0.0.1 Nutzen des Projektmanagements

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0.0.1 Nutzen des Projektmanagements
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Obwohl einige Unternehmungen ihre Projekte effizient abzuwickeln, trifft dies leider für die Mehrheit der Firmen nicht zu.

Trifft eines der folgenden Merkmale auf ihre Organisation zu?

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• Projekte werden verspätet abgeschlossen, übersteigen das Budget oder erfüllen die funktionalen Anforderungen des Kunden nicht.
  
  
• Standardprozesse und Techniken werden vom Projektleiter nicht konsequent angewendet.
  
  
• Das Projektmanagement reagiert nur und bringt keinen sichtbaren Nutzen.
  
  
• Der Arbeitsaufwand für ein aktives Projektmanagement wird nicht in die Planung aufgenommen, weil es als zusätzlicher Unkostenfaktor und Overhead betrachtet wird.
  
  
• Projekte sind trotz mangelnder Planung und ungenügendem Projektmanagement erfolgreich, obwohl Stress und Überstunden die gesamte Laufzeit des Projekts begleiten.

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Mit einer guten Projektmanagement-Methodik beseitigen Sie diese Mängel. Sie bewahrt Sie zwar nicht vor Problemen, Risiken und Überraschungen. Der Nutzen eines guten Projektmanagements liegt darin, dass Sie Standardprozesse und Verfahren zur Hand haben, um mit unvorhergesehenen Ereignissen fertig zu werden.
Projektmanagementprozesse und -techniken werden eingesetzt, um Ressourcen zu koordinieren und vorhersehbare Resultate zu erzielen. Projektmanagement ist keine reine Wissenschaft. An Projekten sind Menschen beteiligt, es gibt immer komplexe Zusammenhänge und Unsicherheiten, die nicht in vollem Umfang kontrolliert werden können.

So gesehen ist Projektmanagement einerseits eine Kunst, welche Flexibilität und Kreativität verlangt. Andererseits ist Projektmanagement auch eine Wissenschaft, weil es auf bewährten, wiederholbaren Prozessen und Techniken aufbaut. Folglich sind Sie als Projektmanager auf Führungserfahrung, gutes Urteilsvermögen, zwischenmenschliche Fähigkeiten und persönliche Intuition angewiesen. Eine gute Projektmanagement-Methodik liefert Ihnen die Rahmenbedingungen, Prozesse, Richtlinien und Techniken, die die Erfolgschancen für Ihr Projekt entscheidend erhöhen. Darin liegt der Nutzen für das Projekt und für Sie als Projektmanager.

Der Nutzen des Projektmanagements stellt sich nicht von selbst ein. Ein Projekt aktiv zu führen erfordert Zeit und Aufwand. Die Kosten dafür werden jedoch während der Projektdauer bei weitem ausgeglichen, da:

• Projekte schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können. Der Einsatz einer gemeinsamen Methodik bringt vor allen Dingen den Vorteil mit sich, dass Prozesse, Vorgehensweisen und Vorlagen, die einmal erstellt worden sind, mit ein paar geringfügigen Änderungen künftig auf alle Projekte angewendet werden können. Dadurch reduziert sich die Vorlaufzeit des Projekts, verkürzt sich die Lernkurve der Projektteammitglieder und wird Zeit eingespart, da nicht mehr für jedes Projekt Prozesse und Vorlagen neu erfunden werden müssen.
  
  
• Durch aktives Inhalts- und Umfangsmanagement Arbeits- und Kostenaufwand eingespart werden kann. Bei vielen Projekten kommt es aufgrund von Schwierigkeiten im Inhalts- und Umfangsmanagement zu zusätzlichem Arbeits- und Kostenaufwand. Bessere Projektmanagement-Prozesse werden es Ihnen ermöglichen, den Projektumfang effizienter zu managen.
  
  
• Bei besserer Planung Lösungen gleich beim ersten Durchlauf besser funktionieren. Bei vielen Projekten führt eine Abweichung zwischen den Erwartungen des Kunden und dem Lieferobjekt des Projektteams zu Problemen. Durch den Einsatz einer Methodik verbessert sich die Projektplanung, sodass das Team und der Sponsor Gelegenheit haben, sicherzustellen, dass hinsichtlich der Hauptlieferobjekte des Projekts Einigkeit herrscht.
  
  

• Probleme schneller gelöst werden. Manche Teams wenden zu viel Zeit und Energie dafür auf, sich mit Problemen zu befassen, weil sie von vorneherein nicht wissen, wie die Probleme zu lösen sind. Ein Prozess zum aktiven Lösen von Issues trägt dazu bei, dass Probleme so schnell wie möglich gelöst werden.
  
  
• Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt und gelöst werden. Alle Projektmanagement-Methoden beinhalten Prozesse zum Identifizieren und Managen von Risiken. Durch Risikomanagement werden potenzielle Probleme noch vor ihrem Eintreten identifiziert und bewältigt.
  
  
• Mit Kunden, Projektmitgliedern und Stakeholdern besser kommuniziert werden kann und deren Erwartungen besser erfüllt werden. Vielen Problemen in einem Projekt kann man durch aktive und vielfältige Kommunikation vorbeugen. Darüber hinaus entsteht ein Großteil der Konflikte in einem Projekt nicht aufgrund irgendeines speziellen Problems, sondern durch Überraschungen. Standardmethoden konzentrieren sich grundsätzlich auf formale und informelle Kommunikation, durch die es zu weniger Überraschungen kommt.
  
  
• Bereits beim ersten Mal ein hochwertiges Produkt abgeliefert wird. Mit Hilfe von Qualitätsmanagement-Prozessen wird das Team die Bedürfnisse des Kunden hinsichtlich der Qualität zu verstehen lernen. Sobald diese Bedürfnisse definiert sind, kann das Team Techniken zur Qualitätskontrolle und Qualitätsgarantie einführen, um den Erwartungen des Kunden zu entsprechen.
  
  
• Sich das Kostenmanagement verbessert. Dies liegt an der besseren Projektdefinition, den besseren Schätzungen, der formaleren Budgetierung und der besseren Kontrolle der Ist-Kosten des Projekts im Vergleich zum Budget. Aufgrund dieser Genauigkeit lassen sich die Kosten besser vorhersagen und steuern.
  
  
• "Schlechte" Projekte schneller stoppen. Schlechte Projekte sind diejenigen, die nach der Kosten-Nutzen-Rechnung nicht mehr sinnvoll sind. Zu Beginn des Projekts waren seine Kosten vielleicht noch durch seinen Nutzen gerechtfertigt. Wenn Sie aber terminlich im Rückstand sind und das Budget überzogen haben, hat das Projekt unter Umständen eine Schwelle erreicht, ab der die Geschäftsanforderung nicht mehr stichhaltig ist. Durch effizientes Projektmanagement können Sie solche Situationen früher erkennen und somit besser entscheiden, ob Sie den Projektinhalt und -umfang neu bestimmen oder das Projekt abbrechen sollten.
  
  
• Wir uns stärker auf die Metriken und auf faktenorientierte Entscheidungen konzentrieren. In diesem anspruchsvollen Thema gibt die Methode eine Orientierung, die das Einholen von Metriken (Messwerten) erleichtert. Metriken liefern Informationen, mit deren Hilfe wir bestimmen können, wie erfolgreich und effizient unser Team ist und auf welchem Qualitätsniveau sich unsere Lieferobjekte bewegen.
  
  
• Das Arbeitsumfeld sich verbessert. Wenn Ihre Projekte erfolgreicher sind, werden Sie in Ihrem Projektteam zusätzliche Verbesserungen feststellen. Ihre Kunden werden besser betreut werden, Ihr Projektteam wird das Projekt besser in den Griff bekommen, die Stimmung wird steigen, und das Projektteam wird ein professionelleres und selbstbewussteres Verhalten an den Tag legen. Mitarbeiter bei problembelasteten Projekten fühlen sich dort oft nicht wohl, wohingegen Mitarbeiter bei erfolgreichen Projekten mit ihrer Arbeit und mit sich selbst tendenziell zufriedener sind.

 

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Diejenigen, die sich darüber beklagen, dass Projektmanagement nur eine Menge Zusatzarbeit verursacht, vergessen einen entscheidenden Punkt. Ihr Projekt wird mit bestimmten Problemen konfrontiert. Möchten Sie diese aktiv angehen oder sie auf Sie zukommen lassen? Ihr Projekt wird potenziellen Risiken ausgesetzt sein. Werden Sie diese im Voraus beseitigen oder abwarten, bis sie zu Problemen werden? Wollen Sie aktiv kommunizieren oder sich lieber mit Konflikten herumschlagen, die durch fehlende Projektinformationen verursacht werden? Wollen Sie den Projektumfang unter Kontrolle halten oder soll der Projektumfang Sie unter Kontrolle halten? Werden Sie Qualitätsstandards anwenden oder wollen Sie Probleme erst später lösen, wenn sie nur noch kostspielig zu beheben sind?

Die Wesensmerkmale eines Projekts werden sich nicht ändern, gleichgültig ob Sie einen formalen Projektmanagement-Prozess verwenden oder nicht. Was sich ändern wird, ist die Art, wie Sie Vorkommnisse während der Projektabwicklung angehen werden. Wollen Sie planlos und passiv darauf reagieren oder diese aktiv in einem abgestimmten Prozess bearbeiten?

Im Allgemeinen geht man davon aus, dass Organisationen, die sich nach guten Prozessen richten, erfolgreicher sind als andere Organisationen, die dies nicht tun. Organisationen, die über gute Prozesse verfügen und diese auch befolgen, bezeichnet man manchmal als "prozessgesteuerte Organisationen". Solche Organisationen können mehr Arbeit bewältigen und leisten auch in der Regel hochwertigere Arbeit. Darüber hinaus verfügen sie über Organisationssysteme, mit deren Hilfe alle, einschließlich der Projektmanager, erfolgreicher werden. Wie konsequent Ihr Unternehmen Standardprozesse befolgt, lässt sich auf vielfältige Art und Weise überprüfen. Das vielleicht bekannteste Evaluationsmodell ist das Capability Maturity Model (CMM), das unter 0.0.1.1 Capability Maturity Model (CMM) näher erläutert wird.

Nachdem Sie diesen Abschnitt gelesen haben, werden Sie sich vielleicht fragen: Warum wendet nicht jeder Projektmanager gute Projektmanagement-Techniken an? Oder: Warum nutze ich selbst diese Methoden nicht? Es gibt eine Reihe von Gründen:

Gutes Projektmanagement benötigt Vorinvestitionen in Form von Zeit und Aufwand

Viele Leute sehen sich als Macher. Neigen Sie vielleicht auch dazu, eine Arbeit sofort auszuführen? Dies funktioniert bei einem Änderungsauftrag von 5 Stunden. Es funktioniert jedoch nicht bei einem Projekt mit 5.000 Stunden. Widerstehen Sie dem Drang, alles gleich in die Tat umzusetzen. Das Projekt wird früher fertig sein, wenn Sie es richtig planen und danach geordnet abwickeln.

Ihre Organisation steht nicht hinter Ihnen

Es ist schwierig, ein guter Projektmanager in einer Organisation zu sein, welche den Wert von Projektmanagement-Fähigkeiten nicht schätzt. Wenn Sie beispielsweise die Zeit aufbringen, um eine Projektdefinition zu erstellen und Ihr Kunde dies für eine Zeitverschwendung hält, dann werden Sie in Ihrem nächsten Projekt die Planung nicht mehr mit gleichem Elan angehen. Um effektiv und erfolgreich zu sein, muss die gesamte Organisation hinter Ihnen stehen.

Es fehlt das Know-how eine Methodik anzuwenden

Vielfach ist es nicht eine Frage des Willens, sondern eine Frage der Kenntnisse. Oft müssen Leute Projekte ohne die genügende Ausbildung oder Erfahrung übernehmen. Darauf hin mühen sie sich in ihren Projekten ohne gute Werkzeuge oder Ausbildung ab.

Das obere Management hält Projektmanagement für ein Tool

Viele Manager denken bei Projektmanagement an ein Software-Tool oder ähnliche Hilfsmittel, mit deren Einsatz Sie ein erfolgreicher Projektmanager werden. Wäre dem so, würde es Ihnen leicht fallen, das Management vom Nutzen zu überzeugen. Bei vielen Aktivitäten des Projektmanagements, wie etwa dem Aufbau und dem Managen des Projektplans, wird zwar ein Tool eingesetzt, doch der eigentliche Nutzen des Projektmanagements liegt nicht darin, sondern in der disziplinierten Anwendung solider, beständiger Prozesse.

Zu bürokratisch und zu restriktiv

Wenn Sie von Prozessen, Checklisten, Praxistipps und Vorlagen sprechen, denken manche Manager sofort an überflüssigen Aufwand, Verzögerungen und Schreibarbeit. Sie sehen nicht auf Anhieb, welchen Nutzen eine Methodik mit sich bringt. Eine häufige Kritik an einer Methodik besteht darin, dass sie unhandlich und schreibintensiv sei und von der eigentlichen Arbeit ablenke. Manchmal ist diese Kritik berechtigt und zwar dann, wenn die Methodik nicht an die Größe Ihres Projekts angepasst ist. Wird von Ihnen eine 15-seitige Projektdefinition über ein Projekt von 250 Stunden erwartet, dann ist es umso verständlicher, dass Sie die Lust an der Methodik verlieren. Dies ist normalerweise kein Problem der Methodik, sondern deren Anwendung.

Die Teammitglieder fürchten sich vor der Kontrolle

Viele Leute möchten gerne ihre Arbeit erledigen und dies bei minimaler Aufsicht und Überwachung. Sie befürchten, dass formale Projektmanagement-Techniken strenge Kontrollen mit sich bringen und ihnen den Spaß an der Arbeit verderben. In gewissem Ausmass haben diese Leute tatsächlich Recht. Gemeinsame Prozesse und Prozeduren können die Kreativität in Bereichen einschränken, wo Sie es sich primär sogar wünschen. Jedoch ist keine Kreativität erforderlich, wenn Sie sich mit Inhalts- und Umfangsänderungen herumschlagen. Was Sie dann brauchen, ist Standardprozess, nachdem Sie sich richten können.

Angst des Managements, die Kontrolle zu verlieren

Wenn Sie effektives Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einführen wollen, müssen Sie dem Projektmanager gewisse Kontrollen und Befugnisse übertragen. Einige Organisationen und vor allem das mittlere Management wollen diese Kompetenzen nicht abgeben. Sie wollen nur Leute, die ein Projekt koordinieren, aber die Entscheidungen möchten sie weiterhin selbst treffen. Ein effizientes Projektmanagement wird in solchen Organisationen nicht möglich sein.

Einige dieser Ängste mögen natürlich und logisch sein. Vielfach sind sie jedoch emotional und irrational. Solche Befürchtungen hemmen die Entfaltung einer wirkungsvollen Projektmanagement-Methodik. Die Anwendung von vernünftigen Projektmanagement-Techniken und –Prozessen gibt Ihnen eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und mit entsprechender Qualität abgeschlossen wird.

Nutzen Sie jedoch die Projektmanagement-Prozesse mit Geschick. Bauen Sie nicht die Projektmanagement Prozesse eines 10 Millionen Projekts für ein Projekt, das 10.000 Euro kostet. Betrachten Sie alle Aspekte, wie Sie das Projekt führen wollen, und verwenden Sie Prozesse, die der Größe Ihres Projekts entsprechen.

Varianten, sich eine Methode anzueignen

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Der erfolgreiche Einsatz einer Projektmanagement-Methodik beginnt damit, dass Sie von deren Nutzen überzeugt sind. In der Tat werden bei allen Projekten bestimmte Methodiken, Prozesse, Abläufe und Vorlagen verwendet. Falls Sie denken, Sie verwenden keine Methodik, bedeutet dies nur, dass Ihr Vorgehen wenig vereinheitlicht und nicht formalisiert ist.

Es gibt zwei Ansätze, gute Projektmanagement-Methodik anzuwenden:

1. Sie entwickeln eine eigene Methodik, die perfekt an die Ansprüche Ihrer Organisation angepasst ist. Noch heute gehen viele Unternehmen diesen Weg.
   
   
2. Sie erwerben sich eine Methodik. Bei der Eigenentwicklung werden Sie feststellen, dass sich Ihre Methodik nur unwesentlich von bereits bestehenden Projektmanagement-Methoden unterscheidet. Wie auch Ihre Methode strukturiert sein wird, Sie werden auch eine Planung und einen Terminplan erstellen und sich um Projektinhalt, Risiken, Kommunikation, etc. kümmern müssen. Darum entscheiden sich immer mehr Unternehmen, Lizenzen einer bereits bestehenden Methode zu erwerben. Diese Methodiken beinhalten in der Regel alle Komponenten, die für ein erfolgreiches Projektmanagement in Ihrer Organisation notwendig sind.
   
   

Gewiß muss bei Erwerb einer Lizenz, die Methode an die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden. So nutzen Sie die Flexibilität aus Option 1 und sparen sich den meist großen Arbeitsaufwand, eine eigene Methodik zu entwickeln.

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