0.0.2.1 Projektstart und Projektende

Projektstart und Projektende (0.0.2.1)

Eines der Wesensmerkmale eines Projekts ist, dass es einen bestimmten Anfangs- und Endtermin hat. Dies klingt soweit ganz einfach, bis man zu definieren versucht, was genau diese Termine bedeuten. Für keinen von beiden gibt es irgendwelche allgemein empfohlenen Standards. In vielerlei Hinsicht kommt es auf das jeweilige Unternehmen an und darauf, ob die Aussage, um die es ihm bei diesen Daten geht, die Wahl der einen oder anderen Alternative nahe legt. Im Folgenden werden einige Alternativen zur Bestimmung des Projekt-Anfangstermins aufgelistet.

• Die Idee entsteht. Dadurch wird der Anfangstermin lange vor dem Zeitpunkt, da das Projekt eigentlich Form annimmt, angesetzt, was oberflächlich betrachtet unsinnig sein mag. Bedenken Sie jedoch, dass die von Ihnen gewählte Definition davon abhängen kann, was mit diesem Datum ausgedrückt werden soll. Wenn Ihr Unternehmen versucht, die Dauer von der Entstehung einer Idee bis hin zur Verwirklichung der Idee in einem Projekt hervorzuheben, werden Sie unter Umständen diese Definition wählen. Dem Unternehmen geht es nämlich darum, dass die Ausführung guter Ideen zu viel Zeit beansprucht. Wenn Ihr Unternehmen die Gesamtzeitspanne zwischen der Entstehung einer Idee und ihrer Verwirklichung verringern will, könnten Sie mit einer solchen Definition operieren, nach der der Projekt-Anfangstermin früh angesetzt wird.
  
  
  
• Ein Budget wird genehmigt. Diese Definition ist ein wenig konkreter als die vorherige Vorstellung. Nach dieser Definition ist eine Idee hervorgebracht und so weit entwickelt worden, dass man eine Kosten/Nutzen-Aufstellung gemacht hat. Das Projekt hat darüber hinaus einen Prozess der Prioritätensetzung durchlaufen und ein konkretes Budget ist genehmigt worden. Vergessen Sie nicht, dass die Budget-Genehmigung unter Umständen im Zuge des Geschäftsplanungsprozesses des Vorjahres erfolgt ist. Die eigentliche Arbeit beginnt unter Umständen erst im kommenden Jahr. Somit ist auch diese Definition auf einen frühen Zeitpunkt angesetzt.
  
  
  
• Ein Projektmanager wird ernannt. Dies ist eine gängigere Definition. Man kann von einem Projekt nur schwer sagen, dass es begonnen hat, wenn überhaupt noch kein Projektmanager ernannt worden ist. Mit der Ernennung eines Projektmanagers beginnen die Planung und die Definition des Projekts, und ab diesem Zeitpunkt hat das Projekt Substanz. Der TenStep Projektmanagement Prozess übernimmt diese Definition als Startzeitpunkts eines Projekts.
  
  
  
• Die Projektdefinition wird vom Kunden genehmigt. In manchen Unternehmen ist der offizielle Projekt-Beginn der Moment, in dem der Kunde das Projektdefinitionsdokument genehmigt. Manche Unternehmen verlangen, dass Projektdefinition und Projektplan bereits genehmigt sind, bevor das Projekt-Team aufgestellt werden kann. Damit soll gewährleistet werden, dass eine vorab getroffene Vereinbarung bereits vorliegt, bevor die Arbeit an dem Projekt beginnt.
  
  
  
• Die Projekt-Freigabesitzung wird abgehalten. Nach dieser Definition wird die Planungs- und Definitionsarbeit als »Vorarbeit« zum Projekt betrachtet. Alle Projekte beginnen mit einer formalen Freigabesitzung mit dem Kunden und dem Projekt-Team. Wenn die Freigabesitzung stattfindet, ist die Planung abgeschlossen, der Kunde hat seine Genehmigung zum Beginn der Arbeit gegeben, und das Projekt-Team ist zusammengestellt worden. Die Freigabesitzung ist der richtige Zeitpunkt um allen mitzuteilen, dass das Projekt startbereit ist.

Weshalb der Anfangstermin wichtig ist (0.0.2.1.P2)

Bis zu einem gewissen Grad sind Sie vielleicht der Ansicht, dass es doch eigentlich keine Rolle spielt, wann das Projekt beginnt. Dass Ihr Anfangstermin eine etwas unbestimmte Größe ist, ändert nichts an der Tatsache, dass es sich bei der Arbeit um ein Projekt handelt. Offensichtlich hat das Projekt zu irgendeinem Zeitpunkt begonnen, da es schließlich einen Zeitpunkt gegeben hat, zu dem die Arbeit noch nicht im Gange war, und einen Zeitpunkt, zu dem sie schon im Gange ist. Also hat das Projekt zu irgendeinem Zeitpunkt »begonnen«.

Den Anfangstermin zu kennen ist deswegen wichtig, weil mit der Frage, wie lange die Beendigung eines Projekts dauert, gewisse Konsequenzen und Anreize verbunden sein können. Im Folgenden werden einige Beispiele für diese Konsequenzen aufgeführt.

 

• Verantwortlichkeit des Projekt-Teams. Es ist schwierig, Leute für Dinge verantwortlich zu machen, die sich ihrer Kontrolle entziehen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dass Projektmanager erst ab ihrer Ernennung die Verantwortung für das Projekt tragen. Wenn die Zeit des Projekts schon läuft bevor sie überhaupt ernannt worden sind, besteht die Möglichkeit, dass schon vor ihrer Ernennung einige Entscheidungen getroffen und einige Ressourcen verbraucht wurden. Somit liegt das Projekt nicht voll und ganz in ihrer Macht. Ganz ähnlich ist es schwierig, Team-Mitglieder für Arbeitsschritte und Entscheidungen zur Verantwortung zu ziehen, die vor ihrer Zuweisung zu dem Projekt getroffen worden sind. Denn sie tragen die Verantwortung dafür, dass das Projekt termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird. Aus diesem Grund sollte der offizielle Beginn des Projekts vielleicht bei der Genehmigung der Projektdefinition und des Projektplans angesetzt werden, oder nach Abhalten der Projekt-Freigabesitzung.
  
  
• Verbesserung der Prozesse. Viele Unternehmen achten auf die Gesamtdauer von Projekten und bemühen sich, die durchschnittliche Projekt-Dauer im Laufe der Zeit zu verkürzen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen von gemeinsamen Anfangs- und Endzeitpunkten ausgehen. Andernfalls werden die Zahlen zur Projekt-Dauer nicht aussagekräftig sein.
  
  
• Finanzen / Buchhaltung. Viele Projekte werden als Investition von Kapital betrachtet. Eine präzise Definition des Projekt-Starts hat Auswirkungen im Hinblick auf die Frage, aus welcher Arbeit sich ein Gewinn erzielen lässt, und für welche Arbeit Kosten getragen werden müssen.
  
  
• Vergleiche mit anderen Unternehmen. Wenn Sie Vergleiche anstellen wollen im Hinblick auf die Frage, wie lange Ihr Unternehmen braucht, um Projekte zum Abschluss zu bringen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie von der gleichen Definition der Anfangs- und Endtermine ausgehen. Wenn Ihr Unternehmen den Start eines Projekts bei der Ernennung eines Projektmanagers ansetzt, andere Unternehmen dagegen die Zeit ab der Freigabesitzung rechnen, wird der Eindruck entstehen, dass es in Ihrem Unternehmen länger dauert, bis Projekte zum Abschluss kommen.

Projekt-Endtermin (0.0.2.1.P3)

Ganz ähnlich gibt es auch eine Reihe potentieller Ereignisse, die den Endtermin des Projekts angeben können. Es gibt zwei häufig angeführte Definitionen, die allerdings nicht wirklich zur Beantwortung der grundlegenden Frage beitragen.

Erstens könnte die Sitzung zum Projekt-Ende bedeuten, dass das Projekt offiziell beendet ist. Das Ende des Projekts bei der Sitzung zum Projekt-Ende anzusetzen ist zwar schon eine kleine Hilfe. Die gesamte Frage ist damit jedoch noch nicht beantwortet, da man immer noch entscheiden muss, wann man diese Sitzung anberaumt. Sie können die Sitzung nach bestimmten Ereignissen abhalten, beispielsweise nach dem »Going-Live«-Termin, oder 30 Tage nach diesem Termin. Die Frage, wie die Beendigung eines Projekts letztendlich zu definieren ist, ist mit dieser Variante jedoch nicht gelöst.

Die zweite, ebenfalls nicht hilfreiche Definition ist die, dass das Projekt beendet ist, sobald das Geld aufgebraucht ist. Dies ist zwar bei vielen Projekten tatsächlich der Fall, bringt uns aber mit unserer Grunddefinition nicht weiter. Ein Projekt zu beenden, wenn das Budget aufgebraucht ist, ist eine finanzorientierte Variante, und hoch willkürlich. Damit ist die fundamentalere Projektmanagement-Frage nach der Definition des Projekt-Endes nicht beantwortet.

Es gibt eine Reihe von Ereignissen, die anzeigen könnten, dass ein Projekt beendet ist. Beachten Sie jedoch, dass bei gewissen Projekt-Typen manche Endterminalternativen keinen Sinn ergeben. Wenn Ihr Projekt beispielsweise zur Erstellung eines Dokuments führt, wäre es sinnvoll zu sagen, dass das Projekt mit der Abnahme des Lieferobjekts beendet ist. Es wäre bei diesem Projekt jedoch nicht sinnvoll zu sagen, dass Sie damit dreißig Tage lang in der Produktion sind. Für den Fall dieser Definition wollen wir etwa davon ausgehen, dass Sie es mit einer IT-Anwendung zu tun haben, die nach ihrer ursprünglichen Entwicklung noch eine gewisse Lebensdauer hat.

 

• Abnahme. Der vielleicht früheste Zeitpunkt, zu dem das Projekt enden könnte, wäre die formelle Abnahme der Lieferobjekte durch den Kundensponsor. Diese Definition ist wahrscheinlich für fast alle Projekte gültig. Schließlich schaffen Sie die Lieferobjekte für irgendeine Person oder für irgendeine Gruppe. Es ist sinnvoll zu sagen, dass das Projekt erst dann beendet ist, wenn diejenigen, die die Arbeit in Auftrag gegeben haben, zufrieden gestellt sind. Dabei kann es vorkommen, dass Sie die Lieferobjekte zur Abnahme präsentieren und sie anschließend auf der Grundlage des Feedbacks nochmals überarbeiten. Für einen erfolgreichen Projekt-Abschluss muss jedoch eine Abnahme der Lieferobjekte erfolgen. Das Projekt könnte auch dann beendet sein, wenn das Endergebnis an Lieferobjekten zurückgewiesen wird und dennoch keine weitere Arbeit eingeplant ist.
  
  
• Implementierung. Viele Projekte führen zur Implementierung eines Produkts oder einer Dienstleistung. IT-Projekte sehen üblicherweise so aus. In den meisten Fällen benötigt man eine Abnahme durch den Sponsor bevor man die Implementierung durchführt, daher würde dieses Ereignis zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden. Die Implementierung kann ein einzelnes Ereignis sein, oder auch eine komplexe Summe von Aufgaben. Das Projekt ist nicht mit dem Beginn der Implementierung beendet, sondern mit ihrem Abschluss. Wenn Sie beispielsweise eine Lösung zeitnah an mehreren Orten implementieren, wäre das Projekt beendet, sobald die Implementierung an allen Orten erfolgreich durchgeführt worden ist. Bei vielen IT-Projekten ist dies ein gängiger offizieller Endtermin.
  
  
• Übergabe an die Träger. Wenn in Ihrem Projekt eine Lösung geschaffen wird, die eine längerfristige Lebensdauer hat, gehen die Lieferobjekte irgendwann von dem Zustand »in der Entwicklung« in den Zustand »in Betrieb« über. Manchmal bringt es diese Veränderung im Status auch mit sich, dass nun ein anderes Unternehmen für die Lösung verantwortlich ist. Wenn eine Übergabe Ihrer Projekt-Lösung an eine Support-Organisation stattfindet, wäre dies ebenso ein gängiger Zeitpunkt, um das ursprüngliche Projekt als beendet zu betrachten. Selbst wenn kein außenstehendes Unternehmen beteiligt ist – wenn es einen Punkt gibt, ab dem die Lösung sich eindeutig im Support-Modus befindet, würde das Projekt an diesem Punkt offiziell enden.
  
  
• Implementierung plus einen Produktionszyklus. Wenn Ihre Lösung einen Produktionszyklus hat, muss sie häufig das Produktionsstadium durchlaufen, bevor das Projekt als abgeschlossen betrachtet wird. Wenn die Lösung beispielsweise eine tägliche Transaktionsverarbeitung und einen monatlichen Abschlusszyklus beinhaltet, muss sie implementiert und dann mindestens einen Monat lang vom Projekt-Team getragen werden. Das ist auch sinnvoll, da das Projekt-Team die Lösung am allerbesten kennt und am schnellsten reagieren kann, falls anfängliche Probleme auftreten. Außerdem trägt es dazu bei, zu gewährleisten, dass die Lösung sattelfest ist, bevor sie in den Support-Status übergeht.
  
  
• Implementierung plus eine Erstjahresproduktion. Dies ist nicht so sehr eine Projektmanagement-Definition, sondern basiert eher auf dem Budget-Zyklus. Es mag im Zusammenhang mit der Buchführung einige Gründe geben, weshalb ein Projekt bis zum Ende des Geschäftsjahres andauern muss. Wenn das neue Geschäftsjahr anbricht, ist das Projekt beendet und der Support beginnt. Auch dies beantwortet nicht unsere grundlegende Frage aus der Perspektive des Projektmanagements, doch unter Umständen werden in Ihrem Unternehmen Projekt-Endtermine auf eben diese Art und Weise definiert. Diese Definition lässt sich vielleicht insbesondere auf große Projekte anwenden.

Die Frage, wann ein Projekt formell beginnt und endet, wird von den meisten Leuten als Selbstverständlichkeit betrachtet. Sie lässt sich jedoch nicht für jedes Unternehmen leicht beantworten. Es gibt wahrscheinlich ein oder zwei Antworten, die vom Standpunkt des Projektmanagements aus sinnvoll sind, doch es kann kulturelle oder finanzielle Faktoren geben, die Ihr Unternehmen veranlassen, die Projekt-Grenzen anders zu definieren. Wenn Sie versuchen, Projekte innerhalb Ihres Unternehmens miteinander zu vergleichen, oder auch sich selbst mit anderen Unternehmen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle dieselben Ereignisse als Anfangs- und Endpunkt verwenden. Wenn Sie jedoch keine Vergleiche anstellen, muss bis zu einem gewissen Grad lediglich von vorneherein Klarheit über diese Termine herrschen, und die wichtigsten Stakeholder müssen sie jeweils für jedes Projekt vereinbaren. Diese Vereinbarung wird Sie davor bewahren, in die Lage zu geraten, dass Sie einen Erfolg verkünden, nur um festzustellen, dass andere der Meinung sind, dass Sie noch weitere Arbeit zu erledigen haben.

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