lieferobjekte, Budget, Risiken usw.

  • Genehmigung des Projektstarts: Die gibt der Sponsor, in dem er z.B. die Projektdefinition unterzeichnet.

  • Ablaufplan: D ies ist ein Arbeitsplan über den gesamten Stundenaufwand. Er enthält Checkpoints oder Meilensteine, an denen über die Weiterführung des Projekts entschieden wird.

  • Projektmanagement-Verfahren: Diese Verfahren beschreiben, wie im Projekt das Management von Issues, Kommunikation, Risiken, Qualität, Inhalt und Umfang, usw. geregelt ist. Dies ist vor allem. für große Projekte von Bedeutung.

  • Projektteam: Ihnen müssen für die Abwicklung Ihres Projekts die richtigen Leute zur Verfügung stehen. Es kommt vor, dass genehmigte Projekte verschoben werden müssen, weil Leute mit entsprechenden Fähigkeiten bei Projektbeginn fehlen.

Eine Diskussion über Projektmanagement kann man am besten mit der Frage beginnen, was ein Projekt ist. Damit wird auch klarer, wann Projektmanagement-Techniken angebracht sind. Näheres finden Sie dazu im Abschnitt ?{rdlc 1.0.1 Was ist ein Projekt?}
Wenn Sie ein Gefühl dafür haben, was ein Projekt ist, können wir uns dem Projektmanager zuwenden (Siehe ,

Danach können wir mit dem TenStep Projektmanagement-Prozess fortfahren.

Hauptthemen

1.1 Definition des Projekts / Prozess
1.2 Definition des Projekts / Techniken
1.3 Definition des Projekts / Lieferobjekte
1.5 Definition des Projekts / Personalmanagement

Das Kapitel 1.4 = Zusätzliche Tätigkeiten ist in diesem Zusammenhang nicht maßgeblich. Um die Einheitlichkeit der Nummierung beizuhalten, wurde dem Kapitel Personalmanagement die Kapitelnummer 1.5 gegeben.

Nächstes Kapitel: 1.0.1 Was ist ein Projekt?